Снижение внеплановых расходов: как строительные компании на 65% сокращают непредвиденные затраты с помощью системы контроля

Снижение внеплановых расходов: как строительные компании на 65% сокращают непредвиденные затраты с помощью системы контроля

Узнайте, как внедрение цифровой системы контроля помогло строительной компании «СтройАльта» сэкономить 2,8 млн рублей на проекте и увеличить рентабельность на 12%. Готовое решение для управления финансовыми рисками на стройке.

Скрытая эпидемия непредвиденных затрат в строительстве

Для большинства строительных компаний внеплановые расходы — это не досадные исключения, а хроническая болезнь, систематически подтачивающая финансовое здоровье бизнеса. В то время как руководители фокусируются на заключении новых контрактов и общих показателях выручки, до 20-30% потенциальной прибыли может незаметно утекать через множество мелких и крупных финансовых пробоин. Компания «СтройАльта» из Нижнего Новгорода — наглядный пример того, как отсутствие системы приводит к катастрофическим последствиям.

Проведя детальный аудит своих проектов за год, руководство с ужасом обнаружило, что в среднем 30% всех затрат были непредвиденными и не были заложены в исходные сметы. Это не был единичный случай перерасхода на одном объекте — это был системный сбой финансового управления.

Финансовый директор компании, Ольга, описывала ситуацию так:

«Мы постоянно работали в режиме аврала. Бюджет утверждали один раз, а затем просто фиксировали фактические расходы, которые всегда оказывались выше. К концу проекта мы понимали, что рентабельность стремится к нулю, но повлиять на процесс было уже невозможно. Мы тонули в операционке, не видя общей картины».

Пиковым моментом стал проект по реконструкции торгового центра, где из-за череды непредвиденных затрат (дополнительные работы по усилению конструкций, простои из-за неподготовленного участка, штрафы за срыв этапов) фактическая прибыль оказалась в 3 раза ниже запланированной.

Основные источники финансовых утечек, с которыми сталкивается большинство застройщиков, можно классифицировать:

1. Технологические и проектные изменения. Самая частая и наименее контролируемая статья. Запрос заказчика «сделать немного не так, как на чертеже», неучтенные коммуникации, внезапные предписания контролирующих органов. Каждое такое изменение без четкого учета и согласования стоимости «съедает» бюджет.
2. Ошибки, переделки и несоответствия. Брак в работе, несоблюдение технологий, использование некондиционных материалов. Их исправление влечет двойные затраты: на саму переделку и на простой.
3. Простои ресурсов. Дорогостоящая арендованная техника, простаивающая из-за плохой логистики или несвоевременной поставки материалов; бригады высокооплачиваемых специалистов, ожидающих указаний или решения организационных вопросов.
4. Репутационные и договорные издержки. Штрафы и пенни за нарушение утвержденных сроков сдачи этапов, которые возникают как следствие всех предыдущих проблем.

Главная причина этих потерь — не человеческий фактор, как часто принято считать, а отсутствие единой системы оперативного мониторинга и превентивного реагирования. Информация о проблемах (например, о том, что материал не соответствует спецификации) доходит до лица, принимающего финансовое решение, с запозданием в дни или недели, когда дополнительные траты уже неизбежны.

Архитектура финансовой дисциплины: как построить систему контроля затрат

Для компании «СтройАльта» решение было не в ужесточении тотального контроля, а во внедрении сквозной цифровой системы управления расходами Gectaro. Эта система была построена на трех фундаментальных принципах: прозрачность в реальном времени, регламентация изменений и проактивное предупреждение.

1. Система сквозного мониторинга в режиме реального времени.
Была ликвидирована практика еженедельных или ежемесячных бумажных отчетов. Все ключевые данные стали поступать в систему непрерывно:

• Контроль графика: Фактический прогресс по каждому виду работ фиксируется прорабом в мобильном приложении и автоматически сопоставляется с плановым календарным графиком. Любое отставание более чем на 10% сразу же становится видно руководителю проекта.
• Контроль материалов: Система автоматически сравнивает цены при закупке со сметой по основном каталогам и подсвечивает экономию или перерасход
• Контроль рабочего времени: Работы все учтены на диаграмме Ганта и обновляются в режиме реального времени. Сразу видно отставание от графика и на каком этапе.

2. Жесткая процедура управления изменениями
Был введен железобетонный регламент: ни одно отклонение от исходного техзадания и сметы не может быть начато без его цифрового оформления и согласования.

• Обязательное обоснование: Инициатор (прораб, технадзор, представитель заказчика) заполняет цифровую форму, где указывает причину, прикладывает фото/скан чертежа или предписания.
• Многоуровневое согласование: Заявка проходит утверждение у технического специалиста (оценка объема работ), сметчика (расчет стоимости), руководителя проекта и, при необходимости, у заказчика.
• Учет влияния на бюджет и сроки: Система пересчитывает бюджет и конечный срок проекта после утверждения каждого изменения. Руководство всегда видит актуальный, а не исходный финансовый прогноз.

3. Интеллектуальная система раннего предупреждения о рисках.
Платформа была настроена не просто на сбор данных, но и на их анализ для предсказания проблем.

Измеримые результаты: от финансовых потерь к прогнозируемой прибыли

Внедрение системы не было быстрым, но уже через первый квартал «СтройАльта» начал фиксировать кардинальные изменения, а через полгода подвел итоги, которые превзошли ожидания.

Финансовые показатели продемонстрировали впечатляющий рост эффективности:

• Снижение доли внеплановых расходов на 65%. Если раньше они составляли 30% от общей сметы, то теперь упали до 10-11%. В абсолютных цифрах это означало экономию в среднем 2,8 млн рублей на каждый крупный проект.
• Увеличение операционной рентабельности проектов на 12%. Это прямой результат того, что запланированная прибыль перестала «сгорать» в процессе работы.
• Почти полное исключение штрафов за срывы сроков. Благодаря проактивному контролю и управлению изменениями сроки стали соблюдаться на 95% точнее.

Операционные улучшения затронули всю компанию:

• Время на согласование и оценку изменений сократилось с 5-7 рабочих дней до 1-2 дней благодаря четким цифровым маршрутам.
• Количество ошибок, требующих переделок, снизилось на 80%, так как все требования и изменения стали формализованы и доведены до исполнителя в едином цифровом виде.
• Точность бюджетного планирования для новых проектов выросла кратно, потому что появилась историческая аналитика по реальным, а не предполагаемым расходам.

Культурные изменения стали не менее важны: В компании сформировалась культура финансовой ответственности. Прорабы, зная, что любое их действие или бездействие мгновенно отражается на общих показателях, стали более дисциплинированными. Заказчики, видя четкую и прозрачную систему учета изменений, стали больше доверять компании, что привело к увеличению числа повторных контрактов.

Практические шаги для любой строительной компании

Опыт «СтройАльта» универсален. Чтобы начать системную борьбу с внеплановыми расходами, мы рекомендуем любой компании последовательно выполнить пять ключевых шагов:

1. Проведите аудит и классифицируйте расходы. Проанализируйте несколько завершенных проектов. Разделите все фактические затраты на запланированные и внеплановые. Классифицируйте последние по типам (ошибки, изменения, простои, штрафы). Это покажет «горячие точки» вашего бизнеса.
2. Создайте и формализуйте реестр рисков. Внесите в документ (а лучше сразу в цифровую систему) все типовые ситуации, ведущие к перерасходам: от «обнаружения неучтенных коммуникаций» до «задержки поставки от ключевого поставщика». Для каждого риска назначьте ответственного и определите план действий по его минимизации.
3. Автоматизируйте контроль лимитов и оповещения. Внедрите инструмент, где сметные лимиты по статьям расходов будут «жесткими». Настройте автоматические уведомления для руководителя при достижении 70%, 90% и 100% лимита. Это позволит вмешиваться до факта перерасхода, а не после.
4. Разработайте и внедрите железный регламент управления изменениями. Донесите до всей команды правило: «Никаких работ сверх сметы без утвержденной в системе заявки на изменение». Это самый сложный, но и самый важный организационный этап.
5. Запустите базу знаний типовых решений. Каждый успешно парированный риск или грамотно оцененное изменение — это кейс. Фиксируйте эти кейсы в общей базе. Это позволит не наступать на одни и те же грабли и ускорять принятие решений в будущем.

Заключение:

Непредвиденные расходы в строительстве — это не судьба и не злой рок, а следствие управляемых процессов. Как показала практика компании «СтройАльта», переход от хаотичного учета к системному цифровому контролю позволяет не просто «залатать дыры», а построить принципиально новую модель финансово устойчивого бизнеса, где рентабельность проектов предсказуема, а рост управляем.

Если вы устали от сюрпризов в финансовых отчетах и хотите превратить внеплановые расходы из постоянной головной боли в управляемый параметр, — начните с анализа своих процессов.

Запишитесь на консультацию к нашим экспертам Gectaro. Мы проведем для вас краткий диагностический аудит и покажем на демонстрации платформы, как вы можете внедрить аналогичную систему контроля в своей компании, чтобы начать экономить уже в следующем квартале. Не контролируйте убытки — управляйте прибылью.