Вопрос пользователя: «Сотрудник не вышел на работу и не предупредил. Как отметить это в 1С, чтобы не начислить ему зарплату и правильно учесть этот день в стаже для отпуска?»
Суть проблемы
Несанкционированное отсутствие сотрудника — это не просто «не отметил в табеле». Это событие, которое должно быть официально зарегистрировано, так как оно влечет за собой несколько последствий: 1) Отсутствие оплаты. 2) Возможное дисциплинарное взыскание. 3) Влияние на стаж для отпуска (дни прогула исключаются из стажа и сдвигают рабочий год).
Что может 1С ERP?
Для регистрации таких событий существует документ «Прогул, неявка». В нем можно зафиксировать разные виды неоплачиваемых отсутствий: собственно прогул (отсутствие без уважительной причины), неявку по невыясненным причинам (пока нет оправдательных документов), а также другие виды, которые можно добавить в настройках (например, «Отстранение от работы»). Ключевая функция документа — не только отметить время, но и юридически зафиксировать факт нарушения, что важно для кадрового делопроизводства.
Суть подхода:
- Специализированная регистрация: Отдельный документ, а не просто пометка в табеле, создает официальную запись о нарушении.
- Влияние на кадровый учет: Периоды прогула автоматически исключаются из стажа работы, дающего право на ежегодный отпуск, и продлевают рабочий год сотрудника (как и отпуск за свой счет свыше 14 дней).
- Гибкость учета: Можно регистрировать как полнодневные, так и внутрисменные прогулы (если включена соответствующая настройка).
- Последовательность действий: Рекомендуется сначала регистрировать отсутствие как «Неявку по невыясненной причине», а затем, если причина не подтвердилась, переоформлять документ на «Прогул».
Преимущества подхода:
- Правовая защита: Наличие оформленного в системе документа является основанием для невыплаты зарплаты и возможного применения дисциплинарного взыскания.
- Корректность расчетов: Автоматическое исключение дней прогула из отпускного стажа.
- Упорядоченность: Все случаи нарушений фиксируются в одном месте, их легко найти для анализа или отчетности.
Решение и рекомендации
- Создайте документ: Найдите и создайте документ «Прогул, неявка».
- Выберите вид и период: Выберите сотрудника, укажите дату (или период) отсутствия. Выберите вид: «Отсутствие по невыясненной причине» (если сотрудник пока не появился и не объяснился) или «Прогул» (если причина неуважительная и установлена).
- Проведите документ: После проведения в табеле за этот день автоматически появится отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам) или «ПР» (прогул), и зарплата за этот день начислена не будет.
- При поступлении объяснений: Если сотрудник принес оправдательный документ (например, больничный лист), необходимо удалить или отменить документ «Прогул, неявка» и зарегистрировать соответствующее оплачиваемое отсутствие (например, «Больничный лист»).
Итог простыми словами
Документ «Прогул, неявка» — это цифровой «акт об отсутствии». Вы составляете его, когда человек не на работе без предупреждения. Этим актом вы даете команду программе: «Не плати за этот день, и учти, что этот день не идет в зачет стажа для отпуска». Если потом выяснится, что причина была уважительной (заболел), вы просто аннулируете этот «акт» и составляете другой — «Больничный лист». Если нет — «акт» остается в силе как основание для выговора или увольнения.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Сотрудник Васильев не вышел на работу 10 октября и не отвечает на звонки. 11 октября он так и не появился.
Решение: 11 октября кадровик создает документ «Прогул, неявка» на Васильева с 10 октября, вид «Отсутствие по невыясненной причине». В табеле за 10 октября ставится «НН». 12 октября Васильев приносит больничный лист с 10 октября. Кадровик удаляет документ «Прогул, неявка» и вместо него оформляет «Больничный лист». Если бы Васильев не принес оправданий, документ можно было бы переоформить на вид «Прогул».