Вопрос пользователя: «Как происходит автоматический зачет авансов в режиме «Аванс по заказам, долг по накладным»?»
Суть проблемы
При предоплатных заказах с частичными отгрузками сложно вручную отслеживать, какая часть аванса уже списана, а какая — еще «лежит» на заказе. Нужен механизм, который бы автоматически, при отгрузке, переносил соответствующую часть аванса с заказа на конкретную накладную, формируя корректный долг клиента.
Что может 1С ERP?
В режиме «Аванс по заказам, долг по накладным» система выполняет автоматический зачет при проведении накладной:
- Определение суммы для зачета: Сумма рассчитывается в зависимости от ситуации:
Если на заказе есть неиспользованный аванс: В накладную переносится сумма, равная проценту предоплаты из графика оплаты заказа, от суммы этой накладной.
Если аванс больше планового: В накладную попадает сумма, пропорциональная доле этой накладной в общей сумме заказа.
Если аванс меньше планового: В накладную попадает не больше планового процента от ее суммы. - Выбор платежного документа: Конкретные платежные документы (какой именно платеж списывается) подбираются автоматически по принципу ФИФО (первый пришел — первый ушел).
- Формирование долга: После зачета аванса оставшаяся сумма накладной формирует задолженность клиента уже по самой этой накладной (объекту расчетов).
Решение и рекомендации
- Правильно настройте график в заказе: В заказе должен быть задан предоплатный этап с контролем «Оплата до отгрузки». Без этого автоматический перенос не сработает.
- Контролируйте остатки авансов: Следите за остатком аванса на заказе. Он должен постепенно уменьшаться с каждой отгрузкой.
- Используйте отчеты: Отчет «Состояние выполнения» по заказу наглядно покажет, сколько аванса получено, сколько списано на отгруженное и сколько осталось.
Итог простыми словами
Представьте, что клиент дал вам 1000 рублей в качестве предоплаты за пирог, который вы будете печь и отдавать кусками. Вы отрезали первый кусок на 300 рублей. 1С в этот момент автоматически «перекладывает» 300 рублей из стопки «аванс за весь пирог» в карман «оплата за этот конкретный кусок». Оставшиеся 700 рублей еще лежат в авансе, а клиент уже должен вам 0 рублей за полученный кусок. Все честно.
Типичные сценарии использования
Сценарий 1: Поставка товара частями
Ситуация: Заказ на 100 000 руб. с 50% предоплатой. Первая отгрузка на 30 000 руб.
Решение: При проведении накладной на 30 000 система автоматически спишет с аванса заказа 15 000 руб. (50% от 30 000). На заказе останется аванс 35 000 руб., а по накладной возникнет долг клиента 15 000 руб.
Сценарий 2: Отгрузка сверх планового аванса
Ситуация: Клиент внес аванс 60 000 на заказ в 100 000 руб. (плановый аванс 50%). Первая отгрузка на 40 000 руб.
Решение: Так как аванс (60 000) больше планового процента от суммы заказа (50 000), в накладную будет перенесена сумма пропорционально ее доле: (40 000 / 100 000) * 60 000 = 24 000 руб. Остаток долга по накладной — 16 000 руб.