Вопрос пользователя: «Мы стремимся к цифровому офису. Если мы подписываем с контрагентами электронные документы (УПД, акты), и они попадают в 1С, нужно ли нам их еще где-то хранить на бумаге?»
Суть проблемы
Закон требует наличия первичного учетного документа для подтверждения каждой операции. Однако с 2021 года практически любой первичный документ может быть составлен в электронной форме при взаимном согласии сторон и при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Компании часто дублируют электронный документооборот (ЭДО) бумажным, неся лишние затраты на печать, хранение и логистику.
Что может 1С ERP?
1С ERP является полноценной системой хранения и обработки электронных первичных документов при интеграции с сервисами ЭДО (например, «1С-ЭДО», «Такском», «Калуга-Астрал»):
- Прием и отправка: Через интегрированные сервисы система может напрямую получать от контрагентов и отправлять им юридически значимые электронные счета-фактуры, УПД, акты.
- Хранение в базе: Полученный электронный документ (как правило, в формате .sig или .xml) хранится непосредственно в базе 1С, «прикрепленным» к соответствующему учетному документу (поступлению, реализации).
- Юридическая сила: Такой документ, подписанный КЭП, имеет полную юридическую силу и является оригиналом. Его можно предъявить проверяющим в электронном виде.
- Архивация и поиск: Встроенные механизмы архивации и поиска по базе данных позволяют быстро найти любой электронный документ за нужный период.
Решение и рекомендации
- Заключите соглашения: Оформите со всеми ключевыми контрагентами соглашения об обмене электронными документами.
- Настройте интеграцию: Подключите в 1С ERP сервис ЭДО. Это позволит автоматически загружать входящие документы и отправлять исходящие прямо из системы.
- Организуйте электронный архив: Определите регламент хранения электронных документов внутри базы 1С и в системах резервного копирования. Убедитесь, что архив защищен и доступен для извлечения при проверке.
- Откажитесь от дубляжа: После настройки ЭДО смело отказывайтесь от печати и хранения бумажных копий электронных документов. Этого требует закон об ЭДО.
Итог простыми словами
Если у вас настроен ЭДО, то 1С ERP становится единственным и достаточным архивом вашей «первички». Электронный документ в базе — это и есть оригинал. Бумажная распечатка — всего лишь не имеющая юридической силы копия. Хранить все в системе — законно, удобно и экологично.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Работа с постоянным поставщиком. Ситуация: Ежемесячно приходит 50-100 накладных и счетов-фактур. Проблема: Бумажные документы теряются, занимают место, их сложно искать. Решение: С поставщиком заключено соглашение об ЭДО. Его система автоматически отправляет подписанные КЭП УПД в ваш сервис ЭДО, который, в свою очередь, загружает их в 1С ERP и привязывает к документам поступления. Результат: Бухгалтер видит все документы в системе, может принять к учету и вычету НДС в один клик. Бумага не используется вообще.