Вопрос пользователя: «К нам пришел новый сотрудник, и ему нужно заказать зарплатную карту. Можно ли из 1С отправить заявку в банк или нужно опять бегать с бумажной анкетой?»
Суть проблемы
Прием нового сотрудника в компанию, участвующую в зарплатном проекте, влечет за собой бюрократические процедуры: заполнение бумажной анкеты банка, ее передача, ожидание изготовления карты, получение и передача номета счета в бухгалтерию для внесения в программу. Этот процесс может занимать недели и требует ручного переноса данных.
Что может 1С ERP?
В 1С ERP есть полностью электронный процесс оформления заявки на открытие лицевого счета. Через рабочее место «Обмен с банками» можно:
- Найти новых сотрудников: Система автоматически покажет всех сотрудников, у которых нет привязанного лицевого счета.
- Заполнить электронную анкету: Для выбранного сотрудника открывается форма (документ «Заявка на открытие лицевых счетов»), куда вносятся необходимые банку данные (ФИО, паспортные данные, ИНН, адрес регистрации и т.д.). Часть данных подтягивается автоматически из карточки сотрудника.
- Выгрузить заявку в банк: Заполненная анкета выгружается в стандартный XML-файл, который отправляется в банк.
- Получить ответ автоматически: Банк обрабатывает заявку и присылает файл-подтверждение. При его загрузке в 1С система автоматически запишет присвоенный номер лицевого счета в карточку сотрудника.
Преимущества подхода:
- Ускорение процесса: Электронная заявка обрабатывается банком быстрее бумажной.
- Исключение двойного ввода: Данные из карточки сотрудника переносятся в заявку автоматически, минимизируя ошибки.
- Автоматический учет: Полученный от банка номер счета автоматически фиксируется в системе, не требуя ручного ввода.
- Контроль статуса: В рабочем месте видно, по каким заявкам ожидается ответ от банка.
Решение и рекомендации
- Найдите сотрудника: В рабочем месте «Обмен с банками» на вкладке по открытию счетов нажмите «Заполнить». В список попадут сотрудники без счета.
- Заполните анкету: Выберите сотрудника, нажмите «Редактировать анкету». Внесите все обязательные поля (отмечены красным).
- Выгрузите и отправьте: Нажмите «Выгрузить файл» и передайте его в банк обычным для вашего проекта способом (через «Клиент-Банк» или «1С:ДиректБанк»).
- Дождитесь и загрузите ответ: После получения файла-подтверждения от банка загрузите его через кнопку «Загрузить подтверждения» в том же рабочем месте.
Итог простыми словами
Оформление карты через 1С — это как онлайн-заказ дебетовой карты в мобильном приложении банка. Вы заполняете электронную форму (в 1С), отправляете ее (выгружаете файл), а банк присылает уведомление (подтверждение) с номером счета, который автоматически привязывается к вашему профилю. Никаких бумажек и ручного переписывания цифр.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Прием пяти новых менеджеров в отдел продаж
- Ситуация: В компанию принято 5 новых сотрудников. Им нужно оформить зарплатные карты.
- Проблема: Раньше кадровик заполнял 5 бумажных анкет, относил в банк, потом получал конверты с реквизитами и передавал их бухгалтеру для ручного ввода в программу.
- Решение: Бухгалтер в 1С через рабочее место обмена заполняет электронные анкеты на всех пятерых, выгружает один общий файл и отправляет в банк. Через несколько дней загружает файл-ответ от банка.
- Результат: Номера карт всех пяти новых сотрудников автоматически появились в их карточках в 1С. Они готовы к получению зарплаты.