Налоговая теперь видит не только ваши отчёты, но и всю фактическую деятельность. Один из новых сигналов риска — несоответствие количества зарегистрированных онлайн-касс числу официально оформленных работников.
Что видит налоговая
- Каждая касса (ККТ) зарегистрирована в ФНС, и данные по ней — открытые.
- Информация о сотрудниках поступает через формы 6-НДФЛ, РСВ,
- Система автоматически сравнивает эти данные.
Если, например, на компании зарегистрировано три кассы, а оформлен один человек, ФНС делает вывод: кто-то работает без оформления.
Что приходит бизнесу
Компания получает требование пояснить, почему количество ККТ не соответствует численности сотрудников.
ФНС прямо пишет: «Просим предоставить пояснения, кем осуществляется работа на кассах и на каком основании ведётся деятельность».
Если объяснение неубедительное — начинаются запросы и проверки.
А неубедительным оно почти всегда будет, потому что:
- невозможно доказать, что один ИП или один продавец работает сразу на нескольких кассах или в разных точках;
- налоговая видит все пробитые чеки в автоматическом режиме — вплоть до даты, времени и места операции;
- если на разных кассах одновременно идут продажи, это прямое доказательство, что работают неоформленные люди.
После этого налоговая вызывает руководителя на комиссию по легализации заработной платы, проверяет расчеты с персоналом и доначисляет налоги, взносы и штрафы.
Попытка «прикрыться» самозанятыми — не выход
Многие пытаются объяснить несоответствие тем, что за кассами работают самозанятые. Но это не спасает.
Если человек:
- работает по графику
- находится на территории компании
- выполняет указания руководителя
- пользуется вашим оборудованием
то ФНС и трудовая инспекция признают эти отношения трудовыми, даже если заключён договор с самозанятым.
В этом случае:
- всех таких исполнителей признают сотрудниками
- доначислят страховые взносы (до 30%), НДФЛ (13%), пени и штрафы
Не думайте, что через самозанятых можно «спрятать» штат. Налоговая уже анализирует данные по локации, времени чеков и совпадению графиков работы — система автоматически определяет, кто фактически трудится.
Что делать, если получили требование
- Не игнорируйте. Срок ответа — 5 рабочих дней.
- Подготовьте официальное пояснение. Укажите реальное количество работников и приложите документы.
- Если есть самозанятые — предоставьте чеки и договоры, подтверждающие, что они не работают по графику.
- Если кассы не используются постоянно — объясните причины (например, сезонная работа).
- Проверьте бухгалтерию и отчётность. Данные должны совпадать.
На практике
Если ФНС выявила несоответствие и налогоплательщик идёт на контакт, и обещает исправить ситуацию, налоговая, как правило, не применяет санкций задним числом.
Обычно всё проходит так:
- вызывают на комиссию,
- просят объяснить ситуацию,
- налогоплательщик сообщает, что со следующего месяца все сотрудники будут оформлены официально.
Этого достаточно. ФНС фиксирует нарушение, но не доначисляет налоги за прошлые периоды — при условии, что бизнес сам осознал проблему и начал исправляться.
Главное — не спорить и не пытаться “доказать”, что всё законно, если это не так. Для налоговой важнее факт исправления, чем наказание.
Вывод
Несоответствие количества касс и численности персонала — для ФНС прямой сигнал “серой” занятости. Система видит всё: кассы, время чеков, суммы и графики работы.
Но если вы вовремя реагируете, признаёте проблему и исправляете её, налоговая обычно ограничивается предупреждением — без доначислений и штрафов.
Проверьте свои данные заранее — это дешевле, чем объясняться на комиссии.
А если вы хотите узнать, как правильно работать с самозанятыми, изучите наш чек-лист: безопасная работа с самозанятыми. Он поможет избежать штрафов, доначислений и переквалификации отношений в трудовые.
Для консультации по вопросам бухгалтерии вы можете написать нам в Telegram или WhatsApp. Работаем с компаниями с выручкой от 10 млн ₽ в год.
Также подписывайтесь на Telegram-канал «ЯБухгалтер», чтобы быть в курсе новостей про налоги, бизнес, работу с сотрудниками и не только.