В Лаборатории квантовых оптических технологий МГУ решили объединить все рабочие процессы в едином пространстве и для этого начали использовать систему Kaiten. Старший научный сотрудник физического факультета МГУ Иван Дьяконов рассказал, как инструмент помог структурировать исследования, сохранив при этом привычную для команды свободу работы.
О лаборатории и её деятельности
Иван Дьяконов работает в экспериментальной лаборатории квантовых оптических технологий, где изучают оптические квантовые вычисления. Команда самостоятельно создаёт исследовательские установки — их невозможно приобрести в готовом виде.
Эти установки используются для проверки научных гипотез в реальных экспериментах. Исследования охватывают как фундаментальные вопросы квантовых вычислений, так и прикладные задачи — например, тестирование методов формирования волноводов. Для каждого эксперимента фиксируются промежуточные этапы и итоговые результаты.
Лаборатория начиналась как группа из 10 человек. В 2014 году команда запустила первый крупный проект, после чего объём задач значительно увеличился: появились новые направления, пришли специалисты, студенты и аспиранты. Сейчас Иван руководит одним из направлений, где в пиковые моменты работают до 30 человек.
Рост инженерной части и расширение сотрудничества
За последние два года инженерная составляющая исследований значительно выросла. Команда занимается проектированием и производством механической оснастки, собирает волоконные системы, разрабатывает и создаёт электронные устройства.
Лаборатория активно взаимодействует с другими подразделениями: сотрудничает как внутри МГУ, так и с институтами Российской академии наук. В крупных проектах участвуют не только сотрудники данной лаборатории, но и специалисты из внешних групп.
Зачем лаборатории понадобился таск-трекер и как выбирали подходящий инструмент
Когда в лаборатории стало больше людей и задач, удерживать всю информацию в голове оказалось невозможно. Появилось множество параллельных экспериментов, закупок, подготовка публикаций и отчётов по грантам. В переписке легко терялись даже мелкие детали, поэтому требовалось единое пространство, где можно увидеть актуальное состояние работ и планы на будущее.
Первый опыт выбора систем
Изначально команда протестировала Asana. Интерфейс понравился, система работала стабильно, и процесс шёл без проблем. Однако тарифные ограничения по числу пользователей стали препятствием — для лаборатории, где постоянно появляются студенты и новые участники проектов, это оказалось критично.
Следующим инструментом стал ClickUp. Но здесь команда столкнулась с техническими сложностями: доски открывались медленно, изменения иногда не сохранялись. Из-за этого сотрудники отказались от использования сервиса.
Некоторое время работали без трекера, но быстро стало понятно, что без централизованной системы неудобно. Начали новый поиск — так лаборатория и пришла к выбору Kaiten.
Почему остановились на Kaiten
- На момент перехода не было ограничений по числу бесплатных пользователей, что позволяло подключать всех участников, включая студентов.
- Интерфейс оказался простым и интуитивно понятным для рабочих процессов лаборатории.
- Сервис посоветовали коллеги, уже применяющие его в работе.
Иван создал рабочее пространство, протестировал возможности Kaiten в течение нескольких недель, а затем подключил всю команду.
Как внедряли Kaiten и сколько сотрудников используют систему
Иван начал работу с двумя досками: одна предназначалась для экспериментов, другая — для закупок и документооборота. Операционные процессы описать проще, поэтому для второй доски сразу определили понятные стадии и маршруты движения задач.
Особенности внедрения доски для экспериментов
С экспериментами оказалось сложнее. В исследовательской среде планирование и чёткое отслеживание задач встречается редко: сложно заранее спрогнозировать решение, определить сроки или описать стабильный путь выполнения. План можно составить, но он быстро перестаёт работать при первых непредвиденных трудностях.
Поэтому команда искала формат, который помогает исследователям, а не мешает их работе. Через несколько месяцев структура доски стала устойчивой, а позже сотрудники начали адаптировать её под свои личные процессы.
Кто работает в Kaiten
Сейчас в системе зарегистрированы 28 человек. Активно ей пользуются 10–15 сотрудников. Некоторым участникам — студентам и внешним коллегам — предоставили доступ только на просмотр, пока им рано редактировать карточки. Остальные свободно вносят изменения.
Мягкое внедрение и адаптация под команду
Внедрение проводили максимально гибко. Никого не штрафовали за пустые карточки и не требовали отчётов ради отчётов. Если сотрудник не был готов работать в системе, он продолжал вести заметки привычным способом и подключался к доскам постепенно.
Иван помогал коллегам разбираться, показывал примеры и объяснял, как Kaiten экономит время и упрощает работу.
Если у сотрудников появлялись более удачные идеи по улучшению пространства, команда тестировала их и внедряла те решения, которые действительно работали.
Как сейчас устроено пространство в Kaiten
В лаборатории создано единое пространство, в котором размещено несколько досок. Конфиденциальных данных нет, поэтому каждый участник видит общую картину и быстро находит нужную задачу. Ниже — ключевые доски и их особенности.
Доска «Лазерная печать интегральной оптики»
Команда использует собственную технологию формирования интегрально-оптических компонентов. Поскольку такие компетенции есть не у всех, к ним часто обращаются сторонние научные группы. Для этих запросов создана отдельная доска, где работают три сотрудника.
Этапы обработки задач выглядят так:
- «Запланировано»
- «Удержание» — задачи, временно поставленные на паузу
- «Очередь»
- «Запись волноводных структур»
- «Полировка»
- «Напыление металла»
- «Тестирование»
- «Готово»
В карточках фиксируют шаги работы, прикладывают изображения, оставляют ссылки на папки с измерениями, используют чек-листы. Шаблоны не применяют — каждую задачу собирают вручную под конкретный запрос.
Доска «Эксперименты»
Для каждого эксперимента создают отдельную карточку. Жёсткой структуры стадий нет — доска служит для распределения экспериментов по типам: одна колонка = один тип исследования.
Внутри карточек добавляют:
- краткое описание эксперимента,
- ссылки на журнал наблюдений,
- материалы из профильных изданий,
- чек-листы.
Используются проектные метки. Например:
- «РНФ» — приоритет, так как работа финансируется фондом;
- без метки — учебная или вспомогательная задача, важность ниже.
Метки упрощают фильтрацию и быстрый поиск задач.
Инженерные задачи
За два последних года объём инженерной работы заметно вырос: требуется изготавливать механическую оснастку, собирать волоконные системы, разрабатывать и производить электронику, выполнять расчёты.
Эти задачи легко структурировать, поскольку они проходят типовой путь от ТЗ до сборки. Инженерам такое деление привычно, поэтому после получения задания они просто перемещают карточку по этапам выполнения.
Публикации
После завершения эксперимента начинается подготовка статьи. Процесс включает:
- создание черновика,
- внутреннюю вычитку,
- передачу текста старшим коллегам,
- подачу в журнал,
- ответы на рецензии.
Если статью не приняли, цикл повторяется.
Закупки и документооборот
Этой доской управляет проектный менеджер. В задачах отражён понятный путь движения документов и этапы закупок. Менеджер взаимодействует с финансирующими организациями и помогает команде оформлять необходимые материалы.
Личные доски и вспомогательные карточки
Некоторые сотрудники создают личные доски, если нужно дробить эксперименты на мелкие шаги. Вспомогательные карточки содержат ссылки, информацию о встречах, задачах и отпусках — так всё находится в одном месте и не теряется.
Автоматизация и коммуникации
Автоматизацию применяют выборочно. В карточках назначают исполнителей, теги используют для поиска, уведомления приходят в Telegram. Иван получает события по задачам и отвечает на них прямо через бота. Он планирует подключить таких уведомлений и для других участников.
Как доски помогают поддерживать еженедельный рабочий ритм
Каждый понедельник утром команда проводит созвон: открывают доски, анализируют статус задач и сверяют планы на неделю. Такой формат удобен тем, что не нужно вспоминать, кто чем занимался — вся информация уже отражена в карточках.
Если какая-то задача задерживается, участники обсуждают, как её продвинуть. Иногда приходится пересматривать приоритеты между экспериментами и инженерными работами.
Регулярные обзоры экономят время и помогают не упускать из виду мелкие задачи, которые могут влиять на общий срок выполнения проекта.
Что изменилось за год работы с системой
Команде стало проще делить крупные задачи на понятные этапы. Там, где раньше была только общая формулировка, теперь появились чёткие стадии. Удобно и то, что каждый участник может дорабатывать структуру под свои задачи: если предложенный формат не подходит, его легко детализировать. Сейчас более тонкой настройкой пространства занимается один из коллег Ивана.
Задачи перестали теряться
Информация больше не исчезает в переписке. Прогресс понятен сразу — по положению карточки на доске и её содержимому. Если нужно найти результаты замеров годичной давности, достаточно открыть нужную карточку.
Иван отмечает, что лаборатория продолжает вести журнал в Obsidian и хранить файлы в собственном облаке. Obsidian удобен для длинных записей, но в нём сложно быстро увидеть общую картину. В Kaiten всё иначе: достаточно открыть доску — и сразу видно, что происходит по каждому проекту. Даже у сложных экспериментов появляется прогресс по стадиям, а задачи превращаются в последовательность шагов, а не хаотичный поток.
«Если нужно быстро понять, что сейчас делается по проекту или конкретной задаче, доски — лучшее решение».
— Иван Дьяконов, старший научный сотрудник физического факультета МГУ
Лучше координация между сотрудниками
Метки проектов помогают понимать, какие задачи необходимы для отчётов и требуют приоритета. Это снижает риск, что важный эксперимент останется без внимания. Публикационная доска упростила подготовку статей и ответы на рецензии.
Планы на развитие пространства
Команда планирует подключать дедлайны и лёгкую автоматизацию для отдельных дорожек — напоминания о контрольных точках, переходы между этапами. Также хотят шире использовать ответы через Telegram-бота, чтобы меньше переключаться между инструментами связи.
Остальные улучшения будут внедрять точечно — только там, где появится конкретная задача или проблема, которую можно решить настройкой досок или правил.