Предприниматели обязаны сообщать Федеральной налоговой службе, сколько они зарабатывают. Ведомство использует данные, чтобы рассчитывать сумму налогов для каждого бизнеса.
Санкции серьезные, но их легко избежать. Для этого нужно знать, какие документы подавать и когда это делать. В статье рассказываем, кто сдает налоговую отчетность, как ее подготовить и куда направить.
Кто должен сдавать налоговую отчетность
Налоговая отчетность — это документы, которые бизнес подает в Федеральную налоговую службу (ФНС), чтобы отчитаться о доходах и расходах. По отчетности ведомство рассчитывает, какую сумму должна выплатить компания.
Отчетность касается всех, кто ведет бизнес в России, — индивидуальных предпринимателей и организаций. Но то, какие именно документы нужно подавать, зависит от налогового режима и статуса компании.
Индивидуальные предприниматели на упрощенной системе налогообложения (УСН) подают декларацию раз в год до 25 апреля. ИП на общей системе налогообложения (ОСНО) отчитываются по форме 3‑НДФЛ до 30 апреля и по НДС каждый квартал до 25 числа.
ООО сдают декларации в зависимости от режима налогообложения — УСН, АУСН, ЕСХН и ОСНО. Дополнительно компании отчитываются по НДС, если не получили освобождение от этого налога.
Также бизнес, у которого есть сотрудники, сдает отчет по форме 6‑НДФЛ по подоходному налогу работников и расчет по страховым взносам (РСВ). Еще нужно подавать персонифицированные сведения о физических лицах — отчеты о доходах каждого сотрудника.
Собрали в таблицу типы документов и сроки для основных категорий налогоплательщиков, забирайте ее тут.
Когда нужно подавать налоговые отчеты
Годовые декларации подают раз в год по итогам прошедшего периода:
- УСН для ООО — до 25 марта.
- УСН для ИП — до 25 апреля.
- 3‑НДФЛ для ИП на ОСНО — до 30 апреля.
- Налог на прибыль для ООО — до 25 марта.
Квартальные отчеты сдают по итогам каждого квартала до 25 числа следующего месяца:
- НДС — до 25 числа (27 января, 25 апреля, 25 июля, 27 октября в 2025 году).
- 6‑НДФЛ — до 25 числа следующего месяца.
- РСВ — до 25 числа следующего месяца.
Ежемесячные отчеты подают так:
- Персонифицированные сведения — до 25 числа месяца, который следует за отчетным периодом.
- ЕФС‑1 (некоторые разделы) — до 25 числа месяца, который следует за отчетным периодом.
- Уведомления по ЕНП — до 25 числа месяца уплаты налога.
Как правильно составить налоговую отчетность организации
К подготовке налоговой отчетности ИП и компании нужно отнестись очень внимательно. Даже небольшие ошибки могут привести к доначислениям и штрафам, поэтому лучше следовать проверенному алгоритму.
Шаг 1. Собрать первичные документы
Основа любого отчета — первичная документация за отчетный период. Для УСН это договоры, акты, накладные, чеки ККТКонтрольно–кассовая техника, банковские выписки. Для ОСНО — счета-фактуры по НДС, документы по полученным и выданным авансам. Проверьте, чтобы все документы были правильно оформлены — с печатями, подписями, без ошибок в реквизитах. Документы без обязательных реквизитов налоговая может не признать, и расходы не засчитают при расчете налога.
Шаг 2. Сверить данные учета
Сопоставьте данные бухгалтерского и налогового учета с банковскими выписками. Все поступления и списания должны совпадать. Если ведете учет в программе, сверяйте обороты по счетам с первичными документами. Особое внимание уделите спорным операциям — возвратам, авансам, взаимозачетам. По таким операциям лучше заранее определить налоговые последствия и подготовить обоснование позиции.
Шаг 3. Заполнить декларации и расчеты
Используйте только актуальные формы отчетности с сайта ФНС. Заполняйте все обязательные поля, следите за контрольными соотношениями между разделамиРавенства и неравенства показателей внутри отчета и между разными отчетами. Они нужны, чтобы налоговая убедилась, что декларация заполнена правильно. Большинство программ автоматически проверяют базовые ошибки, но финальную сверку необходимо сделать вручную. Когда заполняете декларации, округляйте суммы до полных по правилам математики. Копейки отбрасывайте, если сумма меньше 50 копеек, и округляйте до рубля, если больше.
Шаг 4. Проверить данные перед отправкой
Проверяйте расчеты по контрольным соотношениям ФНС — специальным формулам, которые связывают показатели разных строк декларации. Если соотношения не выполняются, налоговая может запросить пояснения.
Сверяйте ключевые показатели с прошлыми периодами. Если доходы или расходы резко изменились, подготовьте объяснение. Это поможет избежать вопросов при камеральной проверке.
Чек-лист обязательных проверок перед отправкой:
- Все обязательные разделы и приложения заполнены.
- Контрольные соотношения между показателями выполняются.
- Подписант указан корректно, есть доверенность при необходимости. Банковские реквизиты актуальны.
- Сумма к доплате рассчитана с учетом ранее уплаченных авансов. К декларации приложены обязательные документы (например, справка об убытках).
- Файл отчета соответствует требованиям ФНС по формату и размеру.
Если компания работает через бухгалтерские программы, дополнительно проверяйте, верно ли выгружены данные. Иногда программа может «потерять» часть операций или некорректно отразить сложные хозяйственные ситуации.
Куда и как подавать отчеты
Налоговую отчетность можно подать несколькими способами, но не все они одинаково удобны и безопасны. Рассказываем про главные.
Подать через операторов ЭДО
Самый надежный и быстрый способ. Для многих видов отчетности это единственно возможный вариант. Например, декларации по НДС принимают только в электронном виде.
Отчет доходит до налоговой мгновенно, вы получаете электронную расписку с точным временем отправки. Нет риска потерять документы или задержать из-за почтовых служб. Многие операторы предоставляют сервис проверки отчетов перед отправкой.
Для работы нужна квалифицированная электронная подпись руководителя и договор с аккредитованным оператором. Стоимость услуг — от 3000 рублей в год.
Подать через личный кабинет налогоплательщика
ФНС предоставляет бесплатный сервис для подачи большинства отчетов. Подойдет малому бизнесу, который сдает 2-3 отчета в год. Для входа нужна электронная подпись или логин и пароль, полученные в налоговой инспекции.
Интерфейс простой, есть встроенные проверки ошибок. Но функционал ограничен — нельзя подать сложные отчеты вроде декларации по налогу на прибыль с множественными приложениями. Сервис часто перегружен в последние дни сдачи отчетности.
Подать лично в налоговую инспекцию
Классический способ — принести отчеты лично в инспекцию по месту учета. Документы принимают в рабочие дни с 9:00 до 18:00.
Обязательно возьмите расписку о получении документов с указанием даты и времени. Без нее сложно доказать, что вы вовремя подали документы.
Отправить по почте
Отправить нужно заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В описи указать каждый документ — название, количество листов, период.
Датой подачи считается дата отправления по почтовому штемпелю, а не дата получения налоговой. Но если письмо потеряется, доказать, что вы его отправили, будет сложно.
Какие документы можно сдать только через электронный документооборот
С каждым годом ФНС расширяет список отчетов, которые принимают только в электронном виде. Уже сейчас обязательна электронная подача:
- Для организаций с численностью больше 100 человек — любые отчеты.
- Деклараций по НДС — для всех плательщиков.
- Расчетов по страховым взносам — при штате больше 11 человек.
- Уведомлений о контролируемых сделках — для всех налогоплательщиков.
Если не сдать декларацию вовремя или допустить ошибку — можно получить штраф. Подробнее о сумме штрафа читайте в Битрикс24 Журнал.