Вопрос пользователя: «Клиент в магазине расплатился картой. Кассир пробил чек, а деньги на наш счет еще не пришли. Какой документ создать в 1С в день продажи, чтобы не потерять эту выручку из виду?»
Суть проблемы
В момент оплаты картой через терминал у компании возникает не денежный актив, а право требования к банку. Эти средства считаются «в пути». Если не отразить эту операцию вовремя, данные о выручке будут неполными, а контроль за поступлением денег со стороны банка усложнится.
Что может 1С ERP?
Для фиксации факта оплаты картой используется документ Эквайринговая операция с видом операции Поступление оплаты от клиента. Этот документ не списывает деньги с карты клиента (это делает банк), а регистрирует в системе факт, что продажа состоялась и оплата будет зачислена на счет компании позже, согласно условиям договора эквайринга.
Суть подхода:
- Документ-факт: Эквайринговая операция создается в момент оплаты. В нем указывается договор эквайринга, терминал (если применимо), клиент и сумма.
- Учет «денег в пути»: При проведении документ формирует проводку: Дебет 57.03 (деньги в пути по эквайрингу) Кредит 62 (или 90) — задолженность клиента погашена. Таким образом, выручка учтена, а деньги отражены на специальном транзитном счете.
- Связь с первичным документом: Документ можно создать на основании реализации (накладной или чека ККТ), и он автоматически «закроет» долг клиента на указанную сумму.
- Автоматизация для СБП: При оплате через СБП (QR-код) документ Эквайринговая операция может создаваться автоматически после успешного платежа.
Преимущества подхода:
- Своевременный учет выручки: Выручка отражается в день продажи, а не в день поступления денег на счет.
- Контроль за движением денег: На счете 57.03 видно, сколько средств уже оплачено клиентами, но еще не зачислено банком.
- Основа для сверки: Этот документ будет основой для последующей сверки с банковской выпиской или отчетом банка по эквайрингу.
Решение и рекомендации
- Создавайте документ сразу после оплаты: Либо вручную в разделе Казначейство – Эквайринг, либо автоматически на основании чека.
- Сверяйте с кассовой сменой: Сумма всех эквайринговых операций за день должна соответствовать Z-отчету терминала.
- Используйте для возвратов: Для возврата оплаты картой создается аналогичный документ, но с видом операции Возврат оплаты клиенту.
Итог простыми словами
Документ «Эквайринговая операция» — это ваша расписка от банка. Когда клиент платит картой, вы не получаете деньги на руки, но банк говорит: «Все в порядке, деньги заморожены на карте клиента, через день-два мы их зачислим вам за вычетом комиссии». Вы фиксируете эту «расписку» в 1С, чтобы помнить, что эти деньги уже ваши, но еще в пути.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Ежедневное отражение оплат по картам
Ситуация: За день через терминал прошло 15 операций на общую сумму 75 000 руб.
Решение: В конце дня кассир или бухгалтер создает один документ Эквайринговая операция на общую сумму 75 000 руб. (либо несколько, если нужна детализация). Указывается договор эквайринга и терминал.
Результат: В учете отражена выручка за день, сформирована задолженность банка перед компанией на сумму 75 000 руб. по счету 57.03.