Годовая премия - форма стимулирования работников, призванная отметить их вклад в достижение целей и результатов за год. Выплата регулируется ЛНА, определяющими премирование и оценку вклада. Основание - приказ руководства, фиксирующий решение о поощрении. Оно подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Мы рассмотрим начисление годовой премии в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Но сначала справка
По закону нет ограничений по размеру премии, поэтому компания вправе определять величину, будь то фиксированная сумма/процент от зарплаты. Дата получения - день выплаты или перевода, включая передачу третьим лицам по поручению (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Налог удерживается при выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а быть перечислен должен в срок, установленный п. 6 ст. 226 НК РФ. Премии – расход на оплату труда, учитывающиеся при расчете налоговой базы (пп. 2 ст. 255 НК РФ).
Начисление/расчет премии за год % заработка при расчете за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» (выплата с зарплатой)
Настройка вида начисления. При настройке («Главное» - «Функции тех. специалиста» - «Обработки» - «Настройка») можно выбрать начисление премии за год, выбрав расчет процентом от заработка и установив, что премия начисляется при расчете зарплаты за месяц. Это позволит подготовить параметры в разделе «Настройка» - «Начисления», где создается начисление «Премия за год (процентом)».
Важно настроить тип расчетов и механизм выбора суммы для вычисления премии. На закладке «Основное» раздела «Назначение и порядок расчета» устанавливается выполнение начисления при наличии показателя (% премии), вводимого отдельно. Формула: ПроцентГодовойПремии / 100 * РасчетнаяБаза. ПроцентГодовойПремии - величина процентов премии, введенная в документе. РасчетнаяБаза - суммарный доход за расчетный период.
На закладке «Расчет базы», определите период расчета, базовые начисления, способ включения премий в фонд оплаты труда, что определяет распределение фонда из уровня зарплаты. Важно учитывать особенности расчета, когда работник в отпуске и нет рабочих дней (праздники): 1С позволяет регулировать включение премии в средний заработок. Закладки «Зависимости», «Средний заработок», «Налоги, взносы, бухучет» позволяют настроить обработку премии в рамках БУ и налогового администрирования. Присвоение категории дохода для НДФЛ (2002) гарантирует отражение премии в отчете.
Расчет и начисление годовой премии процентом от заработка. Назначение годовой премии в виде процента, проходит через внесение показателя перед итоговым расчетом. Его регистрация проводится документом «Ввод процента годовой премии». Перейдите в раздел «Зарплата» - «Данные для расчета зарплаты» и создайте документ кнопкой «Создать» - «Ввод процента годовой премии». Укажите: месяц (период, когда процент будет учтен при расчете зарплаты), дату (день регистрации документа в базе), организация (название компании, работники которой получат премию, если их несколько, укажите нужную), подразделение (выберите подразделение, работники которого получат премию или оставьте поле пустым).
Нажмите «Заполнить сотрудников», чтобы добавить работников в таблицу. Можно заполнить вручную кнопками «Добавить» или «Подбор». Напротив фамилий укажите процент, применимый именно к этому работнику. Кнопка «Провести и закрыть» сохранит изменения.
Расчет и начисление производятся позже при подготовке зарплаты за последний месяц года через создание документа «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» - «Все начисления») при итоговом расчете зарплаты за месяц. Тут выполняются расчеты премий, а налоги подлежат исчислению на дату выплаты, из поля «Планируемая дата выплаты. Премия включается в сумму выплаты вместе с зарплатой, и налоговый агент обязан удержать НДФЛ на дату выплаты. После оформления платежного документа 1С рассчитывает налог для уплаты в бюджет.
Начисление/расчет премии за год % заработка в межрасчетный период документом «Премия» (выплата в межрасчетный период)
Настройка вида начисления. Для годовой премии в межрасчетный период (не совпадает с расчетом зарплаты) есть функция начисления премии через документ «Премия». Если ранее в настройке («Главное» - «Функции тех. специалиста» - «Обработки» - «Настройка») был установлен флаг «Начисляется годовая премия», а расчет осуществлялся процентом от заработка и предполагалось начисление в межрасчетный период, то в подразделе «Настройка» - «Начисления» создан вид начисления «Премия за год (процентом)». Если это ранее не производилось и возникла потребность внести доп. премию, создайте новый вид.
Настройка вида начисления аналогична первому примеру, но есть отличия. На закладке «Основное» в поле «Начисление выполняется» выберите «По отдельному документу». Премия начисляется документом «Премия»: не включена в регулярный расчет зарплат. В поле «Периодичность начисления» отметьте, надо ли отслеживать частоту начисления премии и как это осуществлять.
На закладке «Расчет базы» укажите интервал, за который будут учитываться базовые начисления для расчета премии. Важно: если начисление создается по отдельному документу, поля «Текущий год» и др. будут недоступны, так как это может привести к неверному учету показателей, не зарегистрированных на текущий момент. Выберите базовые начисления, которые войдут в расчет, через подбор на закладе. Сформируйте документ «Премия», заполните данные и проведите начисления.
Расчет и начисление годовой премии процентом от заработка. В документе «Премия» в поле «Месяц» укажите месяц, когда происходит начисление. В поле «Дата» внесите день регистрации документа в базе (будет фигурировать в печати приказа). В поле «Организация» подставляется компания, но, если в базе их несколько, выберите нужную. Поле «Подразделение» доступно, если расчет/выплата зарплаты проводится по каждому подразделению (задается в разделе «Настройка» - «Расчет зарплаты»). Выберите вид «Премия за год (процентом)» в поле «Вид премии».
Укажите подразделения и работников, которым полагается премия, заполнив таблицу кнопкой «Подбор»/«Добавить». Колонка «Процент премии» нужна для ввода процента для каждого работника. Сумма рассчитывается на основании процента и баз расчета (сумма заработка за предшествующий год). Сумму к выплате (за вычетом налоговых удержаний) можно увидеть в таблице. Есть отдельное поле «Мотив поощрения» для обоснования премии: фиксируется в приказе о награждении. Можно исправить способ отражения премии в БУ путем задания конкретных счетов и аналитики.
Премия может быть выплачена тремя способами: вместе с зарплатой, авансом и в межрасчетный период (влияет на дальнейшие шаги обработки документа и расчета налога). «В межрасчетный период» активирует колонку «Удержания», позволяющую включить стандартные налоговые удержания, назначенные работнику. Можно опцию отключить, сняв флаг, если надо выплатить сумму, а удержания осуществить позже.
При оформлении документа заполняется поля (ФИО руководителя, должность…) на основании настроек в карточке компании, упрощающих оформление бумаг. После формирования, нажмите «Провести и закрыть» и документ отразится в реестре начислений. Есть выплата и с оформлением платежных документов (ведомостей).
Начисление/расчет премии за год % от заработка в конкретном месяце документом «Начисление зарплаты и взносов» (выплата с зарплатой)
Настройка вида начисления. Годовая премия в виде процента от заработка, может начисляться в определенном месяце вместе с зарплатой. Она оформляется документом «Начисление зарплаты и взносов». Если при настройке отмечено, что принято ежегодное премирование, рассчитанное процентом от заработка, и выбрано, что производится в одном и том же месяце ежегодно, в плане видов начислений («Настройка» - «Начисления») есть вид «Премия за год (процентом)».
Настройка вида начисления аналогична первому примеру, но есть отличия. На закладке «Основное» убедитесь, что премия начисляется в выбранном месяце, отметив пункт в параметре «Начисление выполняется». Во вкладке «Расчет базы» задайте промежуток, по итогам которого оцениваются достижения работников и происходит расчет суммы для премии. В разделе «Базовые начисления» добавьте типы начислений, которые влияют на расчет премии, использовав кнопку «Подбор».
Расчет и начисление премии по итогам работы за год процентом от заработка. Премию за год, начисляемую как процент от заработка, можно назначить и изменить несколькими путями. Через документ кадрового учета: «Прием на работу»/«Кадровый перевод» (раздел «Кадры»). Путем изменений через раздел «Зарплата» - «Изменение оплаты сотрудников» с помощью документов «Назначение планового начисления», «Изменение плановых начислений»/«Изменение оплаты труда». Используя документ «Изменение мест работы», при активации опции «Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы» в настройке расчета зарплаты. Расчет и начисление премии происходят при закрытии расчетного периода месяца в документе «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Ежегодно она будет начисляться в одном и том же месяце, установленном при настройке.