В «КоммерцПоставке» каждый месяц списывалось 187 тысяч рублей на корпоративный софт. CRM, облака, планировщики, мессенджеры, хранилища — всё на подписках. Директор знал, что «где-то есть лишнее», но никто не брался разобраться. Пока не случился аудит.
Проблема: расходы есть, а что работает — непонятно
Когда компания растёт, подписки копятся сами собой:
- Отдел продаж подключил CRM на 20 мест — «на вырост»
- HR купил планировщик задач — но перешли в Trello через месяц, а подписка осталась
- IT-отдел взял три облачных хранилища — но пользуются одним
- Маркетинг оформил инструмент для рассылок, который запустили дважды за год
Итог: за 10 подписок платили стабильно, а реально использовали только 3.
Что показал аудит
Специалисты запросили доступы к админкам всех сервисов и проверили реальное использование:
✅ CRM: 20 лицензий, активных пользователей — 8. Остальные заходили раз в квартал
✅ Облачное хранилище №1: 2 ТБ, занято 300 ГБ
✅ Облачное хранилище №2: вообще не использовалось 4 месяца
✅ Планировщик задач: последний вход — 6 месяцев назад
✅ Сервис email-рассылок: две рассылки за полгода, тариф — на 10 000 писем в месяц
✅ Zoom на 100 участников: максимум было 15 человек на созвоне
Всего выявили 7 подписок, которые либо не использовались, либо были избыточными.
Что сделали
Никакой магии — просто привели расходы в соответствие с реальностью:
- Отключили 3 сервиса полностью (планировщик, второе хранилище, старую CRM)
- Понизили тарифы на 4 подписках (CRM, Zoom, облако, рассылки)
- Оставили без изменений только 3 активные подписки
Все данные из отключаемых сервисов предварительно выгрузили и перенесли в рабочие системы.
Результат: экономия 112 тысяч рублей в месяц
Было: 187 000 ₽/месяц на 10 подписок
Стало: 75 000 ₽/месяц на 6 подписок (из которых 3 — с урезанными тарифами)
За год это 1,3 миллиона рублей.
При этом ни один бизнес-процесс не пострадал — отключили только то, чем не пользовались.
Вывод для предпринимателя
Если у вас больше 5 подписок на софт — там точно есть лишнее.
В 80% случаев компании переплачивают за:
- Лицензии «с запасом», которые покупали «на всякий случай»
- Дублирующие сервисы (два мессенджера, три облака)
- Забытые триалы, которые автоматом превратились в платную подписку
- Тарифы, выбранные год назад, когда команда была меньше
Что делать:
Запросить у всех отделов список используемых сервисов, зайти в админки и посмотреть реальную активность. Если сервис не открывали 2-3 месяца — он вам не нужен.
Аудит подписок занимает 3-5 дней. Экономия окупает его в первый же месяц.
Подписывайтесь на канал. Мы пишем простые истории из реального IT-бизнеса — про оптимизацию, скрытые расходы и решения, которые экономят компаниям сотни тысяч рублей ежемесячно.