Вопрос пользователя: «Мы провели инвентаризацию и обнаружили, что одного принтера нет, а ноутбук числится не на том сотруднике. Как оформить это в 1С?»
Суть проблемы
Инвентаризация – это не просто сверка списков. Ее результаты (излишки, недостачи, несоответствия данных) должны быть официально оформлены в системе, чтобы на их основании можно было сделать исправительные проводки: списать недостачу, оприходовать излишки или переместить объект.
Что может 1С ERP?
В 1С ERP инвентаризация оформляется одноименным документом «Инвентаризация ОС». Этот документ фиксирует расхождения и служит основанием для создания всех последующих документов по корректировке учета.
Суть подхода:
- Документ-основание: Документ «Инвентаризация ОС» сам не делает проводок, но на его основании можно создать все необходимые документы: «Принятие к учету ОС» (для излишков), «Списание ОС» (для недостач), «Перемещение ОС» (для смены МОЛ).
- Заполнение по остаткам: Данные о том, что должно быть по учету, можно автоматически заполнить в документе по данным системы.
- Ввод фактических данных: Вручную или с помощью ТСД (терминала сбора данных) вносятся данные, полученные в ходе фактической проверки.
- Связь с МОЛ: Инвентаризацию можно проводить по конкретному материально ответственному лицу (МОЛ) или по подразделению.
Решение и рекомендации
- Создайте инвентаризацию: Создайте документ «Инвентаризация ОС», укажите подразделение и МОЛ (если применимо).
- Заполните учетные данные: Нажмите кнопку «Заполнить по остаткам» – система внесет в таблицу все ОС, которые должны быть.
- Внесите факт: В колонке «Фактическое наличие» отметьте, что объект найден или не найден. Если найден, но у другого МОЛ, это тоже можно указать.
- Создайте документы-последствия: Для каждой строки с расхождением используйте кнопку «Создать на основании» и выберите нужный документ («Списание ОС» для недостачи, «Перемещение ОС» для смены МОЛ).
- Проведите итоговые документы: Проведенные документы-последствия и исправят учетные данные в системе.
Итог простыми словами
Документ «Инвентаризация ОС» – это протокол ревизионной комиссии. В нем лишь констатируют: «Принтера нет, а ноутбук стоит у Петрова, а не у Сидорова». А вот чтобы бухгалтерия списала пропавший принтер и переписала ноутбук на Петрова, нужны уже «приказы» – документы списания и перемещения, которые создаются на основании этого протокола.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Недостача. В ходе инвентаризации не найден монитор. Бухгалтер в документе инвентаризации отмечает его как «Не найден» и на основании этой строки создает документ «Списание ОС», указывая причину «Недостача».
- Сценарий 2: Расхождение по МОЛ. Инвентаризация показала, что копировальный аппарат находится в бухгалтерии, а по учету закреплен за отделом кадров. На основании строки инвентаризации создается документ «Перемещение ОС», который меняет материально ответственное лицо.