Годовая премия - форма стимулирования работников, призванная отметить их вклад в достижение целей и результатов за год. Выплата регулируется ЛНА, определяющими премирование и оценку вклада. Основание - приказ руководства, фиксирующий решение о поощрении. Оно подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Мы рассмотрим начисление годовой премии в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Как в программе 1С:ЗУП рассчитать и начислить годовую премию (часть 1)
Но сначала справка
По закону нет ограничений по размеру премии, поэтому компания вправе определять величину, будь то фиксированная сумма/процент от зарплаты. Дата получения - день выплаты или перевода, включая передачу третьим лицам по поручению (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Налог удерживается при выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а быть перечислен должен в срок, установленный п. 6 ст. 226 НК РФ. Премии – расход на оплату труда, учитывающиеся при расчете налоговой базы (пп. 2 ст. 255 НК РФ).
Начисление и расчет годовой премии фиксированной суммой при расчете за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» (выплата с зарплатой)
Настройка вида начисления. Убедитесь, что в 1С установлена настройка начисления премии по итогам года. Надо чтобы: был установлен флаг «Начисляется годовая премия», выбран режим расчета премии «суммой», была установлена схема начисления премии при расчете зарплаты, было задано налогообложение. Если эти шаги были выполнены ранее либо отсутствуют нужные настройки, создайте новый вид начисления премии вручную.
На закладке «Основное» в «Начисление выполняется» установлено значение «Только если введено значение показателя». Так премия рассчитываться только при наличии вводимых показателей суммы. Они находятся в таблице значений, где есть РазмерГодовойПремии (сумма, вводимая в «Ввод годовой премии»). Формула: РазмерГодовойПремии = Сумма премии (задается в соответствующем показателе).
На закладке «Средний заработок» 1С устанавливает правила включения премии в средний заработок. Включается премия, учитываемая частично. Она не привязана к периоду, включается в расчет по отработанному времени. Устанавливается флаг «При расчете среднего заработка это начисление индексируется», но его можно убрать. Можно выбрать доп. критерии учета, как включение в месяцы с нерабочими днями.
На закладке «Налоги, взносы, бухучет» определяются обязательства и способы БУ премии: код дохода для НДФЛ - «2002» («Прочие денежные доходы»). Для целей БУ есть два варианта выбора метода отражения расходов: по настройкам сотрудника (индивидуально для каждого), как задано для начисления (единый метод для всех). Надо настроить НУ и бухгалтерские проводки для корректного распределения затрат.
Расчет и начисление премии по итогам работы за год фиксированной суммой. Сумма годовой премии фиксируется заранее и заносится до расчета зарплаты. Это проходит через документ «Ввод годовой премии». Перейдите в раздел «Зарплата» - «Данные для расчета зарплаты». Нажмите «Создать» и выберите «Ввод годовой премии». В поле «Месяц» укажите месяц, когда будет начисление премии. В поле Дата зафиксируйте дату внесения документа. Выберите организацию и подразделение (если есть). Нажмите «Заполнить сотрудников», чтобы добавить работников в таблицу. Можно воспользоваться ручным добавлением через кнопки «Добавить»/«Подбор». В колонке «Сумма» впишите размер премии. Для массового присвоения используйте функцию «Заполнить показатели». После нажмите «Провести и закрыть».
Начисление происходит при расчете зарплаты за последний расчетный месяц года. Используется документ «Начисление зарплаты и взносов». Откройте раздел «Зарплата» - «Начисление зарплаты и взносов» и добавьте месяц расчета. При проведении начисления 1С применит зарегистрированные суммы годовых премий. Рассчитанный доход с налоговыми обязательствами отразится во вкладке документа.
Внимание уделяется отражению налоговых обязательств при премии. Важные аспекты: исчисление налога на прибыль происходит на дату выплаты, срок уплаты налога совпадает с датой выдачи средств. При оформлении документов фиксируется дата выплаты, которая служит основанием для перерасчета налоговой нагрузки.
Начисление и расчет годовой премии фиксированной суммой в межрасчетный период документом «Премия» (выплата в межрасчетный период)
Настройка вида начисления. Чтобы сформировать новый вид начисления премии, войдите в раздел «Настройка» - «Начисления». Найдите элемент «Премия за год (суммой)» или создайте новый вид начисления. На закладке «Основное» в поле «Начисление выполняется» укажите значение «По отдельному документу». Это предполагает оформление отдельной ведомости для начисления. В поле «Периодичность начисления» выберите «Раз в год», чтобы ограничить возможность повторного назначения в течение года.
Чтобы оформить премию в межрасчетный период перейдите в раздел «Зарплата» - «Данные для расчета зарплаты» - документ «Ввод годовой премии». Внесите данные в документ. Выберите месяц и дату, определите организацию и подразделения (если есть). Сформируйте список работников путем загрузки («Заполнить сотрудников») или ручной обработки («Добавить»/«Подбор») и внесите премии каждому. Сохраните и проведите документ с оформлением документа «Премия» для каждой категории.
Расчет и начисление премии по итогам работы за год фиксированной суммой. Документ «Премия» предназначен для оформления выплат этого типа. Чтобы начать начисление, перейдите в раздел «Зарплата» - «Премии» и создайте документ. В поле «Вид премии» укажите «Премия за год (суммой)». Доступны виды, для которых стоят настройки: назначение премии, самостоятельное оформление документа. В разделе «Период», по итогу работы за который начисляется премия выберите интервал, за который работник получает премию.
Переходите на закладку «Премии». Формируется таблица работников, которым полагается премия. Используйте «Добавить»/«Подбор», чтобы внести перечень вручную или подобрать автоматически. В колонке «Премия» укажите суммы для каждого. Есть возможность массово установить суммы через кнопку «Заполнить показатели». Остальные поля заполняются аналогично описанному процессу выше.
Начисление и расчет годовой премии фиксированной суммой в конкретном месяце документом «Начисление зарплаты и взносов» (выплата с зарплатой)
Настройка вида начисления. Если при запуске отмечено, что принято начислять годовую премию, причем расчет производится фиксированными суммами при расчете зарплаты в определенном месяце, то в списке видов начислений должен быть вид «Премия за год (суммой)». Важно проверить настройки, поскольку отклонения могут привести к ошибкам.
Если настройки произведены и возникли изменения в условии начисления, создайте новый вид. Процесс идентичен предыдущему примеру, но есть отличия. На закладке «Основное» в «Начисление» указывается значение «В перечисленных месяцах», и отмечается месяц, когда планируется расчет премии. Это гарантирует начисление в этот месяц при обработке документа «Начисление зарплаты и взносов». Установите флаг «Поддерживает несколько одновременно действующих начислений», если предполагается начисление премий несколько раз по разным причинам. Флаг «Включать в ФОТ» активирует включение премии в фонд оплаты труда.
Расчет и начисление премии по итогам работы за год фиксированной суммой. Для назначения годовой премии фиксированной суммой есть разные инструменты. Документы приема на работу или перевода кадров: можно прописать условия премирования, включая фиксированную сумму (если ведется штатное расписание, то данные о премии будут перенесены автоматом). Назначение планового начисления: в разделе «Зарплата» - «Изменение оплаты сотрудников» создается документ для установки единого начисления нескольким работникам и многократно одному с разными основаниями. Изменение плановых начислений и изменение оплаты труда: позволяют исправить условия премирования при новых условиях труда. Изменение мест работы: доступно, если включен режим краткосрочных изменений оплаты труда (можно менять планы начислений в зависимости от особенностей рабочего места).
Начисление осуществляется при завершении расчета зарплаты за определенный месяц с использованием документа «Начисление зарплаты и взносов». При настройке вида начисления премия будет ежегодно выдаваться в одном и том же месяце. В БУ надо формировать резерв на оплату будущих расходов, включая расходы на выплату премии. Требование обусловлено необходимостью равномерного планирования бюджета и соблюдения требований нормативных актов.