Вопрос пользователя: «Клиент звонит и спрашивает, отгрузили мы его заказ или нет. Мне приходится звонить на склад. Потом он спрашивает про оплату — я звоню в бухгалтерию. Как самому в заказе увидеть актуальный статус: что отгружено, что оплачено, что в долгу?»
Суть проблемы
Менеджер по продажам выступает «связным» между клиентом, складом и бухгалтерией, тратя время на уточнение статусов. Нет оперативной единой картины по исполнению заказа, что снижает качество сервиса и создает нервозность.
Что может 1С ERP?
В рабочем месте «Заказы клиентов» и в карточке каждого заказа система в реальном времени отображает ключевые показатели выполнения: % оплаты, % отгрузки и % долга. Это достигается за счет автоматической связки заказа с документами реализации и платежами.
Суть подхода:
- Единый список заказов: В списке заказов для каждой строки есть колонки: «% оплаты», «% отгрузки», «% долга», «Текущее состояние» (например, «Ожидается оплата», «Готов к закрытию»).
- Автоматический расчет: Проценты рассчитываются системой на основе проведенных документов:
Отгрузка: Создаются документы «Реализация» на основании этого заказа. Система суммирует отгруженное количество и стоимость.
Оплата: Проводятся документы «Поступление денежных средств», привязанные к этому заказу. Система суммирует оплаченные суммы. - Детальный отчет: Двойной клик на статусе заказа открывает отчет «Состояние выполнения», где видна детальная информация: какие позиции и в каком количестве отгружены, какие платежи и когда поступили, есть ли просрочка по графику оплаты.
Преимущества подхода:
- Самообслуживание менеджера: Ответ на вопрос клиента — за 10 секунд, без звонков в другие отделы.
- Прозрачность для клиента: Менеджер может оперативно и точно информировать клиента.
- Контроль исполнения: Руководитель видит, по каким заказам есть задержки с отгрузкой или оплатой.
- Автоматическое закрытие: При 100% отгрузке и оплате система может автоматически переводить заказ в статус «Готов к закрытию».
Решение и рекомендации
- Научите менеджеров: Покажите, как пользоваться списком заказов и отчетом о состоянии.
- Внедрите процесс: Сделайте обязательным создание документов реализации и платежей именно на основании заказа, а не «вручную».
- Используйте для контроля: Руководитель отдела продаж может начинать день с просмотра списка заказов, сортируя его по проценту отгрузки или оплаты, чтобы выявлять проблемные.
Итог простыми словами
Карточка заказа в 1С — это «панель управления» по сделке. Как в приложении доставки еды, где видно: заказ принят, готовится, курьер выехал, доставлен. Здесь так же: видно, что по заказу №43 отгружено 100% товара, оплачено 70%, долг 30% (ожидается платеж 13 апреля). Менеджеру не нужно никого дергать — вся информация перед глазами.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Ежедневные звонки от нетерпеливых клиентов.
- Ситуация: Клиент «Стройлогист» делает 5 заказов в неделю и регулярно звонит уточнить статус.
- Решение: Менеджер, видя входящий звонок, открывает список заказов этого клиента. За 3 секунды он видит: по заказу №101 отгружено 100%, оплачено 50%. По заказу №102 — отгружено 30% (ожидается допоставка завтра).
- Результат: Менеджер дает клиенту точный и оперативный ответ: «Иван Иваныч, по 101-му все отгрузили, ждем вторую часть оплаты до 13-го. По 102-му половина уже в пути, остальное завтра отправим». Клиент доволен, менеджер экономит время, репутация компании растет.