Вопрос пользователя: «Банк вернул нам файл, где отмечено, что у одного сотрудника карта заблокирована и деньги не зачислились. Как это отразить в 1С, чтобы не слетели отчеты и не было путаницы с налогами?»
Суть проблемы
При массовых перечислениях по зарплатному проекту возможны технические сбои: карта сотрудника заблокирована, счет закрыт, ошибка в реквизитах. Фактически деньги списаны с расчетного счета компании, но не дошли до сотрудника. Это нужно корректно отразить в учете: вернуть сумму в состав задолженности перед сотрудником и скорректировать данные по удержанному НДФЛ.
Что может 1С ERP?
Для отражения таких ситуаций в 1С ERP используется документ «Подтверждение зачисления зарплаты». Его можно создать двумя путями:
- Автоматически: Если используется электронный обмен с банком, и банк прислал файл с отрицательным результатом, этот документ создается при загрузке файла.
- Вручную: Если обмена нет, документ создается вручную на основе информации из банка.
В этом документе для каждого сотрудника указывается результат: «Не зачислено». После его проведения программа делает «откат»:
- Восстанавливает задолженность компании перед сотрудником на не зачисленную сумму.
- Корректирует учет удержанного НДФЛ (налог с невыплаченной суммы считается не удержанным).
Таким образом, статус расчета возвращается к моменту до попытки выплаты.
Преимущества подхода:
- Корректный учет: Позволяет чисто технически исправить учетную ситуацию без искажения данных.
- Автоматизация: При наличии электронного обмена процесс полностью автоматизирован.
- Связь с платежом: Документ привязывается к конкретной ведомости и банковскому списанию.
- Ясность в отчетности: После корректировки все отчеты (по задолженности, 2-НДФЛ) будут отражать актуальное состояние.
Решение и рекомендации
- Получите информацию из банка: Это может быть файл-подтверждение или обычная выписка с пометкой о возврате/незачислении.
- Создайте документ: Найдите и создайте документ «Подтверждение зачисления зарплаты». Укажите исходную ведомость и зарплатный проект.
- Заполните результат: В табличной части для проблемного сотрудника выберите результат «Не зачислено».
- Проведите документ: После проведения проверьте, что задолженность перед сотрудником восстановилась.
Итог простыми словами
Документ «Подтверждение зачисления» — это официальная отметка «недоставлено» на почтовом извещении. Вы отправили зарплату (письмо), но почта (банк) вернула его обратно с такой пометкой. Вы регистрируете этот факт в 1С, и система понимает: «Ага, значит, письмо Иванову не вручили. Значит, долг перед ним еще не погашен, и марки (НДФЛ) с этого письма тоже не использованы». Все возвращается в исходное состояние, и вы можете попробовать отправить снова или выдать наличными.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Возврат платежа из-за блокировки карты
- Ситуация: 10 числа была проведена «Ведомость в банк» и перечислена зарплата. 12 числа банк прислал уведомление, что у сотрудника Сидорова карта заблокирована, и 45 000 руб. не зачислены.
- Проблема: В учете зарплата Сидорову уже списана, НДФЛ удержан.
- Решение: Бухгалтер создает документ «Подтверждение зачисления зарплаты» по этой ведомости, для Сидорова ставит «Не зачислено» и проводит.
- Результат: В учете восстанавливается задолженность перед Сидоровым в 45 000 руб. НДФЛ с этой суммы снова считается подлежащим удержанию. Компания может выплатить Сидорову деньги через кассу или на новый счет.