Вопрос пользователя: «Мы заказали у сторонней фирмы доработку нашей учетной системы 1С. Как учесть эти затраты: как текущие расходы или как увеличение стоимости НМА?»
Суть проблемы
Затраты на доработку, обновление или улучшение программного обеспечения могут либо увеличивать его первоначальную стоимость (если улучшаются его функции или срок полезного использования), либо списываться как текущие расходы (если это просто поддержка или исправление ошибок). Неверная квалификация ведет к искажению отчетности.
Что может 1С ERP?
Система позволяет оформлять увеличение первоначальной стоимости НМА за счет капитальных вложений с помощью документа «Улучшение НМА».
Суть подхода:
- Документ «Улучшение НМА»: Этот документ является распоряжением на увеличение стоимости актива. В нем указывается улучшаемый НМА и предварительная оценка затрат.
- Формирование затрат: Все фактические затраты на улучшение (услуги разработчиков, покупка дополнительных модулей) проводятся через обычные документы («Приобретение услуг», «Внутреннее потребление») с указанием статей расходов, направленных на формирование стоимости внеоборотных активов.
- Расчет фактической стоимости: Окончательная сумма, на которую увеличится стоимость НМА, определяется автоматически при закрытии месяца в рамках регламентной операции «Расчет стоимости ОС и НМА». Система соберет все затраты, связанные с этим улучшением.
Преимущества подхода:
- Капитализация затрат: Позволяет правильно увеличить балансовую стоимость актива, если его потребительские свойства реально улучшились.
- Автоматический расчет: Система сама аккумулирует все затраты по проекту улучшения, даже если они проводились разными документами.
- Корректная амортизация: После улучшения амортизация будет начисляться от новой, увеличенной стоимости и, возможно, пересмотренного срока полезного использования.
Решение и рекомендации
- Оцените характер работ: Определите, являются ли работы именно улучшением (модернизацией), а не исправлением ошибок.
- Создайте документ «Улучшение НМА»: Укажите в нем объект НМА, который дорабатывается.
- Проводите затраты с правильными статьями: Все счета-фактуры от подрядчика и внутренние затраты проводите, указывая статьи, которые относятся на стоимость внеоборотного актива.
- Дождитесь закрытия месяца: После выполнения регламентной операции стоимость НМА будет автоматически увеличена.
Итог простыми словами
Улучшение НМА в 1С — это как пристройка веранды к дому. Вы сначала получаете разрешение (документ «Улучшение НМА»), затем закупаете материалы и нанимаете рабочих (проводите затраты). После того как все работы приняты, кадастровая стоимость вашего дома (балансовая стоимость НМА) увеличивается, а плата за коммуналку (амортизация) может немного вырасти, так как теперь вы обслуживаете бОльшую площадь.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Разработка нового модуля
Ситуация: Заказана разработка нового модуля мобильной отчетности для существующей 1С.
Решение: Оформляется документ «Улучшение НМА». Затраты на разработку капитализируются, увеличивая стоимость основной конфигурации. - Сценарий 2: Исправление ошибок
Ситуация: Подрядчик исправляет ошибки в работе программы.
Решение: Эти затраты являются расходом текущего периода и не капитализируются. Они проводятся на статьи расходов, не связанные с формированием стоимости активов.