Выдача расчетного листка работнику через терминал: Правомерно ли требование работодателя?
Стремление компаний к цифровизации и оптимизации внутренних процессов понятно и часто оправданно. Однако при внедрении новых технологий работодатели нередко забывают о строгих требованиях трудового законодательства. Один из таких спорных моментов — попытка заменить традиционную выдачу расчетных листков их получением через специальный терминал (киоск) в офисе.
Является ли такое требование правомерным? Специалисты Роструда дают однозначный ответ: нет, это неправомерно.
Что говорит закон?
Обязанность работодателя по информированию работника о начисленной заработной плате и всех удержаниях закреплена в статье 136 Трудового кодекса РФ. В ней четко указано:
При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Ключевые моменты из этой нормы:
1. Извещение каждого работника. Закон требует персонального подхода. Недостаточно просто разместить информацию в общем доступе.
2. Письменная форма. Именно эта формулировка становится главным камнем преткновения при использовании терминалов.
Почему терминал не соответствует «письменной форме»?
Терминал (киоск) предполагает, что работник должен самостоятельно подойти к нему, найти свою фамилию в списке, возможно, распечатать листок. Это нарушает саму суть обязанности работодателя — активно известить работника.
Роструд и суды последовательно придерживаются позиции, что под «письменной формой» в контексте ст. 136 ТК РФ понимается выдача документа на руки. Терминал же перекладывает обязанность по получению извещения с работодателя на работника. Если работник по какой-либо причине (болезнь, отпуск, командировка) не подошел к терминалу, он не был извещен надлежащим образом, что является прямым нарушением со стороны работодателя.
Электронный документооборот
Закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Однако это возможно только при соблюдении ряда строгих условий:
1. Наличие полноценной системы электронного документооборота (ЭДО) в организации, соответствующей требованиям глав 22.1—22.3 Трудового кодекса РФ.
2. Письменное согласие работника на получение расчетных листков в электронной форме. Это согласие должно быть оформлено отдельно, его нельзя включить в трудовой договор в качестве обязательного условия.
3. Гарантированная доставка и подтверждение получения. Система ЭДО должна обеспечивать возможность доказать, что работник получил именно свой расчетный листок, ознакомился с ним и не может ссылаться на его отсутствие.
Простой доступ к файлу через терминал или корпоративный портал не является электронным документооборотом в смысле ТК РФ, так как не обеспечивает тех же юридических гарантий получения.
Что грозит работодателю за нарушение?
Несоблюдение порядка выдачи расчетных листков расценивается как нарушение трудового законодательства. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, это влечет за собой:
Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы значительно возрастают.
