Вчера в телеграм‑канале проекта «Больше, чем ХАССП» специалисты разных предприятий щедро поделились своим опытом и рассказали, с какими ошибками в ППК сталкиваются чаще всего.
Сообщения получились очень разными, но за ними стали ясно видны несколько повторяющихся проблем, которые бьют по бюджету, нервам и, главное, по уровню безопасности продукции.
В этой статье мы собрали «болевые точки», которые звучали у большинства участников и предложили практичные варианты, как смягчить риски.
1. Ограниченность бюджета и задержка оплаты:
- Недостаток средств на исследования (особенно на внеплановые);
- Задержки с оплатами и получением протоколов.
Что можно сделать?
1. Составить график исследований по ППК. В графике указать исследования продукции по всем необходимым показателям с учётом объёма выпуска, истории несоответствий и состава продукции.
2. Усилить требования к поставщикам. Включить в договоры обязанность поставщиков предоставлять актуальные протоколы испытаний на сырьё и, по возможности, участвовать в софинансировании расширенных исследований (антибиотики, пестициды, аллергены), снижая тем самым нагрузку на бюджет предприятия.
3. Договориться с лабораторией об отсрочке платежа, чтобы получать протоколы сразу после проведения исследований, а не только после оплаты.
4. Вынести затраты на исследования отдельной строкой бюджета, разбить платежи на равные ежемесячные транши и заложить небольшой резерв (например, +10–15%) на внеплановые исследования, чтобы избежать кассовых разрывов и задержек протоколов.
2. Несоответствие показателей и периодичности исследований.
Что можно сделать?
1. Проверьте показатели в СТО/ТУ. Убедитесь, что в ваших СТО/ТУ указаны корректные показатели и они полностью соответствуют требованиям технических регламентов Таможенного союза (ТР ТС).
- Если показатели указаны верно - внесите их в ППК.
- Если показатели указаны неверно - исправьте СТО/ТУ (актуализируйте перечень показателей в соответствии с ТР ТС и действующими нормативными документами, а затем обновите ППК).
- Если вы работаете по ГОСТ - определите необходимые показатели на основании ГОСТ и внесите их в ППК отдельным перечнем.
Независимо от того, по какому документу вы работаете (СТО, ТУ или ГОСТ), все показатели должны быть прямо указаны в ППК - это упрощает контроль выполнения программы, снижает риск потери показателей и помогает не забывать про отдельные виды исследований.
2. С периодичностью исследований всё сложнее:
- если продукция подконтрольна Ветнадзору или Россельхознадзору, нужно руководствоваться установленными ими правилами и письмами–разъяснениями;
- в остальных случаях рекомендуем Использовать
«Методические рекомендации МР 2.3.0279‑22 "Рекомендации по осуществлению производственного контроля за соответствием изготовленной продукции стандартам, техническим регламентам и техническим условиям"» .
3. Отсутствие автоматизации
Что можно сделать?
1. Оформите ППК одним документом, где чётко прописаны объекты контроля, показатели, методы, периодичность, ответственные и формы записи, а журналы использовать уже как рабочие носители, а не как замену ППК.
2. Перенесите план‑факт ППК в электронный вид (таблица, ERP, специализированный модуль): автоматические напоминания о сроках, цветовая индикация просрочек, связка с лабораторными протоколами и возможностью быстро выгрузить отчёт для проверяющих.
4. Проблемы с лабораториями и ошибками в протоколах:
- Ошибки в юридических наименованиях, наименованиях продукции и других данных в протоколах.
- Задержки с выдачей протоколов.
- Неверное указание нормативной документации.
Что можно сделать?
1. Закрепить единые требования к протоколам в договоре с лабораторией.
Прописать в договоре и техническом задании: полное и актуальное юридическое наименование компании, формат наименований продукции, перечень обязательных реквизитов и ссылок на НД, а также порядок исправления ошибок (срок, форма, кто инициирует).
2. Использовать шаблон‑приложение к протоколу.
Составить таблицу, где для каждой позиции указаны: точное наименование, код, НД (ТР ТС, ГОСТ, СТО/ТУ), группа показателей; этот файл передавать лаборатории как неотъемлемое приложение к договору и заявкам, чтобы минимизировать ручной ввод и описки.
3. Внедрить внутреннюю процедуру входного контроля протоколов.
Назначить ответственного, который при получении протокола проверяет: юрлицо, наименование продукции, НД, подписи/печати и только после этого принимает документ в работу; при обнаружении ошибок сразу отправлять официальное письмо с требованием корректировки.
4. Закрепить в договоре сроки и ответственность за задержки.
Установить чёткие сроки выдачи протоколов по видам исследований (например, 3–5 рабочих дней), предусмотреть штрафы/дисконт за систематические просрочки и право переноса объёмов в другую лабораторию при нарушении сроков.
5. Сложности с отслеживанием используемых препаратов у поставщиков и обнаружение антибиотиков и пестицидов в сырье.
В нынешней рыночной ситуации и бесконечном росте цен на сырье мы понимаем, как сложно найти надежного поставщика, который будет устраивать вас в первую очередь по цене. Но, все же, надеемся, что можно принять некоторые меры:
1. Установить жёсткие требования к поставщикам и документации.
В договорах закрепите обязанность поставщика:
- уведомлять вас об используемых препаратах, тем более что это требование описано в Решении Коллегии ЕЭК от 13.02.2018 № 28;
- предоставлять протоколы испытаний;
- ответственность за выявление несоответствий (штрафы, возвраты, расторжение).
2. Совместное планирование контроля с лабораториями.
Можно вступить в программу Госмониторинга, в этом случае исследования будут бесплатными, но и риск обнаружения препаратов практически 100%. Вопрос как вы будете это решать.
6. Проблемы с водой: непонятно какие показатели и с какой периодичностью исследовать. А также отказ Роспотребнадзора согласовывать программу.
Что можно сделать с показателями?
Для централизованной воды используйте СанПиН 1.2.3685‑21, в нем есть есть таблица с показателями и периодичностью.
Для скважины тоже есть, но в этом случае программу надо согласовать с Роспотребнадзором. И в каждом регионе свои тонкости.
Направьте в территориальный РПН программу контроля воды с просьбой согласовать. Если они отказываются попросите письменно подтвердить, что согласование не требуется.
7. Отсутствие лабораторий с качественными услугами/ отсутствие близлижащих лабораторий с аккредитацией
Что можно сделать?
1. Расширить географию и перейти на доставку проб.
Заключить договор с удалённой аккредитованной лабораторией и наладить логистику проб (курьер, ТК с термобоксами, регламент по времени и температуре), зафиксировав это в ППК и договоре.
2. Использовать мобильные/выездные лаборатории.
Найти центры, которые приезжают на площадку с мобильным оборудованием (микробиология, базовая химия); это часто дешевле и быстрее, чем везти пробы за сотни километров.
3. Объединиться с соседними предприятиями.
Войти в кооперацию с несколькими предприятиями региона: совместно выбрать лабораторию, консолидировать объёмы исследований и, при необходимости, инициировать открытие филиала или выездной точки отбора проб.
4. Переоценить ППК с учётом реальных возможностей.
На основании риск‑анализа и доступности испытаний скорректировать программу контроля: оставить в ней только те показатели, которые критичны для безопасности и реально могут быть исследованы с нужным качеством и периодичностью, обосновав это протоколами разногласий и письмами от лабораторий.
Все обозначенные проблемы с ППК — бюджет, показатели, вода, лаборатории, антибиотики и пестициды — на самом деле сводятся к одному: система контроля не успевает за возможностями предприятия. Если пытаться закрыть всё «по максимуму» сразу, ресурсов не хватит, а если идти только по формальному минимуму, можно оказаться в ловушке вырастает инцидентов и претензий аудиторов.
Мы предлагаем вам проект ППК с консультацией и решением вашего вопроса. Чтобы делать «как у всех», а в том, чтобы выстроить собственную, обоснованную и документированную систему. Оставить заявку можно на нашем сайте.
Если двигаться по шагам — сначала перепроверить показатели и периодичность, затем навести порядок в договорах и протоколах, после этого заняться водой, антибиотиками/пестицидами и поиском устойчивой связки с лабораториями. В это случае ППК станет рабочим инструментом, который помогает принимать решения, защищать потребителя и уверенно проходить проверки, а не источником вечного чувства вины и страха «а вдруг чего-то не хватает».