Если вы хоть раз открывали свой список задач и в недоумении ловили себя на мысли: «Что за гений это писал? Я?..» - добро пожаловать.
В этой рубрике обсуждаем, как ставить, формулировать и контролировать задачи так, чтобы больше никогда не испытывать ненависти к прошлой версии себя.
Что вообще такое задача?
Если верить энциклопедии, задача — это проблемная ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь. Переводим с энциклопедического: есть что-то, что нужно сделать, и отказываться уже поздно.
Как формулировать (и не сходить с ума)
С понятием разобрались — теперь самое время научиться описывать задачу так, чтобы навсегда покинуть то состояние, когда смотришь на свою задачу спустя неделю и задаешься вопросом " Я вообще нормальный был, когда это писал?" Ответ простой: задача должна отражать, что именно требуется сделать и как это сделать. Не для красоты и не для начальника - а чтобы самому потом всё понять без расшифровки. Кратко, ясно и с вниманием к важным нюансам.
Поэтому есть два золотых правила:
1. Тема задачи отвечает на вопрос “что нужно сделать?” Например:
- «Написать Сергею о новом продукте».
- «Сделать процесс сенсея» (если вы понимаете, что это - вы молодцы).
2. Описание должно быть ПРОСТЫМ. То есть без философии, сложных аллегорий и многоуровневых загадок. Всё чётко, и по делу.
Сроки задач: магия реализма
Самая частая проблема со сроками в проектах - не то, что люди ленятся или подстраховываются, а то, что сроки на проекты изначально ставятся “примерно”. Один человек думает: «Ну, наверное, дня три», другой - «На всякий случай скажу пять», а третий - тот кто больше остальных хотел произвести впечатление - сказал что за два дня справится. И всё реальность потерялась.
В итоге мы либо растягиваем задачу до эпопеи на четыре недели, либо наоборот загоняемся в аврал - просто потому что никто не остановился и не спросил: из чего вообще состоит эта работа и сколько она занимает времени на самом деле?
Поэтому важно обсуждать реальные трудозатраты, фиксировать честные сроки и придерживаться их - без игр в угадайку, попыток понравиться или перестраховаться.
Когда все понимают объём и договорённость, сроки перестают быть магией. Это просто нормальная рабочая коммуникация.
Контроль
На этом этапе вы уже почти супермэн: умеете формулировать задачи, ставить сроки и оценивать трудозатраты.
Но — сюрприз! — исполнитель всё равно умудряется провалить дедлайн, и вы снова краснеете перед заказчиком. Знакомо?
Решение простое и работает всегда: дробить задачу и ставить напоминания.
Разбейте работу на маленькие контрольные шаги:
— «Уточнить готовность»,
— «Проверить промежуточный результат»,
— «Напомнить о дедлайне».
Если задача длится неделю, первое напоминание ставят в середине, второе — ближе к сроку.
Так вы видите, как движется процесс, и можете вовремя вмешаться, если что-то пошло не так.
Это не микроменеджмент — это забота о времени, проекте и собственном спокойствии.
В конце концов все сводится к одному простому принципу: делайте шаги настолько маленькими и очевидными, чтобы мозг не смог придумать повод их отложить.
Чем понятнее путь и проще описана работа, тем меньше шансов оказаться в аврале и больше - дожить в здравом уме до новогодних праздников.