Привлечение иностранных работников в российских компаниях давно перестало быть чем-то редким. Многие предприятия испытывают нехватку специалистов, сталкиваются с расширением производства, ростом логистических задач или необходимостью внедрять компетенции, которые сложно найти на местном рынке. Но как только речь заходит о найме иностранного гражданина, компания оказывается в зоне повышенной ответственности: малейшая ошибка в оформлении документов может привести к серьёзным штрафам, приостановке деятельности и даже к депортации сотрудника. Чтобы этого не допустить, важно понимать, как устроена система миграционного учёта и какие шаги обязан пройти работодатель, прежде чем допустить человека к работе.
Шаг 1. Проверка миграционного статуса иностранного гражданина
Первый и самый критичный этап — установить, на каком основании иностранный кандидат находится в России и имеет ли он право работать. Именно с этого начинается весь процесс оформления. Согласно законодательству, иностранцы могут находиться в РФ в разных статусах: временно пребывающие, временно проживающие (на основании РВП) и постоянно проживающие (на основании ВНЖ). И каждый из этих статусов даёт разный набор прав.
Если у человека есть разрешение на временное проживание или вид на жительство, процедура оформления упрощается. Такие сотрудники вправе работать без патента или отдельного разрешения на работу, практически наравне с гражданами России. Но всё равно нужно проверить действительность документов, сроки, отсутствие ограничений.
Если же кандидат относится к категории временно пребывающих — а это большинство иностранных работников — необходимо убедиться, что у него есть законное основание для трудовой деятельности: патент (для граждан безвизовых стран) или разрешение на работу (для визовых). Работодатель обязан проверить не только наличие документа, но и его срок действия, регион, в котором он действует, а также совпадает ли профессия работника с разрешённым видом деятельности.
Кроме этого, необходимо убедиться, что миграционная карта оформлена правильно, цель въезда указана «работа» и что у человека есть действующая регистрация по месту пребывания. В рамках ФЗ-109 отсутствие регистрации или её просрочка делает невозможным законное трудоустройство такого сотрудника. Работодатель не имеет права допускать иностранца к работе, пока его миграционный учёт не приведён в порядок. Именно поэтому этап проверки — ключевой для защиты компании от штрафов.
Шаг 2. Подготовка полного комплекта документов для трудоустройства
После проверки миграционного статуса начинается сбор документов. Здесь работодатель обязан действовать особенно внимательно. Иностранец предоставляет паспорт с нотариальным переводом всех страниц, миграционную карту, регистрацию по месту пребывания, патент или разрешение на работу, а также полис добровольного медицинского страхования.
Если сотрудник занимает должность, требующую подтверждения квалификации, могут потребоваться дипломы, сертификаты и, при необходимости, свидетельство о признании иностранного образования в РФ. Важно проверить подлинность и сроки действия всех документов.
Когда комплект собран, работодатель подготавливает трудовой договор. Для иностранцев он заключается в письменной форме и содержит все стандартные требования трудового законодательства, но при этом в него обязательно вносятся реквизиты миграционных документов — данные паспорта, миграционной карты, патента или разрешения на работу, информация о медицинском полисе.
Срок действия трудового договора для временно пребывающего иностранца привязывается к сроку действия его патента или разрешения. Прекращается действие документа — трудовой договор должен быть расторгнут. Эти моменты требуют постоянного контроля, и многие компании выстраивают внутренние системы напоминаний о сроках.
Шаг 3. Направление уведомления о заключении трудового договора — обязанность работодателя
Когда трудовой договор подписан, он ещё не считается полностью оформленным с точки зрения миграционного законодательства. В соответствии с ФЗ-115 работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить в территориальное подразделение МВД уведомление о заключении договора с иностранным гражданином.
Это обязательное действие, и выполнить его должен именно работодатель. Иностранец не может уведомить МВД самостоятельно. Закон прямо возлагает эту обязанность на юридическое лицо или индивидуального предпринимателя, принимающего человека на работу.
Уведомление подаётся по утверждённой форме, где должны быть без ошибок указаны данные паспорта, миграционной карты, регистрация, сведения о патенте или разрешении. Ошибка в одной букве может привести к признанию уведомления недействительным, а это чревато штрафами.
Работодатель может подать уведомление лично, через представителя, направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении, либо воспользоваться электронным документооборотом.
Точно так же работодатель обязан уведомить МВД и о прекращении трудового договора. Срок — три рабочих дня с даты увольнения. Несоблюдение этих сроков является административным правонарушением с серьёзными санкциями.
Шаг 4. Постановка иностранца на миграционный учёт — по закону это делает принимающая сторона
Миграционный учёт регулируется ФЗ-109, и здесь существует важная юридическая деталь: уведомление о прибытии (регистрация) подаётся принимающей стороной. Это может быть работодатель, если компания предоставляет сотруднику служебное жильё или размещает его в общежитии. Но если иностранец проживает в квартире, принадлежащей частному лицу, принимающей стороной является владелец жилья.
Работодатель не имеет права подать уведомление вместо собственника квартиры. Однако он обязан проверить факт регистрации и контролировать её актуальность.
Без действующей регистрации иностранный сотрудник не имеет права работать. И если работодатель допускает к работе человека с просроченным учётом, ответственность ложится именно на компанию.
При изменении места проживания принимающая сторона обязана повторно подать уведомление о прибытии. Это значит, что работодателю важно быть в курсе всех миграционных изменений, чтобы избежать рисков.
Шаг 5. Сопровождение и соблюдение миграционных требований в процессе работы
После оформления сотрудника начинается самая длительная часть — сопровождение. И здесь ответственность работодателя не уменьшается.
Компания обязана следить за сроками действия всех миграционных документов: регистрации, патента, разрешения, медицинского полиса. Если патент не продлён вовремя или регистрация просрочена, сотрудник автоматически теряет право работать. Работодатель должен отстранить его от работы до устранения нарушений.
Патент продлевается ежемесячной оплатой авансовых платежей, и если иностранный сотрудник этого не делает, документ аннулируется. Многие компании берут этот процесс под контроль, полностью исключая риск ошибок.
Если изменяются условия трудового договора — например, сотрудник переводится на другую должность или меняется место работы — работодатель снова обязан уведомить МВД. Это тоже предусмотрено законодательством и имеет обязательную силу.
Кроме миграционных процедур, работодатель обеспечивает сотруднику все стандартные трудовые гарантии: охрану труда, инструктажи, медицинские осмотры, отпуск, выплаты, социальные гарантии.
Таким образом, легальное трудоустройство иностранца — это не разовая формальность, а комплексная система контроля, в которой работодателю необходимо соблюдать законодательство на каждом этапе сотрудничества.
Частное агентство занятости "Капитал Кадры"
Компания “Капитал Кадры” полностью закрывает весь спектр задач, связанных с трудоустройством и миграционным сопровождением иностранных граждан. Мы работаем строго по требованиям ФЗ-109 и ФЗ-115, исключаем риски и освобождаем работодателя от рутинных и сложных процессов.
Ключевые преимущества сотрудничества:
1. Полная проверка миграционного статуса до трудоустройства
Мы проверяем паспорт, миграционную карту, регистрацию, патент/разрешение, цель въезда, сроки и корректность документов. На этапе проверки выявляются 90% скрытых рисков, которые сами работодатели часто не замечают.
2. Правильное оформление документов и заключение трудового договора
Специалисты готовят договоры с корректной формулировкой миграционных данных, проверяют переводы, визы, РВП, ВНЖ, полисы ДМС — полностью исключая риск ошибочного оформления.
3. Своевременное и точное уведомление МВД
Мы берём на себя обязательство работодателя по подаче уведомлений:
— о заключении договора;
— о расторжении договора;
— о переводах и изменениях условий труда.
Все действия выполняются строго в срок, с подтверждением приёма и хранением документов.
4. Контроль регистрации по месту пребывания
Мы контролируем срок действия учёта, проверяем корректность данных и отслеживаем изменения, чтобы исключить штрафы за работу без регистрации.
Если принимающей стороной является работодатель — полностью ведём процесс уведомлений.
5. Полное сопровождение в течение всего срока работы иностранца
Специалисты следят за продлением патентов, оплатой авансовых платежей, продлением полиса ДМС, корректностью рабочего статуса, сроками регистрации.
Работодатель получает уведомления заранее, без стресса и рисков.
6. Защита от штрафов и юридическая безопасность
Сотрудничая с “Капитал Кадры”, компания гарантированно соблюдает миграционное законодательство и исключает даже минимальный риск нарушения.
Мы используем только официальные процедуры и документируем каждый шаг.
Заключение
С учётом сложности миграционного законодательства и высокой ответственности работодателя, сопровождение иностранных сотрудников — это та область, где ошибки недопустимы. Компании, которые работают с иностранными специалистами, получают большую выгоду, если передают миграционный учёт профессионалам.
“Капитал Кадры” помогает работодателям легально, безопасно и без рисков оформлять иностранных работников и обеспечивает полный цикл сопровождения: от первичного анализа документов до постоянного контроля миграционного статуса.
Полный список услуг от рекрутингового агентства "Капитал Кадры"