Когда работа кипит от идей и энтузиазма, порядок иногда кажется лишним. Но даже самой мотивированной команде нужна система, чтобы не утонуть в потоке задач. Так команда одного из курсов некоммерческого бизнес-клуба «Терра» нашла способ выстроить процессы — и передала этот опыт десяткам предпринимателей.
Один из кураторов курса, Дмитрий Бандурин, рассказал, как Kaiten помог создать четкую систему без иерархии и бюрократии, сохранив при этом командную энергию и вовлеченность.
О нашей деятельности
Меня зовут Дмитрий Бандурин, я работаю в команде курса в рамках некоммерческого бизнес-клуба «Терра». Три года назад группа энтузиастов клуба запустила бесплатную образовательную программу для руководителей и предпринимателей — «Команда Образования» (КО).
Ключевая цель программы — помочь ученикам улучшить управление бизнесом и повысить прибыльность. В рамках обучения мы рассматриваем бизнес со всех сторон: от постановки целей и грамотного планирования до масштабирования и найма сотрудников.
Структура обучения включает несколько форматов:
- лекции;
- семинары;
- игровые тренинги;
- мастермайнды с разбором индивидуальных запросов.
Каждый поток длится два месяца. За три года мы провели 10 потоков. На каждый поток подается 100–120 заявок, после отбора остается около 40 участников, а до финала доходит примерно 20.
Например:
- первый поток (27-й поток «Терры») — стартовало 19 участников, выпустилось 6;
- текущий поток (36-й) — стартовало 37 участников, выпустилось 17.
Средняя конверсия за все время — 55% от ученика до выпускника. Всего обучение прошли 310 человек, а выпускниками стали 169.
Над программой КО работает команда из 23 человек. Все они — действующие управленцы, которые участвуют добровольно и без оплаты, потому что видят ценность в развитии других. В команде нет жесткой иерархии и подчинённых: все на равных, но у каждого есть своя зона ответственности.
Зачем нам понадобился таск-трекер и как мы пришли к Kaiten
Управлять командой из 23 энтузиастов без единой системы невозможно — нужно ставить задачи, контролировать сроки и отслеживать прогресс. Поэтому мы решили упростить управление внутренними процессами курса. Вот как мы подошли к решению:
1. Определили подходящий инструмент
Нужно было синхронизировать работу людей, которые занимаются разными направлениями и живут в разных городах. Поскольку большинство участников команды пришли из IT, нам было привычно работать в таск-трекерах. Поэтому логичным шагом стало перенести все процессы в единую систему.
2. Начали искать оптимальный продукт
Первой идеей было использовать Jira и дополнить её Confluence для ведения базы знаний. Но после ухода Jira с российского рынка стало ясно, что пользоваться ею будет неудобно, а подключить всех участников команды — непросто. Тогда мы начали искать альтернативы и рассматривали YouGile, YouTrack, Taiga, однако ни один вариант нам полностью не подошёл.
3. Выбрали Kaiten
О Kaiten мы узнали около двух лет назад. Нас привлекла бесплатная версия, которой было достаточно для старта. Понравился низкий порог входа и наличие всех необходимых функций:
- чек-листы;
- кастомные поля;
- дедлайны;
- ссылки на ресурсы.
Все это легко настраивалось без сложных конфигураций, что позволило быстро адаптироваться.
Когда продукт был выбран, мы приступили к внедрению системы в рабочие процессы.
Внедряли по принципу обратной связи пользователей
Мы решили не усложнять переход и начали работу в Kaiten с дефолтными настройками. Сначала важно было, чтобы команда просто попробовала систему в деле, а уже затем мы могли доработать пространство на основе реальных запросов.
После того как получили обратную связь, добавили недостающие элементы: дополнительные поля, пояснения по использованию. Также подготовили внутренний регламент, чтобы у кураторов не возникало вопросов о том, как правильно вести задачи в Kaiten.
Особое внимание уделили тому, чтобы объяснить команде, зачем нужна система. Мы хотели, чтобы работа в Kaiten была осознанной, а не формальной. Благодаря такому подходу переход прошёл без сопротивления и серьёзных трудностей.
Допустили ошибки на старте, но потом всё исправили
Несмотря на простой и мягкий переход в систему, сначала мы использовали Kaiten неправильно. Вот основные ошибки и что именно не сработало:
Как мы работали изначально
Для каждого потока обучения создавалась всего одна карточка — без меток, без структуры, с названием вроде «31 поток». Внутри такой карточки мы назначали ответственных, ставили дедлайны и прописывали большой список задач. Например:
- провести совещание;
- сформировать программу;
- забронировать коворкинги;
- записать видео знакомства.
Каждая подзадача шла отдельным пунктом чек-листа. Чек-листы разрастались до огромных размеров, но поначалу это казалось удобным: один раз составили, затем копировали в новые карточки и немного адаптировали под конкретный поток.
Что пошло не так
- Каждый раз приходилось вручную менять дедлайны у пунктов чек-листа, но ответственные об этом не получали уведомлений.
- В общем списке задач трудно было найти конкретную подзадачу.
- Прогресс приходилось отслеживать вручную — было непонятно, что уже в работе, а что нет.
- При расширении команды ситуация ухудшилась — процессы стали полностью непрозрачными.
Что мы исправили
Я предложил перейти к более системному подходу, ближе к тому, который используется в методологиях разработки ПО. Мы отказались от громоздких чек-листов и статусов «готово / не готово».
Вместо этого мы:
- создали полноценные канбан-доски;
- разделили работу на этапы;
- для каждой задачи стали заводить отдельную карточку;
- использовали стандартные колонки: «Очередь», «В работе», «Готово».
Теперь специалисты по направлениям добавляют задачи в общую очередь, забирают их по мере необходимости и переводят в статус «Готово» после выполнения. Такой формат дал прозрачность, понятный прогресс и удобное распределение нагрузки.
Как устроено пространство
Мы не используем сложные настройки автоматизации, ограничений или блокировок. Даже базовые инструменты Kaiten оказались достаточно эффективными для организации командной работы. Вот как выглядит наше рабочее пространство:
Две доски для разных задач
- Доска OKR. Здесь мы пока ведём задачи по старой системе — с карточками и чек-листами. После закрытия всех оставшихся задач полностью откажемся от этого формата.
- Доска контроля выполнения задач. Это основное пространство, где вся текущая работа ведётся по новой методологии с отдельными карточками для каждой задачи.
Когда появляется крупная задача, ответственный сам выбирает способ её оформления: создаёт карточку, назначает исполнителей, добавляет её в очередь и двигает по этапам.
Метки для направлений
Направлений работы много, поэтому мы создали систему меток. Сейчас их 14 — каждая соответствует конкретному направлению, что позволяет быстро смотреть прогресс по каждому из них.
Использование дочерних карточек
Крупные задачи мы зачастую декомпозируем через чек-листы. Если чек-лист не подходит, создаём отдельные дочерние карточки и работаем с ними параллельно.
Доска для общих встреч
Раз в месяц мы проводим созвон с командой и смотрим прогресс по направлениям. Больше не нужно спрашивать у каждого, что он делал — достаточно посмотреть на доску и пройтись по статусам. Сразу видно:
- какие задачи выполнены;
- какие просрочены;
- что требует внимания.
После созвона каждый берёт новые обязательства и добавляет задачи на доску. Такой формат особенно удобен для удалённой команды, где многие сотрудники живут в разных городах и не всегда могут быть на связи. Kaiten избавляет от лишних встреч и вопросов в чате — вся работа видна на доске.
Как Kaiten разгружает голову
Я отвечаю за техническую часть обучения и помогаю команде, если что-то не работает. Раньше подобные вопросы приходилось разбирать в переписке, но теперь мы используем Kaiten: коллеги просто создают задачи, а я в удобное время захожу на доску, просматриваю карточки, планирую выполнение и закрываю незавершённые запросы.
Как стали использовать Kaiten для работы с учениками
Чтобы управлять достижением целей, мы используем методику OKR. В начале каждого потока формулируем цели, определяем показатели, ожидаемые значения и фиксируем результаты, на которые хотим выйти. Все данные заносим в Kaiten, а в конце потока анализируем, чего удалось добиться.
Эту же методику мы предлагаем применять ученикам. Со временем заметили: команда стабильно достигает целей, а ученики — не всегда.
Основная причина в том, что многие ученики берут обязательства только на словах: не записывают их, не декомпозируют задачи и не отслеживают выполнение. В итоге обязательства нарушаются. Чтобы исправить ситуацию, мы ввели обязательное ведение задач и обязательств в Kaiten.
Почему решили дать ученикам доступ к Kaiten
Мы подумали: если система отлично работает внутри нашей команды, значит, нужно помочь ученикам применять её для повышения собственной эффективности. Перед внедрением изменений мы записали обучающее видео с инструкцией по работе с Kaiten.
Как выглядит новая модель обучения
Мы обновили формат курса и ввели чёткие правила использования Kaiten:
1. Обязательства фиксируются в системе
На каждом мастермайнде ученики берут обязательства на неделю по развитию своего бизнеса. Если раньше это делалось устно, то теперь каждое обязательство обязательно заносится в Kaiten. Это исключает риск забыть договорённость.
2. Каждый ученик создаёт личное пространство
Ученик создаёт собственное пространство в Kaiten и приглашает туда кураторов. Это позволяет нам видеть процесс и контролировать выполнение задач.
3. Описание обязательств и структура карточек
На своей доске ученик подробно описывает обязательства, определяя ключевые точки:
- Точка А — текущее состояние бизнеса;
- Точка Б — состояние, которого нужно достичь.
Для достижения цели ученик формирует задачи и переносит их в колонку «В работе».
Кроме этого, в описании обязательства обязательно указываются:
- Цена слова — действие, которое нужно выполнить в случае невыполнения обязательства (например, отдать случайному прохожему сумму денег);
- Плюшка — приятный бонус за выполненное обязательство (например, покупка желанной вещи).
Мы даём рекомендации, но ученики сами определяют размер «цены слова» и «плюшки». Цена должна быть достаточно неприятной, но полезной для участника. Плюшка — соразмерной выполненной работе. Эта простая механика помогает удерживать фокус.
4. Подготовка к созвону и фиксация результатов
Перед мастермайндом ученик фиксирует, что сделано: прикрепляет к задачам файлы, скриншоты, ссылки на материалы. Это важно и для нас как кураторов, и для самого ученика, который может отслеживать свой прогресс в любое время.
5. Контроль прогресса на очных занятиях
Раз в неделю проходят мастермайнды, где мы проверяем заполненный Kaiten и принимаем отчётность. Если обязательства не выполняются, действует система штрафов. Регулярное невыполнение может привести к исключению с курса.
Да, это строго, но команда работает бесплатно. Всё, что мы требуем взамен, — вовлечённость и движение вперёд. Поэтому просто «посидеть и послушать» — не вариант. Участник обязан работать над своим бизнесом, а Kaiten помогает нам и ему самому это отслеживать.
Для многих предпринимателей Kaiten оказался открытием
Специалисты из IT и маркетинга давно привыкли к таск-трекерам — для них такие инструменты являются нормой и не вызывают удивления. То же касается сотрудников крупных компаний, где системная работа выстроена изначально. Но среди предпринимателей есть большая часть людей, которые либо никогда не работали с подобными системами, либо не понимают, что их можно эффективно применять для управления собственными задачами.
Многие предприниматели со временем приходят к использованию CRM. В таких системах тоже есть задачи и доски, но они предназначены в основном для отслеживания этапов воронки продаж.
💡 Не все понимают, что этапы воронки продаж — это по сути тот же канбан.
То есть через такую структуру можно отслеживать не только продажи, но и выполнение обязательств, развитие проекта, тестирование гипотез.
Для таких предпринимателей Kaiten становится настоящим открытием, меняющим подход к работе. Например, они впервые видят, что выпуск новой продукции на Wildberries можно оформить как последовательность этапов:
- запрос товаров;
- определение цены;
- поиск поставщика;
- размещение заказа;
- контроль поставки.
Причём внутри каждого этапа могут быть десятки подзадач, связанных с поставщиками, сроками, документами, коммуникациями. И всё это удобно контролировать через Kaiten.
Почему это важно
Голова предназначена для того, чтобы думать, а не хранить информацию. Мы показываем ученикам, что управление данными можно передать системе — а самому предпринимателю сосредоточиться на принятии решений.
Когда открываешь Kaiten, перед глазами вся актуальная информация: задачи, этапы, сроки, прогресс. На её основе можно принимать больше решений и делать это быстрее. Если же полагаться только на память, неизбежно что-то забудется, ускользнёт или будет упущено.
Планируем прививать ученикам культуру регулярного менеджмента с помощью Kaiten
На данный момент мы используем Kaiten более двух лет. Для нашей команды и учеников это простой инструмент с низким порогом входа, который приносит ощутимый результат: люди становятся эффективнее, выполняют больше обязательств и быстрее достигают поставленных целей.
Сейчас мы планируем немного обновить формат работы учеников и глубже погрузить их в принципы управления. Это важно для развития трёх ключевых управленческих компетенций:
- планирование;
- делегирование;
- контроль.
Все эти компетенции естественным образом интегрируются в работу через Kaiten и канбан-метод.
Расширяем использование системы
Важно не только самостоятельно работать с досками, но и постепенно подключать к ним своих сотрудников, чтобы масштабировать опыт на всю компанию. Это включает в себя:
- назначение ответственных;
- отслеживание дедлайнов;
- добавление собственных полей;
- создание этапов промежуточного контроля;
- выстраивание регулярного менеджмента внутри команды.
Так предприниматели увидят, как регулярный менеджмент работает не только в теории или в книгах, но и в реальной практике. При открытии Kaiten перед ними будет отображаться целостная картина бизнеса: этапы, задачи, прогресс, тактические решения и стратегические цели.