Вопрос пользователя: «Я вижу в меню «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу»... Чем они отличаются и какую когда использовать?»
Суть проблемы
Для разных способов выплаты зарплаты требуются разные документы и отчетные формы. В банк нужно предоставить один список (файл), в кассу — платежную ведомость на бумаге, для учета через раздатчика — свой документ. Создавать один универсальный документ на всех нельзя — это не соответствовало бы правилам документооборота и усложнило бы процесс.
Что может 1С ERP?
В 1С ERP для каждого основного места выплаты предусмотрен отдельный вид документа-ведомости:
- Ведомость в банк: Для перечисления на карточки в рамках зарплатного проекта. Позволяет формировать файлы для электронного обмена с банком.
- Ведомость перечислений на счета: Для перевода на личные (произвольные) банковские счета сотрудников.
- Ведомость в кассу: Для выдачи наличных денег. Формирует печатные формы Т-53 (платежная ведомость) или Т-49 (расчетно-платежная ведомость).
- Ведомость выплаты через раздатчика: Для выдачи денег через уполномоченное лицо (например, бригадира). Похожа на ведомость в кассу, но с указанием ответственного раздатчика.
Все виды ведомостей автоматически заполняются только теми сотрудниками, у которых в настройках указан соответствующий способ выплаты.
Преимущества подхода:
- Соответствие регламентам: Для каждого канала выплаты — свой, правильно оформленный документ.
- Автоматическое заполнение: Нет риска вручную ошибиться со списком сотрудников для той или иной ведомости.
- Специализированные печатные формы: Каждая ведомость формирует именно те бланки, которые нужны банку, кассе или раздатчику.
- Разный учет оплаты: Для безналичных ведомостей оплата регистрируется их проведением, для кассовых — возможна работа с депонентами.
Решение и рекомендации
- Настройте места выплаты: Убедитесь, что у всех сотрудников корректно указан способ получения зарплаты (см. предыдущую статью).
- Выберите нужный вид ведомости: Для выплаты аванса или зарплаты перейдите в соответствующий журнал и создайте документ того вида, который вам нужен («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и т.д.).
- Заполните ведомость: Нажмите кнопку «Заполнить». В документ автоматически попадут сотрудники и суммы к выплате в соответствии с их настройками и выбранным месяцем.
- Сформируйте сопроводительные документы: Используйте печатную форму ведомости (для кассы) или выгрузите файл (для банка).
Итог простыми словами
Ведомости в 1С — это разные «сборочные конвейеры» для денег. Конвейер «В банк» упаковывает деньги в электронные конверты с номерами карт. Конвейер «В кассу» пакует наличные в бумажные пачки с ведомостью для подписи. Конвейер «Через раздатчика» передает пачку наличных ответственному человеку под отчет. Вы просто выбираете нужный конвейер, а система уже знает, какие «посылки» (сотрудники) должны по нему отправиться.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Стандартная выплата зарплаты в компании с двумя кассами
- Ситуация: В компании две кассы: для офиса и для производства.
- Проблема: Нужно сформировать две отдельные платежные ведомости.
- Решение: Бухгалтер создает два документа «Ведомость в кассу». В первом выбирает кассу «Офисная» — ведомость заполняется офисными сотрудниками. Во втором выбирает кассу «Производственная» — ведомость заполняется рабочими цеха.
- Результат: Сформированы две отдельные ведомости по форме Т-53, которые передаются в соответствующие кассы для выплаты.