Универсального бланка для согласия работника на обработку персональных данных не существует. Закон позволяет оформить этот документ в свободной форме, главное — включить в него все обязательные сведения (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).
Что обязательно указать в документе:
1. Данные сотрудника: ФИО, адрес, реквизиты паспорта (серия, номер, дата выдачи и орган).
2. Данные работодателя: Полное наименование и юридический адрес.
3. Цель обработки: сформулируйте, для чего нужны данные.
4. Исполнитель: Наименование и адрес организации, которая будет обрабатывать данные по поручению оператора (например, страховая компания).
5. Состав данных: конкретный перечень персональных сведений, которые будут обрабатывать.
6. Процесс обработки: какие действия будут совершаться с данными (сбор, запись, хранение и т.д.) и какими способами.
7. Срок действия: период, в течение которого согласие действительно.
8. Подпись работника.
Вот пример текста согласия на передачу ПД, например, страховой компании - для оформления ДМС:
«Согласие на передачу персональных данных.
Я, Фамилия Имя Отчество (паспорт - серия номер, выдан когда, кем, где, место жительства: ______________), в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» даю своё согласие работодателю – наименование компании (ОГРН, ИНН, адрес на передачу моих персональных данных для их обработки в целях оформления договора добровольного страхования со мной в качестве застрахованного – Название компании-страхователя, её адрес).
Согласен (-на) на обработку таких персональных данных:
- фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол, гражданство;
- паспортные данные, адрес места жительства;
- семейное положение, сведения о членах семьи;
- номер телефона, адрес электронной почты;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- фотография;
- сведения о месте работы;
- сведения о состоянии здоровья.
Обработка – это сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных в документальной и/или электронной форме.
Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня его отзыва мною в письменной форме.
08.12.2025 Подпись ФИО».
Важно! Если сотрудник не дает согласие.
Если работник отказывается подписывать документ или отзывает свое согласие, обязательно уведомите его под подпись о последствиях такого решения.
Пример уведомления:
«Ваше согласие на передачу персональных данных в ПАО «РЕОстрах» для оформления договора добровольного медицинского страхования (ДМС) не получено. Сообщаем, что в случае отказа договор ДМС оформлен не будет, и вы не сможете получать медицинские услуги в рамках добровольного страхования.»
Этот шаг обезопасит вас от претензий. У сотрудника не будет оснований жаловаться, что ему, например, не оформили ДМС, не подключили корпоративную связь или не пригласили на тимбилдинг.