Кажется, схема проста: сотрудник заболел, врач открыл электронный листок нетрудоспособности, СФР всё увидел, компания оплатила первые три дня – дальше платит фонд. На практике всё совсем не так гладко.
Делимся полезным и удобным чек-листом по работе с больничными, его можно получить по этой ссылке - https://t.me/runo_buhuchet_bot
Бухгалтеры сталкиваются с задержками информации из СФР, запутанными продолжениями больничных, спорными случаями с увольнениями и приемом на работу, совместительством и работой во время болезни. Сотрудники требуют «срочно заплатить», руководитель торопит, фонд молчит, а ответственность за ошибку – на бухгалтерии.
Разберём, как сегодня правильно считать и платить больничные, чтобы не получить претензии от СФР и не потерять деньги компании. И параллельно посмотрим, где именно прячутся те самые «минные поля», из-за которых у главбуха портится и ЕНС, и отношения с персоналом.
Главное правило: платим только после закрытия больничного
По действующим правилам СФР сначала должен зафиксировать страховой случай, обработать электронный листок нетрудоспособности, передать данные работодателю – и только после этого организация имеет право назначать пособие.
То есть оплата больничного авансом или «по словам сотрудника» – прямой риск. Даже если работник вышел на работу, уверяет, что ЭЛН закрыт, а врач «просто не успел отправить данные», бухгалтеру нельзя опираться на устные обещания.
Представим ситуацию:
- сотрудник болел 10 календарных дней;
- средний дневной заработок – 2 000 ₽;
- стаж более 8 лет – оплата 100 %.
Фонд ещё не прислал информацию о закрытии ЭЛН, а работник уже на рабочем месте и просит деньги: «Мне надо платить ипотеку, давайте хотя бы часть».
Если бухгалтер начислит пособие «на доверии», а потом выяснится, что больничный продлён, исправлять придётся всё: перерасчёты, уточнённые сведения в СФР, недовольство сотрудника, а иногда и претензии проверяющих. Гораздо безопаснее подать в СФР исходящее сообщение о страховом случае и дождаться официального статуса листка.
Кто платит первые три дня и что делать с «новичками»
По общему правилу:
- первые три дня болезни самого работника оплачивает компания;
- все последующие дни – СФР напрямую сотруднику;
- если болеет ребёнок или другой член семьи – весь больничный платит фонд;
- при профзаболевании или травме на производстве также 100 % расходов несёт СФР.
Проблемы начинаются, когда болезнь «накладывается» на смену работы.
Сотрудник заболел в первый день работы
Классическая боль кадровика и бухгалтера: вчера подписали трудовой договор, сегодня человек открывает больничный.
Закон здесь жёсткий: если сотрудник уже принят в штат и приступил к работе, именно новый работодатель обязан оплатить первые три дня, а СФР – остальное. Причем в расчёт берутся доходы за два предыдущих года по всем местам работы, в том числе по предыдущему работодателю.
То, что в вашей компании он ещё не успел получить ни рубля, роли не играет. СФР сам подтянет сведения о заработке из других страхователей.
Если человек заболел до фактического выхода на работу
Другая ситуация: трудовой договор подписан, вышел приказ, но в первый рабочий день человек на работу не явился – получен ЭЛН.
Пока он не приступил к труду, за пособием он идёт к предыдущему работодателю. Вашу компанию это пособие не касается. По сути, трудовые отношения ещё не стартовали.
Больничный после увольнения: когда платит бывший работодатель
Отдельная тема – заболевание после увольнения. Если человек заболел в течение 30 календарных дней после расторжения договора, у него появляется право на пособие. И здесь бывший работодатель должен включиться в процесс.
Но на практике перепутать обязанности очень легко.
Представим пример.
Сотрудник уволился 31 мая, 10 июня уже выходит на новое место работы, а 15 июня открывает больничный.
- Новый работодатель, видя, что работник уже принят и приступил к работе, назначает пособие.
- СФР, ориентируясь на дату увольнения, параллельно запрашивает данные у старой компании – и по ошибке тоже начисляет пособие из расчёта прошлых доходов.
В итоге возникает двойная выплата, фонд требует вернуть «лишние» деньги с бывшей компании – а она даже не знала, что сотрудник уже устроился к другому работодателю.
Судебная практика показывает, что компания может защититься, если честно сообщила фонду всё, что знала: дату увольнения, суммы дохода, отсутствие сведений о новом месте работы. Вся информация о трудовой истории физлица есть у самого СФР – требовать от работодателя «угадывать» это неправомерно.
Но чтобы не доводить до споров, бухгалтеру полезно уточнять у экс-сотрудника, не устроился ли он уже к другому работодателю. Это не обязанность, но хороший превентивный шаг.
Продолжения больничных: где заканчивается зона ответственности компании
При длительной болезни медицинская организация открывает продолжения к первоначальному ЭЛН. Работник получает несколько номеров листков, но по сути это один непрерывный страховой случай.
Важно понимать:
- все последующие дни, в том числе по продолжениям, оплачивает СФР.
Например, сотрудник болеет почти месяц:
- первый ЭЛН – с 1 по 10 марта;
- продолжение – с 11 по 20 марта;
- ещё одно продолжение – с 21 по 28 марта.
Компания оплачивает только 1–3 марта, остальное время фонд перечисляет работнику напрямую.
Но если ситуация меняется, и основания для больничных разные, ответственность тоже делится.
Пример.
До 10 апреля сотрудник ухаживал за ребёнком – ЭЛН по уходу полностью оплачивает СФР. С 11 апреля он сам заболел и открыл новый листок уже на себя. Теперь первые три дня нового больничного – 11–13 апреля – обязан оплатить работодатель.
Можно ли работать на больничном и что с выплатами
Самая конфликтная зона – работа во время больничного.
С точки зрения закона, больничное пособие – это компенсация утраченного заработка. Если работник фактически трудится, он ничего не теряет, значит, платить ему одновременно и зарплату, и пособие нельзя.
Когда сотрудник трудится в своей компании
Если бухгалтер знает, что работник вышел в офис или продолжает выполнять задачи удалённо, за эти дни нужно начислить только зарплату, а в сведениях в СФР указать, что пособие за период работы «не требуется».
Иначе фонд, получив данные о фактически отработанном времени (по табелю, начисленной зарплате, электронным следам), потребует вернуть неправомерно выплаченное пособие.
Совместительство и «скрытая» работа
Отдельная головная боль – сотрудники, которые работают у нескольких работодателей. СФР считает, что врач освобождает человека от всех видов трудовой деятельности, а не только по одному месту работы.
Если работник на основном месте оформил больничный, а по совместительству продолжает трудиться и получает зарплату, фонд может признать пособие необоснованным и потребовать его вернуть.
Бывает, что работодатель по основному месту понятия не имеет, что сотрудник работает где-то ещё. В такой ситуации суды часто встают на сторону компании: она не могла контролировать другую занятость человека, а значит, не виновата в переплате. Но всё равно это нервы, пояснения и риск проверок.
Как считается больничное: живые цифры, а не сухая формула
Чтобы сотрудник понял, почему получил именно такую сумму, бухгалтеру полезно объяснять расчёт на простых примерах.
Основная формула:
- Берутся доходы за два предшествующих календарных года, облагаемые страховыми взносами.
- Складываются и делятся на 730 дней – получается средний дневной заработок.
- Средний дневной умножается на количество дней по больничному и на процент в зависимости от страхового стажа:
- стаж более 8 лет – 100 %;
- от 5 до 8 лет – 80 %;
- менее 5 лет – 60 %.
Пример.
Сотрудник с общим стажем 6 лет заболел на 8 календарных дней. За два предыдущих года его облагаемый доход составил 1 200 000 ₽.
1 200 000 ₽ / 730 = 1 643,84 ₽ – средний дневной заработок.
Право на 80 % оплаты: 1 643,84 × 80 % = 1 315,07 ₽.
Пособие за 8 дней: 1 315,07 × 8 = 10 520,56 ₽.
Из них:
- первые три дня – за счёт работодателя: 1 315,07 × 3 = 3 945,21 ₽;
- остальные пять дней – за счёт СФР: 1 315,07 × 5 = 6 575,35 ₽.
Когда бухгалтер показывает человеку такой расчёт, исчезают вечные вопросы: «А почему так мало?», «Мне же обещали больше», «Соседу заплатили по-другому».
Типичные конфликты с СФР и как их предупредить
Практика последних лет показала: фонд всё чаще оспаривает выплаты и требует вернуть пособия, которые, по его мнению, назначены неправильно.
Среди типичных причин:
- оплата больничного до официального закрытия ЭЛН;
- начисление пособия, хотя работник фактически трудился (по совместительству или дистанционно);
- двойные выплаты по спорным ситуациям с увольнениями и новыми работодателями;
- ошибки в указании периода, основания больничного, страхового стажа.
Чтобы не попадать в эти истории, бухгалтеру важно выстроить свою внутреннюю «памятку по больничным» – как для себя, так и для сотрудников:
- фиксировать все спорные моменты документально: заявления работника, переписку, служебные записки;
- не торопиться с выплатами до получения информации из фонда, даже если на вас «давят»;
- проверять данные об увольнениях и новых местах работы, когда речь идёт об «переходных» больничных.
Почему главбуху выгодно разобраться в больничных «от и до»
Ошибки в больничных – это не только конфликт с СФР. Это ещё и:
- перекошенная зарплатная ведомость;
- лишние движения по ЕНС;
- риск претензий со стороны сотрудников («мне недоплатили»);
- ухудшение репутации компании как работодателя.
Сегодня на рынке труда люди внимательно смотрят, как работодатель относится к их болезни. Если бухгалтерия работает чётко, а объяснения прозрачны, это создаёт компании плюс в карму. Если каждое пособие превращается в нервотрёпку, от этого страдают и руководитель, и бренд работодателя.
Как углубить тему и перестать бояться СФР
Если вы чувствуете, что:
- затрудняетесь в сложных больничных ситуациях: совместительство, переходы между работодателями, длительные болезни, декреты;
- боитесь запросов СФР и не до конца уверены в правильности расчётов;
- хотите системно выстроить работу с больничными, зарплатой и страховыми взносами,
то стоит пойти дальше, чем просто прочитать статью.
Если хотите, чтобы больничные перестали быть «страшилкой» и превратились в управляемый участок учёта – переходите на сайт Образовательного центра РУНО и записывайтесь на наши курсы.