Советы от бухгалтера-практика, что нужно сделать в программе, если с нового года начинаете работать на УСН с НДС. Особенно актуально, если с продажами работают несколько пользователей.
Сразу оговорюсь, в данной статье мы не рассматриваем настройки для ведения раздельного учета при наличии необлагаемых операций и для работы с льготными/нулевыми ставками НДС, т.к. это большая отдельная тема.
1. Выбор ставки НДС
Для начала, естественно, необходимо выбрать ставку НДС, которую вы будете применять: 22% с правом применения вычетов или пониженную 5% (7%) без права вычетов, и сделать основные настройки в программе: Главное – Блок «Настройки» - Налоги и отчеты – Поставить галочку «НДС» и с какого периода применять – ОК - перейти на закладку «НДС» - выбрать ставку.
В поле «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс» установить «Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода» (почему это самый оптимальный вариант, мы говорили в этой статье) - ОК.
2. Настройка справочников
Вам нужно минимизировать вероятность ошибочного выбора старой ставки НДС в документах 1С рядовыми сотрудниками – кассирами, операторами, менеджерами, бухгалтерами. Для этого нужно сделать определенные настройки программы 1С, и лучше их сделать ДО момента начала работы остальных сотрудников в программе в новом году.
А) Первый и главный справочник для редактирования – это номенклатура. В документах «Счет на оплату», «Реализация», «Отчет о розничных продажах» и т.п. ставка НДС проставляется из карточки номенклатуры. Если вы применяли УСН много лет, вероятнее всего, во всех позициях номенклатуры у вас проставлено «Без НДС», и после перехода на НДС эта неверная ставка будет автоматически подставляться во все документы продажи и оплаты и искажать вам учет, поэтому важно отредактировать номенклатуру перед тем, как пользователи начнут создавать документы в программе. Итак, Раздел «Справочники» - блок «Товары и услуги» - Номенклатура – раскрыть нужные для редактирования группы, например, «Товары» или «Услуги» - выделить все строки (Ctrl+A) – правая клавиша мышки – «Изменить выделенное» - на вкладке «Реквизиты» установить Вид ставки НДС = «Общая» – «Изменить реквизиты». Даже в том случае, если вы применяете пониженные ставки 5 и 7%, все равно нужно выбрать «Общая», т.к. программой в документах автоматически будет проставляться 5%, 7% или 22% в зависимости от настроек в разделе «Налоги и отчеты».
Если у вас много групп номенклатуры, и неудобно редактировать каждую отдельно, можно изменить ВСЮ номенклатуру, изменив режим просмотра справочника с «Иерархического списка» на «Список», и далее выделить все записи справочника разом (Ctrl+A) и далее, как описано выше.
Б) В документах возможны два варианта указания НДС: «НДС сверху» и «НДС в сумме».
При варианте «НДС в сумме» пользователь проставляет только итоговую сумму, а НДС в ней рассчитывается программой автоматически. При варианте «НДС сверху» в документе больше полей, которые можно редактировать, а, значит, больше вероятность ошибок из-за невнимательности пользователя 1С («посмотрел не туда, ткнул не туда», итог – неверная сумма выставления/НДС). Поэтому я рекомендую приучить всех сотрудников к тому, чтобы НДС всегда был «внутри» в документах продаж, и, конечно, сделать соответствующие настройки для автоматического заполнения:
Раздел «Справочники» - блок «Товары и услуги» - Номенклатура – Вкладка «Типы цен номенклатуры» - открыть нужный тип цен, например, «Основная цена продажи» - Проставить галочку «Цена включает НДС».
В) Еще один справочник, подлежащий редактированию, - «Договоры с покупателями»:
Раздел «Справочники» - блок «Покупки и продажи» - Договоры – Вверху на панели установить фильтр «Вид договора = С покупателем», если на панели нет такого фильтра, то вывести его: Кнопка «Еще» - «Настроить список» - вкладка «Отбор» - «Добавить новый элемент» - выбрать «Вид договора» равно «С покупателем» - Завершить редактирование.
Теперь нужно выделить все строки (Ctrl+A) – правая клавиша мышки – «Изменить выделенное» - на вкладке «Реквизиты» установить:
- % НДС = 5% (или 7%, или 22% - какую вы будете применять),
- поле НДС оставить пустое, т.к. здесь не ставка, а расчетное значение, для каждого договора оно свое;
- Обобщенное наименование – это общее название услуг (работ, товаров) для автоматического заполнения авансового счета-фактуры в том случае, если предоплата пришла ранее, чем выписан счет покупателю. Заполнять это поле имеет смысл в том случае, если можно обобщить все услуги/товары (или их группы) одним словом, тогда нужно завести в справочнике номенклатуры такую позицию, например, «Предварительная оплата за юридические услуги», выбрать % НДС «22% (5%, 7% при УСН)», и затем подставить ее в договоры при их групповом изменении;
- Способ выставления документов = УПД (во-первых, экономия бумаги и времени – два документа (акт и счет-фактура) в одном, во-вторых, с 01.01.2026г. обмен по ЭДО будет возможен только в формате УПД);
- Способ заполнения ставки НДС = 5% при УСН, или 7% при УСН, или «Автоматически» на общей ставке;
- Сумма включает НДС = Да;
- Тип цен = Основная цена продажи или другая, которую пунктом выше вы настраивали в справочнике «Типы цен номенклатуры»;
«Изменить реквизиты».
Г) Всем сотрудникам, создающим в 1С какие-либо документы или элементы справочников, разослать в первый рабочий день нового года сообщение такого типа: «В связи с тем, что наша организация с 01.01.2026г. становится плательщиком НДС, прошу срочно произвести в программе 1С «Бухгалтерия» следующие настройки: Главное – блок «Настройки» - «Персональные настройки» - «Основная ставка НДС = 5%» - Записать и закрыть».
3. Настроить автоматическое время проведения документов
В программе есть возможность установить время проведения документов автоматически для того, чтобы они выстраивались в правильном хронологическом порядке (реализации были раньше оплат от покупателя, списание материалов позже поступления поставщика, банковская выписка позднее, чем документ оплаты по карте и т.п.), это важно для корректного выделения НДС:
Раздел «Администрирование» - блок «Настройки программы» - «Проведение документов» - галочка «Время документов устанавливать автоматически».
4. Подготовиться к эквайрингу
Если у вас есть эквайринг (платежи по реестру, биллинговые платежи, СБП), то перед началом работы в новом году нужно проверить аналитику на счете 57.03 и регистр «Прочие расчеты» (более подробно об этом в статье «Регистр «Прочие расчеты» при эквайринге в 1С Бухгалтерия»). Это необходимо для корректного выделения НДС и исчисления дохода по УСН при оплате банковскими картами.
5. Обеспечить возможность сдачи декларации по НДС в электронном виде
Если у вас еще не настроен обмен с контролирующими органами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо подключиться к системе перед сдачей первой квартальной отчетности по НДС, т.к. в соответствии с абз.4 п.5 ст.174 НК РФ декларация по НДС, поданная на бумажном носителе, не считается представленной.
6. Внести изменения в алгоритмы обмена с другими программами и обновить ККТ
Банально, но не могу об этом не сказать: если у вас настроен обмен с какими-то сторонними программами, необходимо внести изменения в программный модуль в части новой ставки НДС, а также обновить ККТ.
