Вопрос пользователя: «Обнаружил ошибку в уже проведенном авансовом отчете. Как его исправить? Можно ли просто удалить или нужно делать сторно?»
Суть проблемы
Ошибки в учете неизбежны. Проведенный авансовый отчет уже сформировал проводки и движения в регистрах. Его простое удаление или изменение приведет к рассогласованию данных и нарушит аудиторский след. Необходим корректный механизм отмены ошибочной операции с сохранением истории изменений.
Что может 1С ERP?
Для исправления ошибок в системе предусмотрен механизм сторнирования (отмены) документов. Чтобы им воспользоваться для авансового отчета, нужно включить соответствующую функциональную опцию. После этого можно создать документ «Сторно» на основании ошибочного авансового отчета, который обратными проводками отменит все его движения в учете.
Суть подхода:
- Включение опции: Необходимо активировать опцию Использовать исправительные документы (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат).
- Создание сторно: В форме проведенного авансового отчета через меню «Создать на основании» выбирается команда «Сторно». Система создаст новый документ «Сторно» с отрицательными суммами.
- Результат сторнирования: При проведении документа «Сторно» он сформирует обратные проводки и движения в регистрах, полностью отменив влияние исходного авансового отчета на учет. После этого можно создать новый, правильный авансовый отчет.
Преимущества подхода:
- Корректность учета: Аудиторский след сохраняется: видно, какой отчет был ошибочным, когда и кем сторнирован, и какой отчет его заменил.
- Простота: Не нужно вручную вводить исправительные проводки.
- Безопасность: Исходный ошибочный документ не удаляется и не меняется, что важно для контроля.
Решение и рекомендации
- Включайте опцию сторнирования, если планируете работать с исправлениями. Часто она включена по умолчанию.
- Не удаляйте проведенные документы! Всегда используйте механизм сторно для их отмены.
- Проверяйте результат: После проведения сторно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 или отчет по движению денег у подотчетных лиц, чтобы убедиться, что влияние ошибочного документа аннулировано.
Итог простыми словами
Сторнирование авансового отчета в 1С — это официальный способ сказать системе: «Извини, предыдущая запись была неверной, давай отменим её совсем». Вы не стираете ее ластиком, а перечеркиваете красными чернилами и пишете рядом новую, правильную. В истории учета остаются и ошибка, и ее исправление, что честно и прозрачно.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Обнаружена ошибка в сумме расхода
Ситуация: В проведенном авансовом отчете ошибочно указана сумма расхода 10 000 руб. вместо 1 000 руб.
Решение: Бухгалтер на основании этого отчета создает документ «Сторно». Затем создает новый авансовый отчет с правильной суммой 1 000 руб.
Результат: Неверная сумма 10 000 руб. отменена, в учет внесена правильная сумма 1 000 руб. В отчетах видно, что была корректировка.