👋 Здравствуйте, дорогие читатели!
Нанимать новых сотрудников — волнительный и ответственный процесс. Одна ошибка в оформлении может обернуться штрафами и трудовыми спорами.
В «Бюро Финансов» мы знаем всё о кадровом учёте. В этом материале — подробная инструкция по оформлению работников в Москве и Московской области в 2025 году. Сохраняйте в закладки — пригодится!
1. Собираем документы от сотрудника 📋
Перед подписанием трудового договора запросите у новичка:
- паспорт;
- СНИЛС;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р/СТД‑СФР);
- ИНН;
- документы об образовании (если требуется по должности);
- военный билет (для военнообязанных);
- справку об отсутствии судимости (для отдельных профессий).
Важно! С 2023 года основной формат трудовой — электронный. Сотрудник вправе выбрать: оставить бумажную или перейти на цифровой вариант.
2. Составляем трудовой договор ✍️
В документе обязательно укажите:
- реквизиты и наименование работодателя;
- ФИО работника;
- место работы (точный адрес подразделения);
- должность и обязанности (можно приложить должностную инструкцию);
- дату начала работы;
- условия оплаты труда (оклад, премии, надбавки);
- режим труда и отдыха;
- условия труда (класс вредности по СОУТ);
- гарантии и компенсации (например, за работу во вредных условиях);
- срок действия договора (бессрочный или срочный).
Совет. Используйте типовые формы Минтруда — это минимизирует риски упущений.
3. Издаём приказ о приёме на работу 📄
- Форма: унифицированная Т‑1 или своя, утверждённая в компании.
- Дата: совпадает с днём начала работы по договору.
- Ознакомьте сотрудника под подпись в течение 3 дней после приёма.
4. Вносим запись в трудовую книжку (если ведётся в бумажном формате) 📝
- Срок: в течение 5 дней с даты приёма.
- Формулировка: «Принят на должность [название] в [отдел]».
- Заверение: подпись и печать (если есть).
5. Уведомляем СФР о новом сотруднике 🏢
- Срок: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- Форма: подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 (замена СЗВ‑ТД).
- Способ подачи: через личный кабинет СФР или оператора ЭДО.
Внимание! Пропуск срока грозит штрафом до 50 тыс. руб.
6. Ознакомляем сотрудника с локальными актами 📚
Получите подписи:
- в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- в положении об оплате труда;
- в инструкции по охране труда;
- в NDA (если действует в компании).
7. Организуем охрану труда 🛡️
- Проведите вводный инструктаж.
- Заполните журнал регистрации инструктажей.
- При работе во вредных условиях: обеспечьте СИЗ и медосмотры.
8. Настраиваем кадровый учёт 💼
- Заведите личную карточку работника (форма Т‑2).
- Внесите данные в учётную систему (1С, Контур и т. п.).
- Храните копии документов в личном деле (но не СНИЛС и паспорт — только реквизиты).
9. Рассчитываем и платим налоги и взносы 💰
С зарплаты удерживайте:
- НДФЛ:
- 13 % — до 5 млн руб./год;
- 15 % — свыше 5 млн руб./год.
- Страховые взносы:
- ПФР — 22 % (с превышения МРОТ — 10 %);
- ФСС — 2,9 % (до лимита базы);
- ФОМС — 5,1 %.
На заметку. В МО для отдельных отраслей действуют пониженные тарифы взносов. Уточняйте в своей ИФНС.
10. Следим за отчётностью 📊
Ключевые отчёты:
- ЕФС‑1 (подразделы 1.1, 1.2, 2) — ежемесячно/по событиям;
- 6‑НДФЛ — ежеквартально;
- РСВ — ежеквартально.
Итог: чек‑лист для безошибочного оформления ✅
Проверьте, всё ли сделано:
- Собраны все документы от сотрудника.
- Оформлены трудовой договор и приказ.
- Отправлено уведомление в СФР в срок.
- Сотрудник ознакомлен с локальными актами.
- Проведён инструктаж по охране труда.
- Настроен кадровый и налоговый учёт.
- Контролируются сроки отчётности.
💡 Лайфхак. Заведите чек‑лист по каждому новому сотруднику — это сэкономит время и снизит риски ошибок.
❓ Есть вопросы? Пишите в комментариях — разберём на примерах!