Вопрос пользователя: «Чем планируемая задолженность отличается от фактической и как это видно в 1С?»
Суть проблемы
Бухгалтеры и менеджеры часто путают две ситуации: когда контрагент уже должен нам деньги по отгруженному товару (фактический долг) и когда он только обязан заплатить в будущем по графику (планируемая задолженность). Это мешает точному прогнозированию денежных потоков, анализу просрочек и планированию финансов. Например, можно ошибочно посчитать, что клиент просрочил платеж, хотя срок оплаты ещё не наступил.
Что может 1С ERP?
Система автоматически разделяет два типа задолженности на основе документов и заданных планов.
- Фактическая задолженность возникает в момент перехода прав собственности (отгрузка/приемка) или движения денег (оплата). Она отражается сразу при проведении документа и видна на текущую дату как «наш долг» или «долг клиента/поставщика».
- Планируемая задолженность формируется на основе плановых дат и сумм, указанных в заказах, договорах или накладных. Это условные обязательства, которые станут фактическими только после наступления указанных событий (например, даты оплаты).
Решение и рекомендации
- Настройте плановые даты в документах: В заказах клиентов и поставщиков укажите график оплат и отгрузок. В накладных без заказов также можно указать плановую дату оплаты.
- Используйте отчеты для анализа: Отчеты «Задолженность клиентов по срокам» покажут и фактическую, и планируемую задолженность с детализацией по датам.
- Контролируйте просрочку: Система автоматически помечает просроченной ту часть долга, по которой плановая дата платежа прошла, а оплата не поступила.
Итог простыми словами
Представьте, что вы дали другу обещание вернуть деньги 15-го числа — это планируемая задолженность. А если 15-е наступило, а денег нет — это уже фактический просроченный долг. 1С ERP работает так же: следит за обещаниями (планами) и фиксирует факты. Это помогает не запутаться в том, что должно произойти, и что уже произошло.
Типичные сценарии использования
Сценарий 1: Анализ просрочки по заказу
Ситуация: Клиент должен заплатить по заказу двумя частями: 400 руб. к 15 августа и 600 руб. к 30 августа. На 16 августа оплаты нет.
Решение: 1С покажет, что 400 руб. — это просроченная фактическая задолженность, а 600 руб. — пока ещё планируемая (не просрочена). Это позволяет точечно напоминать клиенту именно о первом платеже.
Сценарий 2: Плановая задолженность при работе без заказов
Ситуация: Отгрузка оформлена без заказа, но в накладной указано, что оплата ожидается к 10 сентября.
Решение: До 10 сентября сумма будет отображаться как планируемая задолженность. После 10 сентября без оплаты — станет просроченной фактической задолженностью.