Представьте обычный рабочий день: важные задачи, срочные проекты, совещания. Тут приходит уведомление: «Подпишите новый внутренний документ». Никто не любит отвлекаться во время интенсивной работы. И вот сотрудник откладывает подписание, а между тем, сроки нарушаются и документы "зависают", что критично для ЛНА, приказов и других обязательных кадровых документов.
Как КЭДО решает эту проблему:
В EmplDocs есть функция «Обязательное подписание».
В любом ЛНА, приказе или соглашении можно включить функцию и указать время, в течение которого документ должен быть подписан, например, 24 часа с момента отправки:
◻️ Сроки подписания указывается в документе.
◻️ Распределение по адресатам: документ можно отправить конкретному сотруднику, отделу, всей компании.
◻️ Гарантия подписания: доступ к разделам Личного кабинета сотрудника временно ограничивается, пока не завершится подпись необходимого документа. Система напоминает об этом при входе в ЛКС.
Способ реакции сотрудника:
◻️ Можно отказаться от подписи с комментарием — это фиксируется в системе.
◻️ Можно подписать документ с помощью НЭП (универсальной электронной подписи).
Для отдела кадров такая функция позволяет:
☑️ не терять время на ручные напоминания и личное согласование с сотрудниками.
☑️ получать вовремя юридически значимое подтверждение ознакомления и подписи.
☑️ контролировать процесс и видеть статусы документов в системе, а сроки и сбор подписей — передать автоматизации.
Обязательное подписание в КЭДО становится частью рабочего процесса, а не дополнительной работой по сбору подписей.