Пока бизнес маленький, логистика держится на людях — один сильный кладовщик, одна волшебная таблица Excel, один логист, который помнит все маршруты по именам водителей. Однако стоит вырасти объёмам и требованиям клиентов, как эта схема трещит по швам.
Как живёт склад без системы:
- Пара сотен SKU, несколько ключевых клиентов, все друг друга знают по имени.
- Остатки ведут в Excel или в 1С, но настоящая правда живёт только в голове завсклада!
- Приёмка идёт по бумажкам, которые потом кто-то вручную переносит в систему, заявки прилетают в почту, в файлы, в мессенджеры, иногда в виде фото.
Зачастую масштабы бизнеса растут, а способ управления — нет.
Как понять, что вы доросли до WMS и TMS. У каждой компании своя точка невозврата, однако признаки очень похожи:
1. Резко растёт объём
Было 10 заказов в день — стало 50. Было 300 SKU — стало 1500. На складе бесконечное «тушат пожары», машины стоят в очереди на приёмку, комплектация уходит в ночь, люди перерабатывают.
2. Приходят клиенты с жёсткими правилами
Федеральные сети, скоропорт, маркетплейсы, фарма. У таких компаний чёткие временные окна, требования к температуре и документам, а также штрафы за опоздания и ошибки. Штрафы начинают съедать маржу, логистика внезапно становится вопросом выживания, а не операционным процессом.
3. Больше людей — не значит лучше работа
Увеличение штата операторов, кладовщиков, диспетчеров не помогает, вместо развития бизнеса вы разруливаете разборки по каждому косяку.
4. Нельзя посчитать простые вещи
Сколько стоит один рейс с учётом всего? Где узкое место: приёмка, хранение, комплектация, погрузка, транспорт? Сколько денег уходит на недогрузы и пустые пробеги?
5. Учёт перестаёт описывать реальность
Когда операций много, учёт проводится постфактум, компания живёт в иллюзии порядка, а реальная картина на складе и в отчётах всё сильнее расходится.
Если узнаёте себя в этих пунктах, то на таблице Excel и героизме сотрудников дальше не сдвинуться. В поле ваших интересов должны появиться две полноценные системы управления — WMS и TMS.
WMS — это сердце склада, система, которая в реальном времени отвечает на три простых вопроса: что у нас на складе, где это лежит и что с этим сейчас делают.
При приёмке кладовщик не переписывает накладные вручную, а сканирует паллеты и коробки, фиксирует фактическое количество и сроки годности. Система сама распределяет товар по адресам хранения или в зону комплектации и даёт задания технике и комплектовщикам.
В итоге каждый товар привязан к конкретной ячейке, каждое движение проходит через систему, и вместо поисков одной паллеты по всему складу у вас один клик: WMS показывает точное место и статус заказа.
TMS — это система, которая отвечает на другой набор вопросов: какие у нас есть заказы на доставку, как их собрать в маршруты, какими машинами везти, и что с этими рейсами происходит по факту.
Логист больше не разбрасывает точки по водителям в Excel. Он загружает в TMS заказы, система собирает их в маршруты с учётом адресов, временных окон, веса, объёма и типа машин, считает километраж и загрузку. Дальше по этим маршрутам формируются рейсы и документы.
По ходу дня TMS фиксирует, какие рейсы уже вышли, какие в пути, где были отклонения от плана. В конце у компании есть не набор чатов с водителями и табличек, а цельная картинка по транспорту: что отвезли, куда, с какими затратами и где можно улучшить схему.
В какой системе работать: своей или клиентской
У 3PL операторов и крупных грузоотправителей обычно три варианта: работать в системе клиента, в своей системе или по гибридной схеме. Когда всё ведётся в системе клиента, ему удобно: один контур учёта, привычные отчёты, свои права доступа. Логистический партнёр при этом превращается в «руки» внутри чужого софта и сильно зависит от того, как он устроен и насколько быстро его готовы дорабатывать.
Своя WMS и TMS дают больше контроля: можно настраивать процессы под себя, развивать систему, подключать новых клиентов по единому правилу, строить аналитику на своём «языке». Минус — ответственность тоже своя: за архитектуру, поддержку, интеграции, нагрузку.
Гибридный вариант — самый распространённый в зрелой логистике: операции живут в WMS/TMS провайдера, а с клиентской ERP или WMS идёт обмен данными по заказам, остаткам, статусам. Для клиента это выглядит как работа «в своей системе», для 3PL — как единая технологическая платформа, на которой можно вести десятки разных заказчиков без зоопарка решений.
Коробочная система или самописная: что выбрать
На рынке почти не бывает идеальной WMS/TMS из коробки под конкретный бизнес. Есть типовые решения с базовой логикой склада и транспорта, которые дорабатывают под себя. Есть противоположный путь — писать систему с нуля. Коробка даёт быстрый старт: понятный функционал, документация, обновления, сообщество. Но за универсальность платишь тем, что какие-то процессы придётся подстраивать под логику программы, а не наоборот.
Самописная система на первый взгляд выглядит мечтой: мы можем сделать ровно так, как нам нужно. На практике это значит взять на себя роль продуктовой ИТ-компании: придумать архитектуру, найти команду, поддерживать код годами и каждый новый запрос бизнеса превращать в задачу на разработку. Частая проблема — перегрев доработками: когда поверх коробки навешивают сотни изменений, её уже невозможно нормально обновлять, а любое исправление в одном месте ломает другое.
Зрелый подход обычно посередине: выбирать живое коробочное решение, максимально использовать уже готовые функции и очень осторожно дорабатывать только то, что даёт понятный бизнес-эффект. Не перепиливать всё под себя, а договариваться, какие процессы можно привести к стандарту системы, а где стандарты стоит гнуть под реально важные особенности вашего сервиса.
Сложности при внедрении WMS и TMS
Ни одна WMS или TMS не встаёт «за выходные». Почти всегда упираются в три вещи: людей, интеграции и инфраструктуру.
Во-первых, перегружены ИТ-команды. И со стороны логистического оператора, и со стороны клиента. Все «и так в проектах», интеграцию с WMS/TMS откладывают, сроки плавают, часть задач делается в ручном режиме дольше, чем планировали.
Во-вторых, стыковки систем. Нужно подружить между собой 1С, ERP, WMS, TMS, иногда ещё систему клиента (SAP, Oracle, самописную WMS). Любая ошибка в обменах данными приводит к призрачным заказам, которые есть в одной системе и не существуют в другой.
В-третьих, сам склад и транспорт должны быть готовы. Нормальный Wi-Fi, терминалы, сканеры, обучение людей. Там, где раньше можно было «дописать ручкой и разойтись», после запуска системы каждый шаг должен проходить через неё. Первые месяцы это всегда болезненная перестройка привычек, и к этому важно честно готовиться.
Что меняется после внедрения WMS и TMS
Можно сказать, что WMS и TMS наводят порядок и логику в функционировании склада и транспорта.
После запуска WMS снижается пересортица и количество забытых заказов: каждая паллета проходит через сканер, у каждой операции есть исполнитель и время. Меньше ручных перепроверок и спорных ситуаций с клиентами — проще доказать, что реально приехало, что отгрузили и когда.
Запуск TMS даёт ту же ясность на дороге. Рейсы планируются с учётом загрузки машин, расстояния, временных окон. Видно, какие маршруты стабильно проваливаются, где машины возят воздух, где можно укрупнять или наоборот дробить рейсы.
В совокупности это даёт два простых результата: логистика реже срывает обещания клиентам и меньше съедает маржинальность бизнеса. Всё остальное — интерфейсы, отчёты, дашборды — уже надстройка над этим базовым эффектом.
Как выбирать WMS и TMS под свой бизнес:
1. Определите цель.
Один склад и наведение порядка или сеть площадок и рост по регионам? От этого зависит класс системы и бюджет.
2. Зафиксируйте требования.
Что для вас критично: сроки годности, партии, температура, жёсткие временные окна, доступ клиентов к онлайн-остаткам, интеграция с текущим учётом.
3. Проверьте опыт вендора.
Есть ли живые кейсы в вашей отрасли, кто внедряет, как работает поддержка, как часто обновления и что с ними происходит у действующих клиентов.
4. Оцените запас по росту.
Система должна выдержать увеличение заказов, появление новых складов и крупных клиентов, а не ломаться при первом пике нагрузки.
5. Решите, где будете подстраиваться.
Какие процессы готовы привести к стандартной логике системы, а какие — действительно важные особенности сервиса, ради которых стоит дорабатывать продукт.
WMS и TMS нужны, когда Excel и ручное управление уже не справляются: они дают прозрачность в работе склада и транспорта и превращают логистику из хаоса в управляемый, масштабируемый процесс.
PROVODNIK | Транспортно-складская логистика
Берём на себя всю логистическую рутину. 35000м² собственных складских помещений в Сургуте, Екатеринбурге, Новосибирске, Тюмени, Челябинске и Самаре. А также партнерская сеть в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Уфе, Нижнем Новгороде, Ростове и Перми.