Вопрос пользователя: «Прочитал про смешанный тип расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным». Не могу понять, в чем его практический смысл?»
Суть проблемы
Часто встречается ситуация: клиент делает заказ на крупную сумму с предоплатой, а потом получает товар несколькими партиями (накладными). Нужно, чтобы аванс «лежал» на заказе и автоматически частями списывался на каждую отгрузку, но при этом задолженность за отгруженное учитывалась уже по каждой накладной. Ни «чистые» расчеты по заказам, ни по накладным не дают такой гибкости.
Что может 1С ERP?
Гибридная детализация «Аванс по заказам, долг по накладным» сочетает в себе особенности двух подходов:
- Авансы учитываются на заказах. Клиент вносит предоплату на весь заказ.
- Долг учитывается по накладным. После отгрузки каждой части заказа долг клиента возникает не по заказу в целом, а по конкретной накладной.
- Автоматический перенос аванса: При проведении накладной часть аванса с заказа автоматически переносится (зачитывается) на эту накладную. Размер переносимой суммы рассчитывается либо по проценту предоплаты из графика, либо пропорционально доле накладной в сумме заказа.
- Контроль на двух уровнях: Предоплата контролируется при проведении заказа, а отгрузка по накладной — при ее проведении.
Решение и рекомендации
- Идеально для крупных предоплатных заказов с частичными отгрузками: Например, поставка оборудования или товара большими партиями.
- Настройте график оплаты в заказе: В заказе должен быть задан предоплатный этап с контролем «Оплата до отгрузки». Без этого автоматический перенос аванса на накладные работать не будет.
- Поймите ограничение: Вы можете управлять тем, сколько аванса списать с заказа на накладную, но не можете выбрать, из какого конкретно платежа (платежного документа) эти деньги списать. Система выберет платежи по принципу ФИФО.
Итог простыми словами
Представьте, что вы сдали в кассу магазина 100% предоплату за большой телевизор (аванс на заказ). Потом магазин привозит его частями: сначала сам телевизор, потом неделей позже — ножку и пульт. Кассовый аппарат (1С) при выдаче каждой части автоматически списывает с вашего аванса соответствующую сумму, а в долговой книжке записывает, что вы уже получили телевизор и должны только ждать ножку. Удобно и для покупателя, и для магазина.
Типичные сценарии использования
Сценарий 1: Поставка строительных материалов
Ситуация: Подрядчик заказывает большую партию кирпича с 50% предоплатой. Поставка осуществляется 10 машинами в течение месяца.
Решение: Создается заказ с детализацией «Аванс по заказам, долг по накладным». После внесения аванса система разрешает отгрузку. При проведении каждой товарной накладной часть аванса списывается на нее. Подрядчик видит, сколько аванса уже использовано и за какие конкретно поставки у него образовался долг.
Сценарий 2: Продажа сложного оборудования с пусконаладкой
Ситуация: 70% оплаты — при заказе, 30% — после пусконаладки. Оборудование отгружается сразу, услуга пусконаладки оформляется отдельной накладной (актом) позже.
Решение: Аванс поступает на заказ. При отгрузке оборудования аванс частично списывается на эту накладную. Долг за оборудование фиксируется. После выполнения пусконаладки и оплаты остальных 30% они зачитываются против накладной на услугу.