Вопрос пользователя: «Мы выдали сотрудникам спецодежду и инструменты. Как нам вести их учет, чтобы контролировать, у кого что находится, и когда списывать?»
Суть проблемы
ТМЦ в эксплуатации (спецодежда, инструменты, инвентарь) не числятся на балансовых счетах, так как их стоимость сразу списана на расходы. Однако компания обязана контролировать их наличие и движение. Без автоматизированного учета невозможно отследить, какой объект у какого сотрудника, и вовремя его списать.
Что может 1С ERP?
Система предлагает подсистему «ТМЦ в эксплуатации», которая ведет количественный учет таких объектов в специальном регистре. Учет ведется в разрезе организации, подразделения, материально-ответственного лица (МОЛ) и уникальной партии передачи. Также поддерживается забалансовый учет на счетах МЦ.02-МЦ.04.
Решение и рекомендации
- Настройте «Категории эксплуатации»: Это ключевой справочник, где для каждого типа ТМЦ (например, «Инструменты», «Спецодежда») задаются параметры: срок эксплуатации, необходимость учета по инвентарным номерам и статья расходов для списания стоимости.
- Используйте правильные документы:
«Передача в эксплуатацию»: Для выдачи со склада сотруднику.
«Перемещение в эксплуатации»: Для передачи объекта между сотрудниками или подразделениями.
«Списание из эксплуатации»: Для утилизации испорченного или окончательно изношенного объекта.
Итог простыми слова
Учет ТМЦ в эксплуатации — это как электронная картотека библиотеки. Книги (инструменты) уже списаны в убыток (их стоимость учтена в расходах), но библиотекарь (программа) точно знает, кто какую книгу взял (МОЛ), и напоминает, когда ее пора вернуть (истечение срока эксплуатации).
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Выдача новой спецодежды.
Ситуация: Сотрудник отдела снабжения получил новую рабочую куртку.
Проблема: Нужно отразить выдачу и списать стоимость.
Решение: Оформить документ «Передача в эксплуатацию», выбрав номенклатуру (куртка), категорию («Спецодежда») и МОЛ.
Результат: Стоимость куртки списана на расходы, а ее количество отражено за балансом у указанного сотрудника. - Сценарий 2: Списание сломанного инструмента.
Ситуация: Электродрель вышла из строя и не подлежит ремонту.
Проблема: Нужно убрать ее из учета у сотрудника.
Решение: Оформить документ «Списание из эксплуатации», подобрав соответствующую партию дрели.
Результат: Дрель списана с забалансового учета.