В одном чате возник вопрос по СМ(К), переросший в жаркую дискуссию

В одном чате возник вопрос по СМ(К), переросший в жаркую дискуссию https://t.me/iso9000chat/43165/82346

Что является документом?

Можно ли считать любую бумажку, в том числе записку на салфетке документом?

И имеет ли значимость такой документ?

Если отвечать кратко, что формы записей, а также виды внутренней и внешней документации надо определять в своей СМ(К), с оглядкой на требования стандартов и выполняя требования местного законодательства.

Является ли та или иная бумажка, запись или ещё что-то значимым документом будет определяться:

1) Формой - если запись оформлена не по утвержденной форме, то можно не считать её значимым документом.

2) Содержание - даже при наличии формы, может не быть содержания. Значимость также нулевая. Но если форма не установлена, мы вынуждены ориентироваться исключительно на содержание.

3) Контекст - только по содержанию документа нельзя определить его значимость без контекста. Вот тот, кто подпись поставил, имел на это права и полномочия или нет? А вот этот стандарта, копия приказа или закона, откуда взялись? Поэтому контекст в виде явно и неявно связанной информации тоже важен.

Дополнительно поясню со ссылками на определения. Буду пользоваться русскими вариантами для упрощения

ГОСТ ISO 9000-2011

3.7.1 информация (information): Значимые данные.

3.7.2 документ (document): Информация (3.7.1), представленная на соответствующем носителе.

Пример - Записи (3.7.6), спецификация (3.7.3), процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт.

Примечания

1 Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией.

2 Комплект документов, например спецификаций и записей, часто называется "документацией".

3 Некоторые требования (3.1.2) (например, требование к разборчивости текста) относятся ко всем видам документов, однако могут быть особые требования к спецификациям (например, требование к управлению пересмотрами) и записям (например, требование к восстановлению).

3.7.6 запись (record): Документ (3.7.2), содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Примечания

1 Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости (3.5.4) и свидетельства проведения верификации (3.8.4), предупреждающих действий (3.6.4) и корректирующих действий (3.6.5).

2 Пересмотры записей, как правило, в управлении не нуждаются.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (взамен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)

3.14 документы (records): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства (см. 3.10) и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции (см. 3.18).

Обратим внимание внимание, что здесь неправильный перевод, ведь record в ISO 9000 это записи. Ну и в целом по тексту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 идет речь про документы, подтверждающие деятельность, то есть записи.

Но рассмотрим же эти определения и посмотрим на предмет спора:

- "Запись на салфетке" - является ли она документом?

Из выше изложенных определений понятно, что "запись" это документ. (+1 балл в пользу документа)

В данном случае из всей информации о предполагаемом документе у нас есть только сведения о носителе информации, согласно определению носитель может быть бумажным или ...

может быть любым, салфетка наверно бумажная, а может тканевая, это не важно. Носитель информации есть. (+1 балла в пользу документа).

Из фразы "запись на салфетке" нельзя сделать вывод о значимости информации, необходимо уточнить что же именно написано на салфетке. Но до такого уточнения, есть ли у нас повод считать информацию не значимой? напрямую из определений ИСО 9000 или ИСО 15489-1 мы этого сказать не можем, сомнения будем трактовать в пользу оппонента.

Итого у нас 2 балла из 3-х в пользу того, что "запись на салфетке" является документом.

Для уточнения необходимо изучить информацию, записанную на салфетке.