5 ошибок в ЭТрН, из-за которых компании получают штрафы

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) уже становится обязательной, и большинство компаний переходят на цифру. Но вместе с этим растёт количество ошибок, которые приводят к штрафам, задержкам поставок и проблемам с налоговой.

Разбираю 5 самых распространённых ошибок — именно они чаще всего вызывают претензии со стороны Минтранса, ФНС и контрагентов.

Ошибка №1. Несовпадение данных в ЭТрН и фактической доставке

Самая частая проблема — документ оформлен на одно, а в реальности доставили другое.

Например:

• другое количество коробок,
• другой вес,
• другой водитель,
• другое транспортное средство,
• иной адрес выгрузки.

Почему это опасно

• ФНС может не принять документ и снять расходы.
• Грузополучатель имеет право отказаться от груза.
• Минтранс считает это нарушением правил перевозки.
• Возникают штрафы по договорам с сетями.

Вывод: данные в ЭТрН должны соответствовать реальному рейсу до килограмма и минуты.

Ошибка №2. Документ подписан с опозданием

Классическая ситуация:

• водитель приехал, выгрузился,
• отдал товар,
• а документ подписал вечером «по приезду на базу».

Электронная система фиксирует фактическое время подписи, и если оно не совпадает с реальным временем доставки — это нарушение.

Чем грозит

• документ признают недействительным;
• проверяющие считают перевозку «сомнительной»;
• грузополучатель может оспорить факт доставки.

Особенно чувствительны к этому торговые сети и маркетплейсы.

Ошибка №3. Подпись ставит человек, который не участвует в перевозке

КЭП — это юридическая подпись.

Нельзя подписывать ЭТрН:

• менеджеру вместо водителя,
• кладовщику вместо получателя,
• логисту вместо экспедитора.

Такие подписи легко вычисляются: у системы есть метки устройства, IP и факт участия в рейсе.

Риски

• штрафы за нарушение порядка оформления;
• оспаривание документа контрагентом;
• риск для договора перевозки;
• претензии со стороны ФНС.

Ошибка №4. ЭТрН оформляют вручную, без интеграции с 1С

Когда данные вводятся вручную, ошибки возникают постоянно:

• неправильный вес,
• неверные коды товаров,
• человеческий фактор,
• дублирование позиций.

Одна неверная цифра = риск для компании.

Последствия

• штрафы за некорректный документ,
• отказ в приёмке груза,
• блокировка вычета НДС,
• претензии сети за ошибку в накладной.

Ошибка №5. Нет автоматической фиксации статусов перевозки

Если статусы вводят вручную:

• «погрузка»,
• «в пути»,
• «прибыл»,
• «выгрузка»,
• «передача получателю»,

ошибки и несоответствия неизбежны.

Чем это грозит

• сложно доказать факт доставки;
• невозможно подтвердить время и место выгрузки;
• риск штрафов по договору;
• задержки при проверках.

Большинство возвратов груза от сетей — из-за отсутствия корректных статусов.

Как избежать всех этих ошибок

Чтобы не получать штрафы и не портить отношения с партнёрами:

✔ автоматизируйте формирование ЭТрН

Интеграция с 1С снимает до 90% ошибок.

✔ используйте мобильное подписание

Водитель подписывает документ на месте, в момент выгрузки.

✔ включите контроль статусов перевозки

Система фиксирует этапы автоматически.

✔ делайте внутренние проверки

5–10 тестовых рейсов хватает, чтобы выявить проблемы.

Пример из практики

Компания-поставщик стройматериалов имела 27% ошибок в документах.

После внедрения автоматических ЭТрН:

• количество ошибок упало до 3%;
• штрафы от сетей ушли почти в ноль;
• водитель подписывает накладную через телефон за 10 секунд;
• бухгалтерия получает документы в тот же день.

Итог

ЭТрН — это удобно и безопасно, но только если документы оформляются без ошибок.

Большинство штрафов можно избежать, если:

• автоматизировать процесс,
• синхронизировать данные,
• обучить водителей и логистов,
• использовать мобильное подписание.