Если вы работаете с ЕИС, приготовьтесь: в 2025 году акты отклоняют в два раза чаще. И самое неприятное — чаще всего по мелочам.
Причём не по тем, о которых пишут в инструкциях, а по тем, где система «цепляется» к каждой детали.
Покажу 7 ошибок, из-за которых поставщики теряют недели выплат. Многие даже не подозревают, что они критичные.
Ошибка №1. Акт подписывает «не тот человек» ✍️
Ситуация типичная: сотрудник уволился, но его подпись осталась активной.
Или новый специалист ещё не получил права в ЕИС.
Что происходит:
Акт возвращают. Иногда — без объяснения причин.
Удивительно, сколько денег теряется из-за одной галочки в списке сотрудников.
Ошибка №2. Неполные или неточные данные о товаре 📦
ЕИС подтягивает только часть информации.
Всё остальное — ручной ввод.
А где ручной ввод — там ошибки.
Самые частые проблемы:
- неправильное количество;
- сокращённое наименование;
- забытая характеристика;
- неприложенный обязательный файл.
История:
Поставщик отправил акт на подгузники.
В наименовании — ошибка в одной букве.
Заказчик вернул акт.
Оплата задержалась на 16 дней.
Ошибка №3. Промах с адресом поставки 📍
Даже если товар принят, акт могут отклонить из-за:
- неправильного корпуса,
- неверного склада,
- перепутанного подразделения.
Формальность побеждает факт приёмки.
И да — это бесит.
Ошибка №4. Нет обязательных вложений 📑
Особенно часто забывают:
- КС-2;
- технические документы;
- файлы, указанные в контракте.
Без них акт почти всегда возвращают.
Даже если всё остальное идеально.
Ошибка №5. Несовпадение данных акта и счёта-фактуры 🔍
Разница в один рубль?
Слово в номенклатуре отличается?
Реквизит указан чуть иначе?
Это повод для отказа.
Система не будет “догадываться”.
Ошибка №6. Попытка изменить документ, который уже у заказчика 🚫
И тут возникает классика:
«Отправили акт → нашли ошибку → исправили → отправили снова».
ЕИС так не работает.
Если акт уже ушёл заказчику, редактировать его нельзя.
Только документ-исправление или корректировка.
Ошибка №7. Неправильная частичная приёмка ⚠️
Многие просто меняют количество и отправляют акт заново.
Это нарушение.
Правильный вариант — корректировочный документ на основании письма или замечаний заказчика.
Почему эта тема стала такой болезненной? ⚡
Потому что каждая ошибка = задержка денег.
И это не единственные последствия:
- появляется риск неустойки,
- отчётность начинает «ехать»,
- возрастают вопросы от бухгалтерии и налоговой,
- а главное — теряется время.
Заказчики в 2025 году стали намного строже, и теперь даже мелкие формальности могут блокировать оплату.
Как избежать отказов и получить оплату быстрее ✔️
Сохраните короткий чек-лист:
- проверяйте обязательные поля перед отправкой;
- держите список подписантов в актуальном состоянии;
- прикладывайте все обязательные документы;
- не путайте исправление и корректировку;
- общайтесь с заказчиком официально — это ваш щит.