Три скрытые расходы из-за бумажного документооборота, о которых компании даже не подозревают

Большинство руководителей уверены, что бумажный документооборот — это бюджетно.

Ну что там: бумага, принтер, курьер пару раз в неделю.

Копейки.

Но на самом деле расходы на бумагу — одна из тех категорий, где компания теряет деньги тихо, системно и очень много. Причём настолько много, что после перехода на ЭДО практически все говорят одно и то же:

«Мы даже не представляли, что бумага обходится нам так дорого».

Разберём три скрытые статьи затрат, которые съедают деньги бизнеса ежедневно.

1. Время сотрудников — самая дорогая скрытая потеря

Когда говорят «бумага», забывают о главном:

кто-то должен её:

• распечатать,
• подписать,
• собрать,
• передать,
• зарегистрировать,
• найти,
• перепечатать,
• исправить.

Бухгалтер, менеджер, юрист — это квалифицированные сотрудники, зарплаты которых стоят десятки тысяч рублей.

Если каждый из них тратит по 30–60 минут в день на бумагу, в месяц это превращается в:

• 30–50 часов потерянного рабочего времени,
• задержки в закрытии месяцев,
• замедление расчётов,
• неэффективность отделов.

ЭДО убирает эти затраты полностью:

• документы приходят мгновенно,
• данные уже проверены,
• ничего не нужно переносить вручную.

Время сотрудников начинает идти туда, куда нужно — в работу, а не в бумажный хаос.

2. Непрямые расходы на бумагу растут незаметно — но агрессивно

Большинство компаний считают только видимые затраты:

• пачка бумаги,
• картриджи,
• курьер.

Но забывают о скрытых расходах:

• обслуживание принтеров,
• ремонт техники,
• хранение архива,
• аренда комнаты под документы,
• мебель для хранения,
• уничтожение документов.

Добавьте к этому:

• повторную печать,
• исправления,
• пересылку оригиналов.

И получится сумма, которая легко достигает от 200 000 до 1 500 000 рублей в год, в зависимости от масштаба компании.

ЭДО сокращает эти расходы до минимальных.

3. Ошибки в бумажных документах стоят бизнесу больше всего

Самая дорогая статья затрат — не бумага.

А последствия ошибок:

• неверная сумма;
• неправильный НДС;
• неполный документ;
• неправильная дата;
• ошибочный ИНН;
• потерянный оригинал;
• два разных экземпляра одного документа.

Это приводит к:

• требованию пояснений от ФНС,
• отказу в вычете НДС,
• штрафам,
• затяжке оплаты от контрагентов,
• конфликтам,
• двойной работе сотрудников.

ЭДО устраняет эти ошибки:

• формат проверяется автоматически,
• документы невозможно потерять,
• реквизиты подставляются корректно,
• дублирование исключено.

Компании экономят не просто время — они экономят нервы, деньги и репутацию.

Почему компании не видят эти расходы?

Потому что они распределены тонким слоем по всей компании.

Бумага — это не один большой расход.

Это сотни маленьких трат, которые незаметно превращаются в крупную сумму.

Только после перехода на ЭДО становится понятно:

• насколько легче стало работать,
• насколько меньше ошибок,
• насколько быстрее закрывается месяц,
• насколько дешевле стал документооборот.

Как ЭДО решает проблему

ЭДО убирает 90% бумажных процессов:

• документы приходят мгновенно;
• ничего не нужно искать;
• не нужно печатать;
• не нужно ждать курьера;
• не нужно править ошибки;
• не нужно вручную сверять данные.

Система делает всё автоматически.

Почему это можно внедрить уже на этой неделе

Переход на ЭДО через Контур.Диадок:

• занимает 1–5 дней,
• требует минимального обучения,
• не мешает текущим процессам,
• позволяет подключить контрагентов по приглашению.

После первой недели работы сотрудники уже не хотят возвращаться к бумаге.

Итог

Бумажный документооборот кажется дешёвым.

Но на самом деле это:

• потеря времени,
• потеря денег,
• потеря эффективности.

ЭДО — способ избавиться от десятков скрытых расходов, которые годами тормозят развитие бизнеса.

Контур.Диадок делает переход простым, быстрым и экономически выгодным.