Ваша компания торжественно объявила о переходе на электронный документооборот (СЭД). Но что происходит на самом деле? Бухгалтер продолжает сканировать договоры на телефон, получая кривые и темные изображения с пальцами в кадре. Менеджер отправляет важные акты через личный мессенджер, а оригиналы сканов теряются в хаосе папок на его рабочем столе.
Проблема в том, что при внедрении СЭД часто забывают о главном – о качественном и стандартизированном «входе» бумажных документов в цифровую систему. Объясняем, почему компактное МФУ – это не просто принтер, а критически важный «шлюз» для оцифровки, без которого любой проект по переходу на «цифру» обречен на провал.
Почему сканер в телефоне и старый планшетник – путь в никуда
- Проблема №1: качество. Скан с телефона – это не документ, а картинка. Такой файл часто невозможно прикрепить к юридически значимому документообороту, а автоматическое распознавание текста (OCR) на нем не сработает. Это создает больше проблем, чем решает.
- Проблема №2: безопасность и порядок. Когда сотрудники используют личные устройства, файлы сохраняются где попало, пересылаются через незащищенные каналы и не имеют единой системы именования. Это прямой путь к утечке конфиденциальной информации и полному хаосу в цифровом архиве.
- Проблема №3: время. Попросите сотрудника отсканировать 50-страничный договор по одному листу на обычном планшетном сканере. Это займет у него не меньше получаса. Это время, за которое компания платит, но не получает никакого полезного результата.
Современное МФУ как «центр оцифровки»
Правильное МФУ – это не принтер со сканером, а специализированный инструмент для перевода бумаги в «цифру». Вот как это работает на примере Konica Minolta bizhub 4020i.
- Профессиональное сканирование. Главное оружие – автоподатчик документов (АПД). Вы кладете пачку из 50 листов, нажимаете одну кнопку и через пару минут получаете на почте единый, ровный и качественный PDF-файл.
- Автоматизация и порядок. Современные МФУ позволяют настроить сценарии для разных задач. Например, кнопка «Договоры» будет автоматически сканировать документ и отправлять его в сетевую папку, а кнопка «Счета» – напрямую на почту бухгалтеру. Это исключает человеческий фактор и гарантирует порядок.
- Безопасность и контроль. Сетевое МФУ является частью IT-инфраструктуры компании. Доступ к функциям сканирования можно разграничить, а все операции – отследить. Это обеспечивает полный контроль над документооборотом.
Успешный электронный документооборот начинается не с дорогого софта, а с правильной организации процессов. Компактное МФУ – это ваш первый и самый важный шаг к порядку в цифровых документах. Изучите возможности современных МФУ и начните свой переход на «цифру» правильно.