Как оформить и оплатить ночную работу

Что нужно знать о работе в ночное время

Ночным временем считается период с 22:00 до 06:00. Обычно ночная смена короче дневной на один час. Но если сотрудника сразу приняли работать по ночам, у него сокращённая рабочая неделя или производство идёт без перерывов, смены могут быть одинаковыми по длительности.

Ночью нельзя работать несовершеннолетним, кроме спортсменов и работников творческих профессий, и беременным.

Некоторых сотрудников можно поставить в ночную смену только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских ограничений. Это касается:

• родителей детей до трёх лет;
• работников, которые ухаживают за родственниками;
• людей с инвалидностью.

Если они не хотят работать ночью, наказать за отказ нельзя.

Минимальная доплата за ночные часы — 20% к обычной ставке. Можно сделать больше: например, 30-40%, добавить дополнительные перерывы или увеличить время отдыха. Если в компании есть профсоюз, размер надбавки согласовывают с ним.

Особенности со сверхурочными, выходными и праздниками

Если ночная смена выходит за норму рабочего времени, это сверхурочные. За первые два часа платят в полуторном размере, за остальные — в двойном. Доплата за ночные часы сохраняется.

Если сотрудник работает ночью в выходной или праздник, доплаты суммируются:

• за ночь — повышенный коэффициент,
• за работу в выходной или праздник — не меньше двойной ставки.

Как оформить работу в ночное время

В документах пропишите, что сотрудники работают ночью и получают за это доплату. Проверьте, кому требуется письменное согласие и медосмотр.

Трудовой договор и допсоглашение

В договоре укажите:

• что сотрудник работает с 22:00 до 06:00;
• сколько платите за ночной час — основная ставка и размер надбавки;
• график работы: виды смен, время начала и окончания, какие часы считаются ночными.

Если сразу принимаете человека на ночную работу — включите эти пункты в договор.

Если сотрудник уже работает и переходит на ночные смены — оформите допсоглашение.

Локальные документы

Пропишите условия ночной работы в положении об оплате труда или в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Укажите размер надбавки, какие категории сотрудников её получают, как учитывать ночные часы и отражать их в табеле.

Если есть профсоюз — согласуйте правила с ним.

График и учёт рабочего времени

Составьте понятный график: когда сотрудник выходит днём, а когда — ночью. Это может быть сменный режим или работа по расписанию. Заранее ознакомьте сотрудников с графиком.

Рабочее время учитывайте в табеле или автоматизированном сервисе. Чтобы правильно рассчитать оплату, делите смену на три части: до 22:00, с 22:00 до 06:00, после 06:00. Затем смотрите, какие часы входят в норму, а какие идут сверх неё, и применяйте соответствующие коэффициенты.

Согласия и медосмотры

Письменное согласие нужно, если сотрудник воспитывает ребенка до трёх лет, ухаживает за больным родственником или имеет инвалидность. Если он не хочет работать ночью — заставлять нельзя.

При работе с нагрузкой или проблемах со здоровьем проведите медосмотр. Врач решит, можно ли работать ночью.

После этого ознакомьте сотрудника под роспись с положением об оплате, правилами работы и графиком.

Особые ситуации

Совмещение, дистанционная работа, надомная работа. Если часть задач выполняется ночью — оформите допсоглашение и укажите, какие часы оплачиваете как ночные.

Работа по совместительству. С совместителем заключите отдельный договор. В нём зафиксируйте ночные часы и доплату. При этом смена по совместительству не может быть длиннее четырёх часов.

Переход с дневного на ночной режим. Нужно допсоглашение: новый график, размер доплаты, учёт часов. Заранее уведомите сотрудника о новом режиме и согласуйте условия.

Как рассчитать оплату за работу в ночное время

Ночные смены считают по часовой ставке. Поэтому сначала определите, сколько стоит час сотрудника.

Если работник на окладе, рассчитайте часовую ставку по формуле:

Часовая ставка = Оклад / Норма рабочих часов за месяц

Например, Денис получает 50 000 ₽, а норма рабочего времени в месяце — 176 часов. Считаем: 50 000 / 176 ~ 284,09 ₽.

Если у сотрудника тарифная ставка, используйте её без расчётов по норме времени.

Оплату за ночную работу считайте по формуле:

Доплата = Часовая ставка х Количество ночных часов х Коэффициент надбавки

Допустим, часовая ставка Игоря — 300 ₽, надбавка за ночь — 20%. Он отработал 4 часа. Считаем: 300 х 4 х 1,2 = 1440 ₽.

Смена включает и день, и ночь. В этом случае её делят на две части — с дневными и ночными часами. Например, сотрудник работает с 18:00 до 02:00. Всего 8 часов, из них 4 часа с 18:00 до 22:00 — дневные, и 4 часа с 22:00 до 02:00 — ночные.

• Дневные часы: 300 х 4 = 1200 ₽.
• Ночные часы: 300 х 4 х 1,2 = 1440 ₽.
• Всего за смену: 1200 + 1440 = 2640 ₽.

Ночные часы и сверхурочные. Чтобы рассчитать оплату, суммируйте надбавки за ночные и сверхурочные часы. Сначала определите стоимость ночного часа, затем примените сверхурочный коэффициент: за первые два часа — не ниже 1,5, за последующие — от 2.

Представим, что часовая ставка Стаса — 400 ₽. За ночную работу добавляют 30%. За сверхурочные коэффициент всегда 2. Он отработал два часа сверх нормы.

• Ночной час с надбавкой: 400 х 1,3 = 520 ₽.
• За сверхурочные часы: 520 х 2 = 1040 ₽.
• За два часа: 1040 х 2 = 2080 ₽.

Ночные смены в праздники. Если сотрудник работает в праздник, оплачивайте в двойном размере. Если это ещё и ночью, сложите доплаты. Например, час — 250 ₽, надбавка за ночь — 25%. Рабочих часов — 4.

• Ночной час: 250 × 1,25 = 312,5 ₽.
• В праздник: 312,5 × 2 = 625 ₽.
• За смену: 625 × 4 = 2500 ₽.

Если эти часы были ещё и сверхурочными — снова применяем повышающий коэффициент. Тогда сумма может увеличиться вдвое.

За ночную работу всегда платят деньгами. Нельзя заменить доплату сокращением дня, переносом часов или дополнительным выходным. Но можете дать сотруднику дополнительный отгул или увеличить надбавку — это ваше право.

Как учитывать ночные часы в табеле

Чтобы не ошибиться и подтверждать расчёты при проверках, правильно учитывайте рабочее время. В табеле отдельно показывайте ночные часы.

Есть два способа:

1. Отдельная отметка для ночных часов. Ставите в табеле код — например, «Н» или «02». Удобно, если на ночь приходится часть смены — сразу видно, какие часы оплачивать с надбавкой.

2. Отдельная колонка «Ночные часы». Добавьте в табель дополнительную графу, чтобы записывать количество ночных часов. Подойдёт при сменных и скользящих графиках.

Используйте любой способ, который удобнее. Главное — выберите один и пропишите его в правилах учёта рабочего времени.

Коротко

1. Ночное время — с 22:00 до 06:00. За работу ночью сотруднику доплачивают. Обычно ночная смена короче дневной на один час.
2. Работать ночью нельзя беременным и несовершеннолетним, кроме отдельных творческих и спортивных профессий. Родители детей до трёх лет, люди с инвалидностью и те, кто ухаживает за родственниками, могут работать ночью только по своему желанию и после медосмотра.
3. Минимальная надбавка за ночь — 20%, можно доплачивать больше и добавить другие бонусы.
4. Если сотрудник работает ночью и это совпадает со сверхурочной работой, выходным или праздником, все доплаты складываются.
5. Условия ночной работы нужно прописать в договоре и внутренних правилах: размер надбавки, график и как учитывать часы.
6. Оплату ночных часов считают по часовой ставке. Когда смена частично попадает в ночь, её делят на дневные и ночные часы.
7. В табеле ночные часы показывают отдельно — специальным кодом или в отдельной колонке.