После завершения служебной поездки работнику необходимо за 72 часа подготовить отчет о командировочных расходах. В нем требуется отразить все траты и приложить подтверждающие бумаги.
Для компенсации затрат на авиаперелет сотрудник обязан собрать пакет официальных бумаг, удостоверяющих факт совершения полета. Нарушение этого правила может привести к отказу бухгалтерии в возмещении командировочных расходов.
Документы для подтверждения авиаперелета
Информация о маршруте
Традиционные бумажные билеты постепенно уходят в прошлое. Большинство авиакомпаний перешло на электронные билеты. Для подтверждения брони пассажиру выдают маршрутную справку. В документе фиксируются ФИО пассажира, номер рейса, цена билета, время вылета и пункты следования.
При прохождении регистрации маршрутная справка не требуется — достаточно удостоверения личности. Данные о пассажире уже есть в системе авиакомпании.
Эта справка относится к документам строгой отчетности, поэтому ее необходимо сохранить и передать в бухгалтерию после поездки.
При покупке через авиакассу документ выдают сразу. При онлайн-оформлении — отправляют на электронную почту.
Доказательство посадки на рейс
Во время регистрации в аэропорту пассажир получает бланк с указанием места. Этот документ подтверждает прохождение контроля и доступ в самолет.
Бумага служит доказательством фактического выполнения перелета. Ее нужно приложить к отчету для получения компенсации транспортных расходов.
Потеря посадочного талона создает сложности. Сотруднику придется запрашивать дубликат у перевозчика. Некоторые компании отказывают в восстановлении документа, другие взимают плату. В любом случае процесс требует значительного времени.
Подтверждение оплаты
Несмотря на наличие маршрутной справки и посадочного талона, бухгалтерия часто требует платежный документ. Это необходимо для исключения подделки маршрутных квитанций.
Важно сохранить чек об оплате билета. При покупке через кассу картой выдают платежный чек. Для онлайн-оплаты потребуется распечатать банковскую выписку — через терминал или отделение банка.