В бизнесе чаще всего теряют деньги не из-за провалов продаж, а из-за того, что кто-то вовремя не оплатил. Клиент «забыл», менеджер «не проверил», а предприниматель обнаруживает дыру в оборотке только в конце месяца.
Но долг — это не случайность, а следствие отсутствия системы.
Хорошая новость: контролировать задолженности можно прямо в Google Таблицах, причём так, чтобы ничего не ускользнуло.
Сегодня разберём, как построить понятный и автоматизированный контроль долгов, даже если у вас десятки клиентов и сотни оплат.
Задолженность клиентов — это тихий убийца бизнеса.
В отличие от падения продаж, долг не заметен сразу. Он накапливается медленно, но неизбежно приводит к:
— кассовым разрывам;
— отсутствию денег на оборотку;
— зависанию проектов;
— необходимости брать кредиты или «влезать» в личные средства.
Но стоит настроить систему в Google Таблицах — и вы мгновенно видите:
кто должен, сколько, когда, что обещал оплатить, и где менеджеры затягивают работу.
🟦 Какие данные нужны для контроля долгов
Для прозрачной системы вам понадобится фиксировать:
- ФИО или название клиента
- Номер договора / заказа
- Что клиент купил
- Стоимость
- Внесённая сумма
- Дата следующего платежа
- Статус: оплачено / частично / просрочка
Но главное — формулы, которые автоматически считают задолженность и выделяют риски.
🟦 Пошаговая инструкция: как контролировать задолженности в Google Таблицах
Шаг 1. Создайте реестр клиентов
Лист «Клиенты» → основные данные, сумма договора, график оплат.
Шаг 2. Подключите фактические оплаты
Создайте лист «Платежи», где фиксируются все движения денег.
Шаг 3. Используйте VLOOKUP или XLOOKUP
Свяжите оплату с клиентом:
=VLOOKUP(A2; Платежи!A:F; 6; FALSE)
Так вы подтянете сумму всех оплат заказа.
Шаг 4. Добавьте вычисление задолженности
Простая формула:
=Сумма_договора - Сумма_оплат
Теперь долг всегда считается автоматически.
Шаг 5. Сделайте цветовую индикацию
Используйте «Условное форматирование»:
- красный — просрочка
- жёлтый — ближайший платеж
- зелёный — всё оплачено
Так вы видите риски мгновенно, без чтения строк.
Шаг 6. Постройте дашборд собственника
В нём должны быть:
- Общая задолженность
- Просрочка на сегодня
- ТОП-5 должников
- Будущие платежи на неделю
Это даёт предпринимателю реальный контроль.
🟦 Ошибки, которые приводят к потерям денег
❌ Вести платежи вручную в конце месяца
Опоздали на 10 дней — недосчитались оборотки.
❌ Держать данные в нескольких таблицах без связи
Менеджер отмечает оплату у себя, бухгалтер у себя — цифры не сходятся.
❌ Не фиксировать график платежей
Клиент обещает оплатить «на днях»... и забывает.
❌ Не вести историю оплат
Без истории невозможно доказать долг или рассчитать остаток.
❌ Нет автоматизации
Если нет формул и связей — система рушится после любого изменения.
🟦 Почему Google Таблицы — лучший инструмент для контроля долгов
Потому что они позволяют:
✔ автоматически связывать данные между листами
✔ строить сводные отчёты
✔ считать задолженности без ручного ввода
✔ вести историю оплат
✔ показывать просрочку в цветах
✔ создавать дашборды собственника
✔ обновлять данные для всей команды одновременно
Это дешевле любой CRM, гибче Excel и доступно с телефона в любой момент.
Контроль задолженностей — это не просто «учёт платежей». Это защита бизнеса от потерь, рисков и кассовых разрывов.
Если всё сделать правильно — ваша таблица сама покажет, где деньги зависли и кому нужно позвонить сегодня.
А когда система настроена грамотно, предприниматель перестаёт жить «в догонку» и начинает управлять финансами осознанно и уверенно.
🟦 Хотите такую же систему контроля задолженностей, но полностью автоматизированную?
Мы в Formula.Lab создаём готовые системы учёта, контроля, аналитики и дашборды в Google Таблицах, которые работают без ошибок и человеческого фактора.
📩 Запишитесь на консультацию в Telegram:
https://t.me/formula_lab_pro
🌐 Узнайте больше решений на сайте:
https://formula-lab.ru
Там вы найдёте десятки примеров, как автоматизация возвращает бизнесу деньги.