Вопрос пользователя: «Сотрудник был в отъезде и не получил зарплату в кассе в срок. Деньги сдали в банк. Как это оформить в 1С, чтобы не висела непонятная задолженность?»
Суть проблемы
По закону, зарплата, не полученная в установленный срок (обычно 5 дней с даты выдачи), должна быть депонирована — то есть возвращена в банк, а сумма переведена на специальный счет учёта. В программе нужно отразить, что конкретный сотрудник деньги не получил, но задолженность компании перед ним при этом не исчезла, а перешла в другой статус («депонированная»). Ручной учёт таких сумм на бумаге громоздок.
Что может 1С ERP?
Для учета депонирования в 1С ERP есть отдельный документ «Депонирование зарплаты», который удобно создавать прямо из ведомости в кассу. После его проведения:
- Задолженность перед сотрудником не меняется — компания по-прежнему должна ему эти деньги.
- Сумма переводится в обособленный учет депонентов.
- НДФЛ считается удержанным в момент выплаты (сдачи денег в банк), даже если сотрудник их физически не получил.
В дальнейшем, когда сотрудник обратится за депонированной суммой, оформляется документ «Выплата депонированной зарплаты». Если же срок исковой давности истек, сумму можно списать в доход компании.
Преимущества подхода:
- Четкое юридическое оформление: Процедура соответствует требованиям кассовой дисциплины.
- Раздельный учет: Депонированные суммы учитываются отдельно от текущих выплат, что упрощает контроль.
- Автоматические отчеты: Программа позволяет формировать «Книгу учета депонентов», «Список депонентов» и другие отчеты.
- Корректный учет налогов: Статус НДФЛ не зависит от факта получения денег сотрудником.
Решение и рекомендации
- Найдите невыданную ведомость: В журнале ведомостей найдите документ «Ведомость в кассу», по которой были не получены деньги.
- Создайте документ депонирования: В форме этой ведомости найдите и нажмите ссылку «Депонирование зарплаты». В открывшемся документе будут перечислены все сотрудники из ведомости.
- Отметьте депонентов: Оставьте в списке только тех сотрудников, кто не получил деньги, у остальных удалите строки.
- Проведите документ: После проведения деньги считаются депонированными. Фактически их нужно сдать в банк по объявлению на взнос наличными.
- Для выплаты позже: Когда сотрудник обратится, создайте документ «Выплата депонированной зарплаты» из соответствующего журнала.
Итог простыми словами
Депонирование в 1С — это перевод денег сотрудника в «банковскую ячейку». Вы принесли его зарплату в кассу (ведомость), но он не пришел. Вы не можете оставить наличные в кассе, поэтому относите их в банк и кладете в ячейку (оформляете документ «Депонирование»). В учете запись «Долг Иванову» никуда не делась, но теперь она с пометкой «лежит в ячейке №Х». Когда Иванов придет, вы откроете ячейку и отдадите деньги (оформите «Выплату депонированной»).
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Сотрудник в командировке в день зарплаты
- Ситуация: 5-го числа была выплата зарплаты через кассу. Сотрудник Петров был в командировке и вернулся только 15-го.
- Проблема: 10-го числа неполученную зарплату Петрова нужно было депонировать.
- Решение: 10-го числа кассир создает документ «Депонирование зарплаты» из ведомости за 5-е число, оставляет в списке только Петрова и проводит. Деньги сдаются в банк.
- Результат: 15-го числа, когда Петров приходит, бухгалтер создает документ «Выплата депонированной зарплаты» и выдает ему деньги из кассы. Вся цепочка корректно отражена в учете.