Мы регулярно видим, как даже крупные аптеки, дистрибьюторы и клиники допускают одну и ту же ошибку — принимают накладные в ГИС МТ без тщательной проверки. Сегодня делимся детальным кейсом, который хорошо показывает, чем это заканчивается.
«Один неверный ИНН → несколько миллионов “левых” остатков»
Один из наших клиентов получил от поставщика электронную накладную в ГИС МТ (Честный Знак). Поставщик по ошибке указал ИНН другой организации — отличался всего на одну цифру.
Что произошло дальше:
1. Получатель не заметил ошибку
Сотрудник, который отвечает за ГИС МТ (Честный Знак), просто увидел входящую накладную и нажал «Подтвердить», чтобы закрыть документы за день. Совпадение товаров, сумм и объёмов его не насторожило — «значит, это наша поставка».
2. Накладная была подтверждена
ГИС МТ (Честный Знак) не проверяет, что ИНН/КПП в документе точно совпадают с реквизитами получателя. Система разрешила провести документ.
3. На остатках появились большое количество единиц чужих товаров
В отчётах ГИС МТ (Честный Знак) у клиента внезапно появились товары:
- которые он никогда не получал,
- которые не числятся по бухгалтерии,
- которые реально принадлежат другой компании.
Какие угрозы возникли у клиента
Риск штрафов и претензий при проверках
По документам выходит, что компания получила товары, но не отразила их в продажах/списаниях.
Нереалистичные остатки
Чужие товары остаются у вас в обороте, система их “держит”, операции могут блокироваться.
Фиксация нарушения ПП №1556 и 61-ФЗ
Проверяющие в таких случаях задают простой вопрос:
«Почему у вас в ГИС МТ (Честный Знак) товары, которых фактически нет?»
И доказать обратное без аудита и корректных актов крайне сложно.
Возможные претензии от реального владельца товаров
Когда та компания попытается подтвердить приёмку — система сообщит, что товар уже принят другой организацией.
Почему такое происходит так часто
- 80% сотрудников подтверждают накладные «на автомате» - просто чтобы они "не висели".
- Нет сверки ИНН/КПП. Заказы присылают многие поставщики, и внимательность падает.
- Ошибки со стороны поставщиков — частое явление. Особенно когда у контрагента несколько юрлиц или филиалов.
- Системы не блокируют некорректный документ. ГИС МТ не проверяет, что ИНН точно ваш.
- Организации не ведут регулярный аудит. Из-за этого подобные ошибки могут обнаруживаться спустя месяцы.
