Вопрос пользователя: «Ко мне подошел сотрудник и просит еще аванс. Хочу быстро проверить, не осталось ли у него неизрасходованных денег с прошлого раза. Как это сделать, не открывая кучу документов?»
Суть проблемы
В условиях оперативной работы нет времени искать информацию по разным отчетам. Нужен быстрый и точный инструмент, который покажет актуальный статус расчетов с конкретным подотчетным лицом: общую сумму задолженности, детализацию по целям выдачи (если контроль по целям включен), наличие просроченных авансов.
Что может 1С ERP?
Помимо сводных отчетов, существует отчет «Контроль выданных подотчетному лицу авансов». Он доступен непосредственно из формы документа Заявка на расходование ДС (по гиперссылке) или может быть найден в списке отчетов. Этот отчет сфокусирован именно на одном сотруднике и дает исчерпывающую информацию по его расчетам.
Суть подхода:
Отчет «Контроль выданных подотчетному лицу авансов» показывает по выбранному сотруднику:
- Выдано: Общая сумма выданных авансов.
- Израсходовано: Сумма, на которую уже оформлены авансовые отчеты или документы закупки.
- Остаток: Разница между выданным и израсходованным — текущая задолженность сотрудника перед компанией.
- Просрочен отчет: Сумма авансов, по которым истек срок сдачи отчета (определяется по полю «Отчитаться» в документах выдачи).
- Перерасход: Сумма, которую компания должна возместить сотруднику (если израсходовано больше, чем выдано).
Если включен контроль в разрезе целей, то эта информация также будет детализирована по статьям ДДС.
Преимущества подхода:
- Мгновенный доступ: Информация по сотруднику доступна в 2-3 клика.
- Комплексность: В одном месте собраны все ключевые показатели.
- Основание для принятия решения: На основании этого отчета можно сразу принять решение: выдавать новый аванс или потребовать сначала отчитаться по старому.
Решение и рекомендации
- Используйте этот отчет как основной инструмент проверки перед выдачей нового аванса.
- Научите руководителей отделов пользоваться этим отчетом (если у них есть доступ), чтобы они могли самостоятельно проверять статус своих подчиненных перед подписанием заявок.
- Обращайте особое внимание на колонку «Просрочен отчет». Наличие суммы там — явный сигнал к действию.
Итог простыми словами
Отчет «Контроль выданных подотчетному лицу авансов» — это персональная кредитная история сотрудника внутри компании. Он показывает: брал ли он деньги, возвращал ли, были ли просрочки. Прежде чем выдать новый «кредит» (аванс), вы за 10 секунд проверяете эту «историю» и принимаете обоснованное решение.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Проверка перед выдачей нового аванса
Ситуация: Сотрудник Петров принес заявку на аванс 20 000 руб. на хозрасходы.
Решение: Бухгалтер из формы заявки переходит по гиперссылке в отчет «Контроль выданных подотчетному лицу авансов» по Петрову. Видит, что у него есть остаток 5 000 руб. по статье «Командировочные расходы» и просроченный отчет на 3 000 руб. по статье «Хозрасходы».
Результат: Бухгалтер отказывает в выдаче нового аванса до тех пор, пока Петров не отчитается по просроченному авансу и не вернет остаток по командировке.