Поиск поставщиков: почему это по-прежнему самая болезненная задача закупщика – и как её упростить.

Поиск надёжных поставщиков давно стал одной из самых трудоёмких задач для менеджеров по закупкам.

Особенно это заметно в компаниях, работающих сразу с несколькими товарными направлениями.

Перед специалистом каждый раз встаёт один и тот же вопрос:

где найти проверенных партнёров, у которых адекватные цены, стабильные остатки и соблюдаются договорённости?

Как это выглядит на практике

Обычно процесс складывается так:

• менеджер тратит 1–3 дня на поиск одного поставщика;
• получает десятки коммерческих предложений с разными условиями;
• проверяет информацию, сравнивает цены, уточняет детали и согласовывает внутри компании.

В итоге полноценный поиск постоянного поставщика занимает 5–7 рабочих дней.

Неделя уходит не на развитие или оптимизацию закупок — а исключительно на поиск.

Как сократить рутину и ускорить поиск

1. Ищите не каталоги — ищите актуальные данные

Большинство онлайн-каталогов остаются статичными.

Они обновляются раз в неделю, месяц или «по мере возможности».

Но в оптовых закупках актуальность = деньги.

Если цены и остатки обновляются реже, чем раз в сутки, вы работаете с устаревшей информацией. Это приводит к типичным рискам:

• задержки поставки и срыв обязательств перед клиентами;
• покупка товара по цене выше рыночной.

Оптимальный ориентир — сервисы, где данные обновляются каждые 4–12 часов.

Это не избыточный функционал, а базовый инструмент экономии времени и бюджета.

2. Не перебирайте бесконечно — формулируйте запрос точно

Когда закупщик ищет по общим запросам вроде «бумага» или «электротовары», он теряет не только время.

Он теряет внимание — а это самый дефицитный ресурс.

Работает другой подход: объёмный и конкретный запрос. Например:

«Салфетки бумажные, трёхслойные, 1000 шт.»

Так вы резко сокращаете поток нерелевантных предложений и сразу работаете с подходящими вариантами.

Полезная привычка:

перед началом поиска зафиксируйте 3–5 критически важных критериев, без которых закупка невозможна.

Даже если инструмент не позволяет идеально фильтровать — отсеивайте вручную. Это вопрос дисциплины, а не функционала.

3. Ведите закупки как проекты — даже если это «одна покупка»

Оптовая закупка почти никогда не бывает разовой.

Чаще всего это:

• сравнение нескольких поставщиков;
• обсуждение логистики;
• согласование с финансами;
• возврат к вопросу через несколько дней.

Если результаты поиска не сохраняются в одном месте, менеджеру приходится каждый раз начинать заново.

Простое правило:

каждую закупку фиксируйте как отдельный проект — даже если это Excel или заметка.

Что стоит сохранять:

• ссылки на предложения;
• скриншоты цен с датой;
• контакты менеджеров поставщиков.

Это занимает пару минут, но экономит часы при повторном обращении к задаче.

(На B2B-платформе KIRA.pw все найденные предложения можно сохранить в проекте и не терять данные между этапами согласования.)

4. Главное — не инструмент, а контроль

Любые инструменты в закупках работают только в том случае, если они:

• снижают неопределённость;
• уменьшают объём ручных проверок;
• дают предсказуемость, а не создают новый хаос.

Если ваш процесс поиска постоянно требует «перепроверить», «уточнить», «позвонить ещё раз», скорее всего, проблема не в сотруднике — а в используемой системе.

Вывод

Поиск поставщиков не обязан занимать неделю.

Если выстроить процесс — от точного запроса до сохранения результатов — рутину можно сократить в несколько раз.

А регулярное обновление данных и современные B2B-инструменты помогают закупщику не просто искать поставщиков, а управлять процессом закупки, экономить время и снижать риски ошибок.