Если директор или сотрудники используют личный автомобиль для служебных целей, то рано или поздно возникает вопрос: как правильно возместить им расходы на топливо? На первый взгляд кажется, что всё просто — принесли чек с АЗС, приложили к авансовому отчёту, и дело сделано. Но на практике такой подход грозит серьёзными налоговыми последствиями. Разберёмся, как оформить всё по закону.
Два законных варианта: компенсация или аренда
Если автомобиль принадлежит физическому лицу (сотруднику или директору), закон предусматривает два варианта оформления служебных поездок:
1. Компенсация по трудовому договору
Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан компенсировать работнику расходы, если он использует личное имущество в интересах компании. Для этого необходимо оформить соответствующее соглашение и издать приказ. Важный нюанс — компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если не превышает нормы, установленные Постановлением Правительства РФ № 92:
- до 2400 руб./мес. для авто до 2000 куб. см;
- до 3000 руб./мес. для авто свыше 2000 куб. см.
Эти суммы не обременительны для компании, но и не покрывают реальные расходы. Однако в ряде случаев этого достаточно — особенно если объёмы поездок небольшие.
2. Договор аренды транспортного средства
Более универсальный вариант — заключение договора аренды автомобиля между физическим лицом (директором или сотрудником) и организацией. Такой договор регулируется Гражданским кодексом РФ (глава 34) и позволяет компании официально арендовать автомобиль у физического лица без экипажа.
При этом арендодатель обязан предоставить копии документов на автомобиль, а компания — оформить договор, акт приёма-передачи и маршрутные документы. На основании этих бумаг можно возмещать расходы на топливо и обслуживание через авансовый отчёт. Главное — чтобы были доказательства, что поездки действительно были служебными.
Этот вариант особенно выгоден, если у сотрудников большие пробеги и фактические расходы на ГСМ превышают лимиты компенсации.
Почему просто чек с АЗС — это риск
Многие сотрудники и бухгалтеры до сих пор считают, что достаточно принести чек за бензин и включить его в авансовый отчёт. На практике, если нет ни договора аренды, ни оформленной компенсации, такие расходы:
- не признаются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ);
- не учитываются при налогообложении прибыли;
- могут быть расценены как доход физлица — с доначислением НДФЛ и страховых взносов.
Налоговая при проверке обязательно запросит документы, подтверждающие цель и маршрут поездки, а также законность использования автомобиля в интересах компании. Без этого — расходы исключаются.
Когда использование автомобиля обосновано производственной необходимостью
Важно понимать, что далеко не каждая поездка сотрудника на автомобиле может быть признана служебной. Надо отличать случаи, когда машина используется по личному удобству (например, сотруднику комфортнее ехать на встречу на авто, а не на метро), от тех, где действительно есть производственная необходимость.
Производственная необходимость — это, например:
- поездки на удалённые объекты, куда не ходит общественный транспорт;
- посещение территориально разбросанных филиалов или клиентов;
- доставка документации или оборудования;
- командировки за пределы города.
В таких случаях целесообразность использования автомобиля легко доказать: просто и логично, что сотрудник выбрал личный транспорт, а не общественный.
А вот если поездка могла быть совершена на метро или такси, а сотрудник поехал на личном авто — здесь нужно особенно тщательно фиксировать цель и оправдывать использование транспорта.
Какие документы подготовить
Независимо от выбранного способа — аренда или компенсация — понадобятся следующие документы:
- копии СТС, ПТС и водительских прав;
- приказ на использование личного транспорта;
- служебные задания или маршрутные листы с указанием адресов, целей поездок и километража;
- чеки на топливо;
- авансовые отчёты.
Желательно также прилагать подтверждение служебной цели: акты, договоры, деловую переписку, фото и т.п.
А можно без бумажной волокиты?
Если поездки эпизодические, суммы небольшие (до 2000–3000 рублей в месяц), а компания не находится в зоне пристального внимания налоговой, на практике многие оформляют топливо просто через авансовый отчёт. Такой подход возможен, но несёт риски — в случае проверки может всплыть каждая мелочь.
Поэтому, если вы не хотите «играть в лотерею», оформляйте всё по правилам: заключайте договор аренды или вводите компенсацию. Это позволит компании спокойно работать, а сотруднику — не тратить деньги из своего кармана.
Выводы
Если сотрудник или директор использует личный автомобиль в интересах компании, возместить ему расходы на бензин — можно. Но только в рамках закона. Самые безопасные способы:
- оформить компенсацию — по нормам ТК РФ и Постановления № 92;
- заключить договор аренды автомобиля и учитывать реальные расходы через бухгалтерию.
Помните: каждый чек должен быть подтверждён документально.