Работа с первичными документами в 1С давно вышла за рамки простого ввода данных. Сегодня пользователям важно хранить сканы, электронные версии документов, передавать их коллегам и контрагентам, а также подписывать электронной подписью. В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3 такая возможность реализована напрямую в интерфейсе — файлы можно прикреплять к документам и справочникам и хранить их внутри базы данных.
В этой статье рассказываем, как прикрепить внешний файл на примере документа «Поступление (акт, накладная, УПД)», и что важно учитывать при дальнейшей работе.
Зачем прикреплять файлы в 1С
Функция присоединённых файлов позволяет:
- хранить сканы первичных документов непосредственно в 1С;
- подписывать их электронной подписью — если настроены ЭДО и используются ЭЦП;
- быстро отправлять файлы по электронной почте прямо из программы;
- обеспечивать целостность документации внутри бухгалтерской базы.
Это удобный инструмент, особенно если организация регулярно работает со сканами актов, накладных, договоров или УПД.
Как прикрепить внешний файл к документу «Поступление»
1. Откройте документ
Перейдите в раздел «Покупки» и создайте новый документ или откройте существующий.
Если поля ещё не заполнены, внесите данные и проведите документ.
2. Откройте форму присоединённых файлов
На верхней панели нажмите кнопку «Скрепка».
Откроется окно «Присоединённые файлы».
3. Добавьте файл
Нажмите кнопку «Добавить» — программа предложит:
- загрузить файл с вашего компьютера;
- или создать файл по шаблону (если шаблоны настроены).
После загрузки файл сохраняется внутри базы данных 1С, и его можно:
- просмотреть;
- распечатать в оригинале или со штампом ЭЦП;
- отправить по электронной почте (если настроен почтовый клиент).
- Что важно знать при обновлении файлов
Если вы изменили документ во внешней программе (например, отредактировали PDF или изображение), старый файл нужно удалить и прикрепить обновлённую версию заново.
Автоматического обновления вложений в 1С нет — каждую новую редакцию требуется загружать вручную.
Итоги
Прикрепление внешних файлов в 1С облегчает работу с первичными документами и делает хранение данных более структурированным. Эта функция особенно полезна, если компания активно использует электронный документооборот или часто обменивается документами с контрагентами.