Нужен ли приказ для утверждения графика отпусков?
По закону (ст. 123 ТК РФ) работодатель обязан утвердить график отпусков на следующий год. Но вот интересный момент: Трудовой кодекс не требует именно приказа — главное, чтобы график был утверждён.
Когда приказ не нужен:
Если вы используете унифицированную форму Т-7 с грифом «Утверждаю» — просто заполните её и поставьте подпись руководителя.
Когда приказ обязателен:
Если график составлен по собственной форме без грифа утверждения — тогда без отдельного приказа не обойтись.
Совет: Даже если приказ формально не требуется, он служит дополнительной юридической защитой — особенно при нестандартной политике отпусков или проверках.
Сроки: когда нужно успеть?
График отпусков необходимо утвердить не позднее чем за 2 недели до нового года. Для графика на 2026 год крайний срок — 17 декабря 2025 года.
Важно учесть: если в компании есть профсоюз, заложите дополнительные 5 рабочих дней на согласование с ним.
Пропустили сроки? Это прямое нарушение ТК, которое легко выявляется при проверке трудовой инспекции.
Что должен содержать приказ
Если вы всё же оформляете отдельный приказ, включите в него:
- Наименование и реквизиты организации
- Номер и дату приказа
- Формулировку: «Утвердить график отпусков работников ООО «___» на 2026 год», с указанием приложения
- Назначение ответственных за ознакомление сотрудников (при необходимости)
- Подпись руководителя
Форма Т-7: использовать или нет?
Унифицированная форма Т-7 не обязательна, но по-прежнему удобна:
✅ Привычный формат для кадровиков
✅ Встроенный гриф «Утверждаю» — не нужен отдельный приказ
✅ Легко интегрируется с учётными системами и 1С
Если используете собственную форму — обязательно добавьте реквизиты для утверждения или готовьте приказ.
Кого включать в график
В график включаются все работники с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск:
- Штатные сотрудники
- Совместители
- Работники по срочным договорам
Частая ошибка: думать, что новичков, не отработавших 6 месяцев, включать не нужно. Это не так — правило полугода относится к предоставлению отпуска, а не к планированию.
Также учитывайте все виды отпусков: основной, дополнительный, учебный, льготный — чтобы избежать накладок.
Сколько хранить документы
График отпусков и приказ об утверждении хранятся минимум 3 года после окончания действия графика.
При использовании КЭДО документы удобно хранить в электронном архиве — это упрощает доступ при аудитах и проверках.
Как КЭДО упрощает работу с графиком отпусков
Система КЭДО EmplDocs позволяет уйти от Excel-таблиц и разрозненных документов. Всё работает в связке с 1С:ЗУП, электронными подписями и настраиваемыми маршрутами согласования.
Что можно делать в EmplDocs:
- Формировать график — в форме Т-7 или по корпоративному шаблону
- Планировать онлайн — сотрудники выбирают даты, система подсказывает пересечения и неиспользованные дни, руководитель корректирует в реальном времени
- Генерировать приказ автоматически — со всеми необходимыми реквизитами
- Контролировать исполнение — видны фактические даты, переносы, остатки за год
- Отправлять на подпись — по настроенному маршруту с уведомлениями и отслеживанием ознакомления
- Хранить в едином архиве — с версиями, метками и подписями
Весь процесс проходит онлайн за несколько минут — без ручного переноса данных в 1С.
Как происходит утверждение в КЭДО
Утверждение графика — головная боль для компаний со сложной структурой. В EmplDocs это выглядит просто:
1. Запуск маршрута — выбираете схему: по иерархии, подразделениям, ролям или индивидуально
2. Согласование — руководители получают задачи в личном кабинете и могут вносить правки прямо в системе
3. Утверждение — ответственное лицо подписывает график, документ автоматически уходит в архив
Система сама следит за сроками и не даст утвердить график с нарушениями.
Дополнительные возможности EmplDocs
- Учёт фактических отпусков
Видно не только план, но и реальность: кто перенёс, кто ушёл раньше, кто взял дополнительные дни.
- Автоматические уведомления
Сотрудники видят свои даты в личном кабинете и получают напоминания за 14 дней — требование закона выполняется автоматически.
- Настраиваемые правила
Можно задать свои ограничения: минимум 14 дней подряд, обязательный летний отпуск, лимит отпускников из одного отдела одновременно.
- Связка с 1С
На основе графика автоматически формируются заявления, приказы, уведомления и служебные записки о переносе.
- Аналитика
Визуализация по подразделениям и месяцам, отчёты для бухгалтерии, данные для расчёта отпускных.
Если ваша компания готовится к переходу на КЭДО или уже ведёт документы в 1С — EmplDocs поможет объединить процессы: график отпусков, заявления, приказы, согласования с сотрудниками — всё в единой сквозной системе без ручных операций.