Я запретил своей команде “тупить”. Пока не влез в их шкуру на один день. Теперь я знаю: тупит не команда. Тупит система, которую создал я сам.
Вы смотрите на дашборд и видите, что KPI по выполнению задач просели на 15%. Ваша рука тянется к кнопке «созвать планерку и устроить разнос». Стоп.
Владелец одной компании Владимир сделал иначе. В понедельник он, основатель компании с оборотом 200 млн в год, стал «новым стажёром» в отдел логистики. Его задача - выполнить три рабочих поручения. Его оборудование - ноутбук, телефон и доступ в корпоративные системы.
К вечеру этого дня я был в ярости. Но не на сотрудников. На себя. Потому что своими руками построил систему, в которой невозможно работать. Вот что я увидел.
1. «Смерть через согласование»: как простейшая задача обрастает 10 слоями бюрократии.
Задача Владимира №1: Заказать 10 упаковок офисной бумаги у утверждённого поставщика.
- Что должно было быть: Зайти на сайт - положить в корзину - оплатить картой - получить через день.
- Что было на самом деле:
Заявку нужно оформить в 1С.
Распечатать заявку и подписать у руководителя отдела.
Сканы подписанной заявки загрузить в старую CRM, где падает соединение.
Позвонить в бухгалтерию, чтобы они «увидели» заявку.
Дождаться, когда бухгалтер сформирует платёжное поручение.
Подписать его ЭЦП у финансового директора, который в командировке.
Отправить поставщику и следить, когда он увидит платёж.
Фактическое время задачи: 3 часа 40 минут условно дорогого рабочего времени.
Нормальное время задачи: 15 минут.
Потери на одной микрооперации: 3 часа 25 минут * стоимость часа работы.
Умножьте это на количество таких операций в день по всей компании.
2. «Информационный голод»: когда данные есть, но их нельзя найти, или они в 5 разных местах.
Задача Владимира №2: Уточнить условия хранения для одного специфичного товара.
- Его путь: Внутренний диск компании - папка в общем сетевом диске (300 файлов без названий) - переписка в общем рабочем чате (15 000 сообщений, поиск не помогает) - звонок коллеге, который в отпуске.
- Итог: Владимир потратил 1.5 часа, чтобы получить ответ, который знает один человек в компании. Он стал «узким местом» не потому, что жаждет власти, а потому что наша система хранения информации - это цифровой чердак, полный хлама.
3. «Гениальная мотивация»: KPI, который наказывает за скорость и поощряет имитацию.
Пытаясь выполнить задачи быстрее, я совершил «ошибку»: пошёл не по процессу, а самым логичным путём. Результат был достигнут в 5 раз быстрее. Но на совещании меня бы «разобрали» за нарушение регламента. Я осознал, что наша система наказывает за результат, достигнутый не по правилам, и поощряет медленное, но «правильное» бездействие.
Финансовый итог одного дня «под прикрытием»:
Давайте посчитаем только потери Владимира как «одного сотрудника»:
- Фактическая полезная работа: 1.5 часа.
- Работа на систему (согласования, поиск, ожидание): 6.5 часов.
- Его условный час работы как основателя: 10 000 (с учётом стоимости всех ресурсов).
За один день Владимир сжёг: 6.5 ч * 10 000 = 65 000.
А теперь умножьте это на количество сотрудников, которые каждый день работают не на бизнес, а на преодоление барьеров бизнеса.
Что Владимир изменил на следующий день. «Протокол спасательной операции»:
- Убил 50% правил. Если процесс требует больше согласований, чем действий, - он упраздняется. Право подписи на типовые закупки до 50 000 передано линейным руководителям.
- Создал «единый источник правды». Один чат для оперативки. Одна обновляемая гугл-таблица с ключевыми контактами и инструкциями. Всё остальное - архивируется.
- Пересмотрел KPI. Ввел метрику «Время от заявки до результата» для внутренних процессов. Теперь отделы мотивированы упрощать взаимодействие, а не охранять свои бастионы.
ХВАТИТ СТРОИТЬ ЛАБИРИНТЫ И ЗЛИТЬСЯ, ЧТО ВСЕ В НИХ БЛУЖДАЮТ МЕДЛЕННО. ВАША ЗАДАЧА — ПРОКЛАДЫВАТЬ ПРЯМЫЕ ДОРОГИ К ДЕНЬГАМ.
Вывод:
Вы можете годами инвестировать в «мотивационные тренинги» и программы лояльности. Но если ваш сотрудник тратит 70% дня на борьбу с созданной вами же системой — вы платите ему за эту борьбу. И проигрываете.
Проведите свой «день под прикрытием». Не как проверку, а как диагностику.
Пройдите по своим отделам. Узнайте, на что на самом деле тратится время вашей команды, и перестаньте финансировать внутреннюю войну с бюрократией ;)
Подписывайтесь на наш канал и будете в курсе современных тем и историй в HR https://dzen.ru/smartbee_consulting