Как одна ошибка в счёте-фактуре может стоить компании сотни тысяч рублей — реальный разбор

Большинство бухгалтерских ошибок не фатальны: где-то поставили не ту дату, где-то забыли печать (если ещё работаете с бумагой), где-то указали лишний ноль.

Но есть документ, ошибка в котором может ударить по компании так, что последствия ощущаются месяцами.

Это счёт-фактура.

Одна ошибка — и компания может:

• потерять вычет НДС,
• получить требование пояснений,
• попасть на штрафы,
• задержать закрытие месяца,
• поссориться с контрагентом.

Разберём реальный, типичный кейс — и объясним, почему ЭДО практически исключает такие ситуации.

1. Одна неверная цифра = отказ в вычете НДС

Одна из самых распространённых ошибок:

неверный ИНН, КПП или сумма.

Пример:

Компания получает счёт-фактуру на сумму 1 280 000 ₽.

Из-за человеческого фактора бухгалтер поставила в документе:

• сумму НДС неверно,
• один ноль пропущен,
• ИНН контрагента указан с ошибкой.

В итоге:

• ФНС не может автоматически сопоставить документ,
• система выдаёт несоответствие,
• вычет блокируется.

Компания теряет 230 400 ₽, пока ошибка исправляется.

2. Дубликат счёта-фактуры = подозрительная операция

Когда процессы бумажные, часто возникают ситуации:

• документ отправили дважды,
• бухгалтер загрузил дубликат,
• присвоен неверный номер,
• сбита сквозная нумерация.

Для ФНС это повод:

• запросить пояснения,
• отправить на камеральную проверку,
• задержать возврат НДС.

Иногда компания «висит» с НДС месяцами из-за одной неправильно пронумерованной бумаги.

3. Ошибки в дате подписания вызывают цепочку проблем

Расхождение дат:

• дата составления одна,
• дата подписания другая,
• дата в учёте третья.

В бумажном документообороте такое происходит постоянно.

ФНС воспринимает это как основание для проверки:

• документ могли подписать задним числом,
• дата коррекции не соответствует периоду,
• возможно нарушение налогового законодательства.

4. Проблема №1: человеческий фактор

Счёт-фактура — документ с множеством полей:

• ИНН,
• КПП,
• адрес,
• ставка НДС,
• сумма НДС,
• признак способа оплаты,
• данные продавца/покупателя,
• номер и дата документа.

Любая из этих строчек — потенциальная точка ошибки.

И если компания работает с бумажными документами, риск возрастает многократно.

5. Как ЭДО почти полностью исключает такие ошибки

✔ 1. Автоматическая проверка полей

Нельзя отправить документ с неверным форматом или пустыми обязательными полями.

✔ 2. Автоматическое заполнение реквизитов

ИНН, КПП, адреса — подставляются из профиля контрагента.

✔ 3. Исключение дублирования

В Диадоке документ не может быть создан под тем же номером, что и предыдущий.

✔ 4. Прозрачная дата подписания

Фиксируется автоматически, подделать нельзя.

✔ 5. Быстрая корректировка без риска потери документа

Не нужно пересылать исправленный вариант по почте.

✔ 6. Единый формат счёта-фактуры, утверждённый ФНС

Система сверяет структуру и формат автоматически.

6. Реальный мини-кейс

У компании были многомесячные проблемы с НДС:

ФНС регулярно запрашивала пояснения, блокировала вычеты.

После перехода на ЭДО через Контур.Диадок:

• количество ошибок снизилось на 90%;
• требования от ФНС почти исчезли;
• закрытие периода ускорилось на 30%;
• бухгалтеры перестали вручную проверять формат каждого документа.

Это один из самых частых сценариев — и причина, почему ЭДО так быстро окупается.

Итог

Счёт-фактура — документ, в котором нет права на ошибку.

Любая неточность может стоить компании:

• сотен тысяч рублей,
• времени сотрудников,
• заморозки НДС,
• проблем с налоговой.

ЭДО убирает человеческий фактор, автоматизирует проверки и делает работу бухгалтерии безопасной и предсказуемой.

Контур.Диадок — один из самых надёжных инструментов для работы со счётами-фактурами без ошибок.