Как собрать набор задач в логичный маршрут, по которому будет расти продукт, и при этом не сбиться с курса? В этом кейсе разбираем, как выстроить проверенную систему планирования, которая помогает организовать весь процесс — от первых идей до релиза.
От User Story Maps до подробной декомпозиции — вы узнаете, как спланировать все этапы так, чтобы учесть даже отпуска разработчиков и другие ограничения команды. Если вы готовы внедрять сквозное планирование, которое ведет продукт к результату, читайте статью.
Кто помогал готовить кейс
Над материалом мы работали вместе с Игорем Кузнецовым. Он занимает позицию IT-директора в компании «Технологии успеха», которая с 2011 года активно растет и выпускает решения для автоматизации бизнес-процессов.
Игорь и его команда развивают Hantico — платформу для управления занятостью с полным набором функций для удобной работы в сфере такси и доставки. Продукт сразу существует в трех форматах: мобильное приложение, веб-версия и версия в Телеграм.
Задача: сделать процесс разработки управляемым и прозрачным
В 2024 году компания полностью обновила и расширила команду, усилила IT-направление и добавила новые роли. Перед Игорем поставили задачу — выстроить производственный процесс так, чтобы он был одновременно эффективным и непрерывным.
Для этого needed инструмент, в котором можно не только ставить задачи, но и прозрачно отслеживать загрузку и результативность всего IT-департамента. То есть — выбрать таск-трекер, который поддержит планирование и контроль на всех уровнях.
Почему выбрали Kaiten
В качестве основного таск-трекера Игорь предложил использовать Kaiten: он уже работал с этим инструментом и был уверен в его возможностях для организации работы IT-команды внутри компании.
Руководство Hantico заинтересовали несколько ключевых возможностей Kaiten:
- Настраиваемые пространства и доски — их можно адаптировать под нужды конкретной компании, отдельного продукта или департамента.
- Развитая отчетность — помогает отслеживать ключевые показатели, контролировать прогресс и оценивать эффективность команд.
- Блокирование задач — если работа по задаче остановлена, карточка может быть помечена как заблокированная, и всем сразу понятно, почему она не движется дальше.
- User Story Map — отдельный модуль для создания и редактирования юзер стори, которые можно связать с карточками задач на досках Kaiten и выстроить целостную картину развития продукта.
Как созданный в Kaiten план разработки помогает проще выполнять работу
Планирование начинается с годового плана, в котором перечислены ключевые функции продукта — как со стороны клиента, так и с точки зрения внутренней логики для сотрудников. Например, для функции управления профилем можно раздельно описать изменения в приложении пользователя и интерфейсах для команды.
Затем формируются возможные пользовательские истории. Завершающий этап — определение общих технических требований без лишней детализации. Например: «система должна обрабатывать данные 5000 пользователей в течение минуты».
После согласования весь план переносится в Kaiten.
Шаг 1. Учитываются все функции внутри плана разработки
Создается отдельное пространство — например, «План разработки». Внутри него формируется доска «Поток функционала» с колонками, которые отражают этапы работы: «В работе», «В плане», «Ожидает проверки» и другие.
Под каждый этап создаётся отдельная карточка и помещается в колонку «В работу». Так можно сразу увидеть элементы функционала, которые запланированы на месяц или другой период. А в конце периода легко оценить, какие функции не были реализованы и по какой причине.
Шаг 2. Составляется User Story Map
Параллельно со сбором требований можно перейти в модуль User Story Mapping внутри Kaiten и создать карту пользовательских историй. Под каждую функцию прописываются свои сценарии.
Например, для функции «быстрый заказ» можно указать:
- как она будет выглядеть в мобильном приложении — кнопка «Заказать в один клик»;
- какие изменения потребуются в системе обработки заказов — автоматическое заполнение данных клиента.
Пример пользовательской истории: «Как гость сайта я хочу оформить заказ без регистрации, используя только номер телефона».
Модуль User Story помогает визуализировать путь клиента и связать каждый этап с конкретными карточками. При необходимости из любой функции можно перейти к соответствующей пользовательской истории в один клик.
Шаг 3. Организуются бизнес-требования и определяется приоритет по ADR
Когда функционал продуман и пользовательские истории готовы, формируются бизнес-требования к будущему релизу. На этом этапе подготавливаются черновики дизайна, которые затем согласуются с представителями клиента.
После согласования можно переходить к организации ADR (Architecture Decision Record). В Kaiten для этого используется модуль «Документы». В нём создаются отдельные папки документации под каждый инструмент — здесь фиксируется, что именно будет разрабатываться, в каком порядке и с какими ограничениями.
Когда документы находятся в одном пространстве с задачами и User Story, легче поддерживать актуальность, быстро вносить изменения и избегать использования сторонних сервисов.
Шаг 4. Проводится декомпозиция задач
На заключительном этапе каждый эпик в «Портфеле проекта» делится на небольшие самостоятельные задачи. Для удобства создаются дочерние карточки, связанные с родительской — так удобно видеть структуру работы и последовательность шагов.
Все дочерние карточки размещаются в разделе «Разработка продукта». Для каждого отдела можно создать отдельные дорожки — например, для CRM, аналитики, UX/UI или DevOps. Это помогает равномерно распределить задачи и избежать путаницы.
На каждом этапе автоматически формируются чек-листы, чтобы отслеживать прогресс. В чек-лист можно включать ключевые действия, этапы или контрольные точки.
Когда карточка переходит в следующую колонку, на связанной доске автоматически создаётся подзадача с назначенным исполнителем. В подзадаче сохраняются те же цели и описания, что и в родительской карточке.
Как в Kaiten навели порядок в заявках на обучение и отпуска
Kaiten подходит не только для разработки продуктов — в нём удобно организовывать любые процессы внутри компании. Например, Hantico использует его для ведения графиков обучения сотрудников и планирования отпусков.
Как устроена система: отдельное пространство и две доски
Для этих задач бренд создал отдельное пространство, внутри которого расположены две доски — «Обучение» и «Отпуска».
Доска «Обучение»
На этой доске сотрудники оставляют заявки на прохождение курсов. Руководитель рассматривает каждую заявку, согласовывает время и принимает решение об оплате.
- Все заявки собраны в одном месте — они не теряются и не забываются.
- Видны статусы, сотрудники, которые находятся на обучении, и текущее распределение нагрузки.
- В карточке можно указать название курса, стоимость и другую необходимую информацию — это помогает руководителю быстрее принимать решение.
Доска «Отпуска»
Планирование отпусков организовано ещё проще. Для каждого сотрудника создаётся отдельная карточка, которую перемещают между колонками в зависимости от текущего статуса работы.
- Например, если сотрудник в отпуске, карточка перемещается в колонку «Отпуск»; если работает — в колонку «В команде».
- Можно открыть график отпусков в формате диаграммы Ганта, чтобы понять, не уходит ли много сотрудников одновременно.
- График удобно сверять с планом разработки — так руководитель уверен, что ключевые специалисты не будут отсутствовать в критические этапы проекта.
Как в Kaiten подводят итоги и оценивают самостоятельность сотрудников
Kaiten позволяет анализировать эффективность работы команды с помощью нескольких ключевых отчётов. Они помогают руководителям видеть общую динамику, а сотрудникам — понимать вклад и повышать мотивацию.
Какие отчёты помогают оценить эффективность работы
- Суммарный отчёт. Каждую неделю можно анализировать, над какими задачами работала команда, что удалось закрыть и где возникли трудности. Такой отчёт показывает, движутся ли работы по плану и удастся ли выполнить запланированные объёмы.
- Распределение карточек. Этот график помогает понять, кто и чем занимается внутри системы. Изначально карточки создавал и оформлял Игорь, а сотрудники лишь перемещали их по колонкам. Сейчас процесс стал более самостоятельным — работники сами создают и редактируют задачи, что повышает ответственность и скорость работы.
- Накопительная диаграмма потока. Она показывает количество задач на каждом этапе. Если на каком-то этапе появляется слишком много карточек, это сигнал, что работа “зависает”. Такой инструмент помогает быстро обнаружить узкие места процесса и устранить их.
Как отчёты влияют на мотивацию
Регулярный анализ помогает руководству объективно оценивать результаты, а команде — видеть свои достижения. В Hantico, например, за 3 месяца закрыли 450 задач — это примерно 1,5 задачи в день. Такие показатели вдохновляют сотрудников и показывают, что команда движется в правильном направлении.
Путь разработки становится понятнее
Kaiten помогает сделать процессы прозрачными и понятными для всей команды. Теперь сотрудники видят статус каждой задачи, этапы её выполнения и могут легко понять, какого результата от них ожидают и как к нему прийти.
Внутри таск-трекера удалось полностью отразить актуальную roadmap продукта — с ней проще планировать, работать и отслеживать прогресс.
Команде стало легче проявлять самостоятельность: сотрудники сами создают задачи, заполняют карточки, оставляют комментарии и взаимодействуют друг с другом напрямую. А руководителям больше не нужно глубоко погружаться в операционные детали — процесс стал устойчивым и управляемым без ручного контроля.